Existen muchos medios para dar a conocer nuestro negocio, marcas y productos o servicios. Puedes hacerlo de marketing boca en boca, en impresos (prensa, revistas, folletos), TV (claro con un poco mas de presupuesto), por radio, por las redes sociales, por el e-mail marketing y de esta forma es que voy a dedicarme hoy.
Los expertos en marketing que trabajan día a día por el crecimiento de sus empresas entendemos la necesidad de obtener el máximo resultado de nuestros esfuerzos de marketing a través de la utilización del Email Marketing, pero muchos no entienden como convertir prospectos en clientes.
El Email Marketing es una herramienta de marketing mediante el envío de Newsletter que sirve para fidelizar clientes y aprovechar los prospectos conseguidos en el transcurso del tiempo y así efectuar una comunicación comercial y/o institucional. La finalidad de una campaña de Email Marketing es fortalecer e incrementar la relación con los clientes habituales o conseguir nuevos.
Vamos a empezar por algo mas elemental que es estructurar una carta comercial para presentar tu negocio a un grupo de clientes potenciales que son interesantes para tu empresa. Entre las herramientas que empresas, organizaciones y emprendedores tienen a su disposición para hacer llegar sus mensajes a su público objetivo (clientes, prospectos, proveedores, empleados, etc.), se encuentran las cartas comerciales; las cuales, son después del contacto personal y el teléfono, el mejor medio de comunicación con el público con el que se quiere mantener, iniciar o recobrar relaciones comerciales.
Por ello, resulta muy conveniente que mercadólogos, RR.PP., personas que integran el área comercial y emprendedores, conozcan qué son las cartas comerciales, cuál es su estructura y qué recomendaciones deben tomar en cuenta para cuidar su aspecto y nitidez.
¿Qué Son las Cartas Comerciales?:
Las cartas comerciales, en un sentido estricto, son papeles escritos que empresas, organizaciones o personas envian a otras para comunicar mensajes formales, oficiales y/o confidenciales, que tienen alguna de las siguientes finalidades: vender, comprar o permutar; brindar información comercial de la empresa o de sus productos y servicios; solicitar información; iniciar relaciones comerciales; solicitar el pago de una cuenta pendiente; dar acuse de recibo; comunicar ofertas especiales (bonificaciones, descuentos, cupones de sorteo, etc…); realizar contactos comerciales; presentar agradecimientos, reclamos o quejas; brindar información, respuestas o soluciones varias; informar acerca de los movimientos internos de la empresa; invitar a un acto o actividad; felicitar por algún logro obtenido o por alguna fecha en particular; solicitar empleo; entre otras.
En síntesis, las cartas comerciales son mensajes escritos que empresas, organizaciones y personas envían a otras para iniciar, mantener o recobrar relaciones comerciales o de negocios.
Estructura de las Cartas Comerciales:
Teniendo en cuenta que las cartas comerciales tienen un sentido “formal”, es necesario conocer cuál es su estructura básica para considerarla durante su elaboración, redacción y revisión.
Por lo general, la estructura de las cartas comerciales, es la siguiente:
- Membrete: Este comprende el nombre (o logotipo), la dirección y el teléfono de la empresa, como también especificación del negocio y, en algunos casos, el nombre o nombres de los dueños.
- Fecha: Esta incluye, el día, mes y año. Si el membrete no indica la localidad, ésta debe preceder a la fecha. El mes se escribe en minúscula.
- Destinatario: Incluye, en la primera línea, el nombre de la persona, empresa u organización hacia la que se dirige la carta. Si va dirigida a una persona que trabaja en una empresa, en la segunda línea se incluye el cargo o puesto que ocupa (por ejemplo: Gerente General, Jefe de Personal, etc…). Si no es el caso, en la segunda línea, se incluye la dirección de la calle.
- Asunto o Referencia: Es una descripción breve y concreta que da a entender el motivo principal de la carta. No debe ser más extensa de una línea.
- Saludo: Según la relación que exista entre quien dirige y quien recibe la carta, se elige la expresión adecuada [1]. Por ejemplo:
- Estimado Señor
- Apreciado Señor
- Distinguida Señora
- De mi consideración
- Exposición: En esta sección se expone el asunto o motivo de la carta, disponiéndola en párrafos (grupo de proposiciones u oraciones relacionadas entre sí, y que exponen una fase determinada obre un asunto).
- Despedida: Esta parte es siempre breve, usándose expresiones corteses y atentas.
- Firma: Incluye el nombre del responsable de la carta, y si ocupa algún puesto importante en la empresa, el título correspondiente va colocado debajo del nombre. Es de importancia que la firma sea legible.
- Iniciales Identificadoras: Estas sirven para identificar a la persona que dictó la carta y a la que la escribió.
