Hola a todos, feliz semana atrasada. Ayer me fue imposible escribir mi artículo del lunes porque estaba en todo el proceso de renovar mi pasaporte venezolano y se me fue el día. Les deseo una semana excelente y que logren todos sus objetivos.
Hoy quiero escribir acerca de ¿Cómo organizar un evento?, a través de los años en esta área de Marketing ya he podido elaborar un proceso y me gustaría compartirlos con ustedes. Por favor si deseas que tu evento sea de calidad, cree un impacto en tus participantes y la imagen de tu empresa sea intachable no lo dejes para última hora.
En un departamento de Marketing todos somos un equipo y normalmente tenemos que hacer un brainstorming de lo que queremos para nuestro evento, ya sea grande o pequeño. Sin embargo, antes de que se nos vaya la cabeza, debemos pensar en 5 aspectos básicos que nos harán “centrar el tiro” mucho más y concentrar todos nuestros esfuerzos en algo que nos de justo los resultados que buscamos.
Entonces, ¿por dónde empezar?
1.- ¿Qué quiero lograr? OBVIO, ¿no? Pues no, aunque no te lo creas, muchas veces nos centramos en otras cosas antes de definir el objetivo del evento. Suena muy cliché, pero tener un objetivo es fundamental. ¿Qué quieres lograr con tu evento? ¿Fidelizar, comunicar, celebrar, enseñar, formar? Una vez que te respondas esto, podrás diseñar el programa más adecuado para el mismo.
2.- ¿A quién va dirigido el evento? Piensa meticulosamente a quién se dirige el evento que quieres organizar debido que tu público puede ser muy variado así como variadas serán las maneras de convocarles. Esto va muy ligado al punto anterior, no es lo mismo organizar un seminario a un lanzamiento de producto. Si es un seminario, querrás un público quizás reducido pero mucho más especializado, en cambio, si organizas el lanzamiento de tu producto, mientras más gente pueda venir, mejor. Dependiendo del tipo de evento, evita -en la medida de lo posible- los “figurantes” o el convocar a gente de relleno. Se nota mucho y puede restarle calidad a tu evento al no ser gente de tu sector.
3.- ¿Es el mejor momento para hacerlo? “Sí, claro que es el mejor momento, porque mi producto está listo para su lanzamiento y todo el mundo se tiene que enterar”. Pues… quizás hay que pensar en otras cosas. Por ejemplo, ¿es el mejor momento para tu empresa? Tu producto está listo, pero piensa en todo lo demás que también tiene que estar listo: marketing, soporte, ventas, servicio técnico, etc. ¿Es el mejor momento para ti? ¿Tendrás tiempo de gestionar un evento al mismo tiempo que su lanzamiento? ¿El sector está preparado? ¿No hay un evento similar o una feria multitudinaria en las mismas fechas que pueda condicionar la asistencia de tus invitados? Esto es un factor clave para el éxito o fracaso de tu evento.
4.- ¿Cuánto dinero me puedo gastar? Y no digáis “tengo 0 presupuesto” porque si no, es imposible organizar un evento. Tenéis que mentalizaros que algo os tendréis que gastar; lo podéis ver de la siguiente manera: el hecho de que destinéis recursos de vuestro equipo a la organización del evento, ya es un coste porque ese recurso dejará de hacer otras cosas que normalmente hace. La situación cambia si el presupuesto es muy limitado, vale, pero eso es otra cosa, porque quiere decir que al menos, os gastaréis 30 euros en comprar 3 botellas de cava y vasos de un solo uso para dar la bienvenida a los asistentes. Por otro lado, tampoco hace falta iros al otro extremo y gastaros mucho dinero. Lo más importante es dar sólo lo necesario, optimizar el dinero al máximo y cuidar los detalles, al final, esto es lo que diferenciará vuestro evento de cualquier otro.
5.- ¿Necesito la ayuda de un profesional? Esto dependerá del tiempo que tengas disponible y también tipo y magnitud del evento. La ayuda de un profesional siempre es recomendable, pero en muchos casos no es obligatoria. Quizás sólo necesitas que un profesional te aconseje y te oriente sobre cuál sería la mejor manera de hacerlo. De esta manera, puedes organizar y ejecutar el evento con la ayuda de los miembros de tu equipo. Si el evento es muy complejo quizás deberías plantearte el que alguien te eche una mano; siempre te será más rentable gastarte un poco de dinero en gestión y ahorrarte pérdidas de tiempo, tragos amargos, problemas con proveedores y crisis de último momento (creerme, esto nunca falta…) .
Ahora quiero compartir con ustedes mi checklist paso a paso para organizar un evento, espero que les sirva:
Empieza lo más pronto posible
- Define el responsable del evento
- Determina el objetivo del evento
- Determina la audiencia meta
- Realiza el presupuesto
- Define las opciones de la sede donde quieres hacer el evento
- Define opciones de recintos
- Investiga vías de comunicación que conecten con la sede
- Investiga la capacidad hotelera (si aplica) o en la sede que hayas seleccionado
- Solicita cotizaciones de las opciones de sede
- Solicita cotizaciones de alimentos y bebidas
- Realiza la primera revisión de avances con tu equipo
- Revisa y solicita bases de datos actualizadas de la audiencia meta y su costo (apoyándote en cámaras y asociaciones)
- Define un programa preliminar de actividades generales a realizar: conferencias, cenas, entre otros
A ocho meses del evento
- Determina los comités que sean los responsables del evento donde van a coordinar: hospedaje, transportación aérea y terrestre, alimentos y bebidas, conferencistas/programa/contenido, promoción y publicidad
- Realiza viajes de inspección a las sedes preseleccionadas
- Revisa cotizaciones de recinto, hoteles, transportación, alimentos y bebidas
- Analiza viajes y cotizaciones
- Elección de sede y recinto
- Analiza contrato y reglamento de operación del recinto seleccionado
- Revisa base de datos
- Diseña el Manual o Guía del Expositor
- Define la imagen general del evento (logo, papelería y programa de producción)
- Diseña la estrategia de mercadotecnia para el evento (correo directo, telemarketing, revistas especializadas, radio, televisión, prensa, productos promocionales, etc.)
- Define el plan de medios de promoción (en un calendario)
A seis meses del evento
- Negociación con hoteles, recinto y transportación
- Definición de la fecha del evento, así como tiempos de montaje y desmontaje
- Revisión de presupuesto
- Depuración de la base de datos
- Inicio de la promoción del evento (pósters, invitaciones por correo directo, relaciones públicas, ruedas de prensa, etc.)
- Presentación del evento en medios y a clientes potenciales
- Revisión del programa preliminar del evento de acuerdo a los conferencistas confirmados
- Define cómo se hará el pre-registro (invitaciones y/o telemarketing)
- Elabora el plan de transporte y hospedaje para los asistentes y sus acompañantes
- Establece las necesidades de equipo de apoyo: equipo audio visual, decoración, atenciones, souvenirs, fotografía, filmación, grabación de vídeos y memorias del evento, iluminación, escenografía, mamparas, tarimas, edecanes, promotoras, traducción (si aplica), módulos de recepción e información, sala de prensa y organizador, publicidad, traducción simultánea, impresos, mensajería, mobiliario
A cuatro meses del evento
- Enviar correspondencia de promoción
- Impresión de programas definitivos
- Diseñar el programa turístico para acompañantes
- Primer cierre y monitoreo del pre-registro
- Continúa la depuración de la base de datos
- Redefine nuevamente las necesidades y ajuste de presupuesto
A tres meses del evento
- Planeación del servicio de alimentos y bebidas (programar horarios)
- Confirmar la lista de equipo de apoyo y definir proveedores
- Ajustar necesidades de hotelería y transportación
- Continúa pre-registro y ajuste presupuesto
- Entregar Manual del Expositor
A dos meses del evento
- Programación de eventos especiales (cena de gala, brindis, inauguración, etc.)
- Requerimientos adicionales: leyendas, mantas, señalización, gafetes, etc.)