- Adjuntos: Generalmente, se designa con la abreviación: Adj. indicando así que a la carta se le ha agregado algún impreso, escrito, documento o copia.
Recomendaciones Para Cuidar el Aspecto y Nitidez de lasCartas Comerciales:
Además de considerar la estructura de la carta comercial, según N.D. Lafuerza (autor del libro: “Cómo Redactar Cartas Comerciales Más Eficaces”), no se debe olvidar que si ésta no es atractiva, influirá negativamente, y hasta podrá causar perjuicios. Su aspecto y nitidez son para la misma lo que la apariencia física es para el hombre.
Para cuidar estos dos puntos (aspecto y nitidez), el mencionado autor, recomienda lo siguiente:
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Distribuir el texto simétrica y armoniosamente. El ancho del margen de los lados debe ser igual, y lo mismo es aplicable a los de la parte superior e inferior. Todo el blanco alrededor de la carta viene a ser como un marco; si la parte escrita está bien centralizada, se destacará por su aspecto armónico. El margen de ambos lados no deberá ser menos de unos tres centímetros. El de la parte superior y el de la inferior, generalmente, serán algo más anchos. Debe cuidarse que el de la derecha sea lo más parejo posible, evitándose que unas líneas salgan mucho más que las otras. Si el texto no es extenso, se deberá aumentar el espacio en blanco a ambos lados, escribiéndose más líneas. El escrito deberá ocupar la parte central de la carta.
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Cuidar que la impresión de las letras sea pareja (con la misma densidad de tinta). Una carta comercial cuyas letras están borrosas, da la impresión de descuido y de falsa economía.
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Exceptuando casos de cartas muy breves, debe escribirse con un solo espacio entre líneas; este será doble al escribirse párrafo aparte.
Adicionalmente, no está demás recordar que las cartas comerciales deben tener una excelente ortografía; por lo cual, es indispensable tener un diccionario actualizado a la mano para constatar (en caso de duda) que todas las palabras estén escritas correctamente. Además, es indispensable revisar todo el texto por lo menos unas tres veces antes de su envío, para evitar que “pasen” algunos “horrores” ortográficos.
Es importante que conozcan que existen diversos tipos de cartas:
Formato Carta Trabajo – Este formato de carta nos permitirá redactar de forma fácil una carta dirigida a la dirección de nuestra empresa, o incluso presentarla cuando nos presentamos como candidatos a un puesto de trabajo. En muchas ocasiones las peticiones internas de la empresa se suelen dejar por escrito, así que puede sernos de utilidad.
Formato Carta Poder – Es un modelo de carta que nos hace posible otorgar poder o permiso a una persona en la que queramos delegar una determinada acción que legalmente hace necesario que le asignemos un permiso pertinente.
Formato Carta Formal – Se trata de un formato genérico de carta, que podremos utilizar en ámbitos diferentes, un tipo de escrito que siempre puede venirnos bien y salvar un momento de falta de inspiración.
Formato Carta Recomendacion – Si tenemos un puesto de responsabilidad en nuestra empresa, es posible que en alguna ocasión necesitemos hacer la recomendación de un trabajador para otro puesto de trabajo, o recomendar un colega nuestro de profesión, sin duda puede ser interesante utilizar esta sencilla plantilla.
Formato Carta Renuncia – Cuando no queremos seguir más en nuestro puesto de trabajo, es necesario presentar una carta en la que exponemos nuestra renuncia al puesto que desempeñamos, a fin de romper legalmente la relación contractual por la que pasamos.
Formato Carta Solicitud – Para diferentes trámites formales debemos realizar la solicitud por carta, sobre todo si no tienen ya formularios definidos que podamos usar, para estos casos partir de una plantilla genérica nos ahorrará trabajo.
Formato Carta Laboral – Para los trámites laborales, para comunicación dentro de la empresa, o para cualquier tipo de solicitud una carta o correo electrónico escrito a partir de plantillas nos resultará beneficioso.
Formato Carta Presentacion – La carta de presentación se suele utilizar cuando somos los candidatos a un determinado puesto de trabajo, una carta en la que de manera detallada indiquemos cada uno de nuestros conocimientos así como la experiencia con la que contamos.
Formato Carta de Despido – Este formato no nos gustará que lo usen sobre nosotros, pero para aquellos que tienen personal a su cargo, podría serles útil cuando se disponen a despedir a alguien, a fin de detallar las causas de tal despido.
Formato Carta Comercial – Si tenemos que presentar nuestros servicios o productos, la carta comercial nos permitirá disponer de un escrito que presente nuestras especialidades a nuestros clientes o personas que puedan mostrar interés en nuestra actividad.
Espero que si les toca la oportunidad de tener que utilizar este tipo de comunicación, todo lo antes detallado les sea de utilidad.
Seguimos en línea … Saludos