- Confirma el tipo de montaje de las salas con el recinto
- Verifica avance de materiales impresos
- Revisa el presupuesto actual y pre-registro
- Revisa con proveedores tiempos de montaje y desmontaje de expositores
A un mes del evento
Prueba y confirma el menú/montajes/colores de los mantel
Confirmar habitaciones del hotel
- Confirmar transportación
- Revisar equipo de apoyo
- Preparar paquetes de información para participantes registrados
- Primera junta con el recinto para la revisión de la logística del evento
- Labor de telemarketing para quienes no se han registrado
- Cerrar el contrato con alimentos y bebidas y pagar el anticipo
A una semana del evento
- Cerrar cuentas con alimentos y bebidas
- Junta final para revisión de la logística con el recinto: horarios y fechas del montaje y desmontaje, vigilancia, limpieza, requisitos de teléfonos y faxes, servicios de copiado, apoyo en escenografía, señalización, estacionamiento, ubicación del área de registro, requerimientos para la inauguración, área de invitados especiales, proveedores oficiales, etc.
- Junta con alimentos y bebidas para revisar horarios y tiempos
- Junta con hoteles, confirmar últimos detalles
- Junta con empresa de transportación
- Confirmación de programa de acompañantes ¿Te sientes preparado para el evento?
Revisa el siguiente listado y confirma:
- Requerimientos para la inauguración
- Listón, tijeras, micrófono inalámbrico
- Tarima/Pódium
- Persona para la iluminación
- Personal para el sonido
- Iluminación del pódium
- Confirmar invitados importantes
- Fotógrafo/video
- Discurso
2. Equipo
- Equipo audiovisual
- Iluminación
- Decoración
- Tarimas
- Escenografía
- Mobiliario especial
- Sonido
- Requisitos de teléfonos/faxes y larga distancia
- Servicio de copiado
- Circuito cerrado
- Traducción simultánea
- Tablero para recados de los participantes
3. Instalaciones
- Area de registro: gafetes de pre-registro, material a entregar, teléfono
- Sala de organizadores: teléfono, sala, circuito cerrado
- Sala VIP de conferencistas: sala, teléfono/fax, servicio de café, circuito cerrado
- Sala de prensa: teléfono/faxes, máquinas de escribir, computadora, copiadora, circuito cerrado, sala, servicio de café, área de información, estacionamiento, lugares especiales para las personalidades, señalizació
4. Promoción/Memorias
- Impresos/publicidad
- Atenciones a visitantes
- Reconocimientos
- Souvenirs
- Fotografía
- Filmación
- Gafetes de VIP´s organizadores y prensa
- Grabación de videos y memorias del evento
5 .Personal
- Anfitriones de conferencistas e invitados especiales
- Edecanes • Programa de edecanes
- Traducción simultánea
- Programa de traducción simultánea
- Fotografía y video
- Operadores de equipo
- Variedad musical
- Vigilancia
- Limpieza
Te sugiero:
- Antes de tomar cualquier decisión, considera los resultados de una investigación de mercados previa
- Ten una lista de proveedores alternativos
- Revisa con anticipación los tiempos de correo directo, para que la papelería llegue a tiempo a los diferentes destinos
- Ten listos varios conferencistas alternativos (Plan B) uno nunca sabe, y los imprevistos siempre pasan
- Si tienes invitados internacionales, considera las fechas para promocionar el evento con mayor anticipación
- Es importante realizar juntas periódicas con todos los que participan en la organización para que estén enterados de los avances
- No dejes de asistir por lo menos a dos juntas con el recinto
- Recuerda que al final de revisar la lista de pagos pendientes e incluirlos en el presupuesto
- Aprovecha la clausura para anunciar tu próximo evento (si aplica)
- y por favor esto es muy importante y quedarás excelente…Envía cartas de agradecimiento a los expositores participantes
Han sido años organizando eventos, y esta lista no la armé de la noche a la mañana, ni con un solo evento. Fue a raíz de varios que la fui alimentando. Si tienes otros puntos que integrar en la lista, y no te importa compartirla con todos, Gracias!!!!
Espero que te sea útil y si la llegas a usar para tu próximo evento y te llega a servir, no dejes de contarnos como te fue.
Seguimos en línea … Saludos :)
