Para ir entrando en materia sobre el Correo Electrónico nos pareció interesante refrescar un poco la historia de esta maravillosa herramienta que desde hace más de 40 años se encuentra entre nosotros, tanto para uso personal como profesional. Podemos decir con propiedad y estamos seguros que todos estarán de acuerdo, nos facilitó mucho la comunicación sobre todo por su efectividad y eficiencia en tiempo y alcance.
Fuimos directamente a Wikipedia donde nos dice que su historia: “antecede a Internet, y de hecho, para que ésta pudiera ser creada, fue una herramienta crucial. En una demostración del MIT (Massachusetts Institute of Technology) de 1961, se exhibió un sistema que permitía a varios usuarios ingresar a una IBM 7094 desde terminales remotas, y así guardar archivos en el disco. Esto hizo posible nuevas formas de compartir información. El correo electrónico comenzó a utilizarse en 1965 en una supercomputadora de tiempo compartido y para 1966 se había extendido rápidamente para utilizarse en las redes de computadoras.
Fue en 1971, cuando Ray Tomlinson incorporó el uso del arroba (@) como divisor entre el usuario y la computadora en la que se aloja el correo, porque no existía la arroba en ningún nombre ni apellido. En inglés la arroba se lee «at» (en). Así, ejemplo@máquina.com se lee ejemplo en máquina punto com.
¿De dónde proviene el nombre correo electrónico? de la analogía con el correo postal: ambos sirven para enviar y recibir mensajes, y se utilizan “buzones” intermedios (servidores), en donde los mensajes se guardan temporalmente antes de dirigirse a su destino, y antes de que el destinatario los revise.
Sus ventajas pueden ser muchas, entre algunas están:
- Se puede enviar en cualquier momento, a cualquier lugar y el destinatario puede leerlo cuando quiera.
- Se puede enviar el mismo mensaje a varios destinatarios.
- Se pueden reenviar documentos y los destinatarios pueden editarlos y devolver versiones revisadas.
- Se ahorra tiempo. Es rápido, no tarda más que unos minutos en ser recibidos.
Si estás interesado en conocer más sobre la Historia del Correo Electrónico aquí les dejamos una infografía elaborada por Reachmail.net:
Pero para entrar en materia del tema que queremos traer hoy a colación es, que aunque tengamos ya más de 42 años utilizando el Correo Electrónico, y seguro que a más de uno les han dicho o han leído el uso correcto del mismo, todavía nos encontramos con personas y organizaciones (esto es lo más difícil de entender) que aún no saben usarla correctamente. Y por esto, sólo como recordatorio y para compartir con ustedes y conocer sus opiniones, resumimos lo que creemos que debe ser “El Uso correcto del Correo Electrónico”:
1. Cuando se escribe y envía un mensaje
Indica el asunto del mensaje con claridad en el campo “Asunto”. Esto es particularmente importante para el destinatario del mensaje. Si el asunto del mensaje es claro, será mucho más fácil para el destinatario decidir cuáles son más importantes y cuáles no cuando lea todos los correos electrónicos recibidos. Esto permitirá al destinatario clasificar su correo con facilidad. Se puede hacer una distinción entre el asunto general, normalmente ubicado entre paréntesis (como el nombre del proyecto) y un resumen corto del mensaje, por ejemplo: [Proyecto X] Reunión el 10 de julio 2013
2. Envíe correos electrónicos a las personas que estén involucradas únicamente
No es aconsejable (y es molesto para los destinatarios) enviar correos electrónicos a todos sus contactos. Los destinatarios pierden un tiempo valioso clasificando los mensajes que realmente les interesa de aquellos que les interesa poco o nada. Es más, esta práctica ocupa los recursos de la red innecesariamente. Para eso existen los siguientes campos:
- El campo “Para“: designa al destinatario principal. Ésta es la persona a quien se le envía el correo electrónico.
- El campo “CC“: muestra las personas a las que se les informa sobre esta comunicación por correo electrónico.
- El campo “CCO“: designa los destinatarios que los otros destinatarios no pueden ver. Se recomienda no usar este elemento. En cambio, se recomienda enviarles una copia del mensaje anterior aparte.
3. Sea breve y dé un amplio contexto al mensaje.
Para que se lea y se entienda, es preferible usar oraciones cortas y precisas. Si el mensaje es largo, divídalo en muchos párrafos para que sea más fácil de leer. Un texto preciso, bien estructurado, ayuda a evitar malentendidos o confusiones. Se puede enviar un mensaje a otros usuarios rápido y fácilmente. Utilice lenguaje apropiado y evite el humor, el sarcasmo y los insultos fuera de lugar. Para beneficiar a los destinatarios profesionales, es útil comenzar un mensaje con una de las siguientes frases:
- Para su información
- Para su aprobación
- Seguimiento
4. Si se deben adjuntar documentos al mensaje, tenga en cuenta los destinatarios.
Es posible que el destinatario de un archivo adjunto no tenga el software para leerlo. Asegúrese de que el archivo esté guardado en un formato que la mayoría del software actual puedan leer y especialmente la versión y año (no todos tienen las últimas actualizaciones de Office por ejemplo). Además, esté atento al tamaño del adjunto. Cuanto más grande sea el archivo, se necesitará más tiempo para enviar y recibir.
Un archivo enorme podría ser bloqueado por el servidor de correo electrónico remoto o saturar la casilla de entrada del destinatario, evitando la recepción de otros mensajes. Utilice las herramientas de compresión/descompresión (como ZIP) para reducir el tamaño de estos archivos.
Muy Importante: Antes de enviar un mensaje que supuestamente tiene un adjunto, asegúrese de que tenga el adjunto!
5. Evite usar letras mayúsculas.
El texto escrito en mayúscula es difícil de leer.
Es más, usar palabras en letras mayúsculas en Internet sugiere que está expresando emociones fuertes (tales como alegría, enojo o lo que es peor que lo interpreten como gritos), lo que puede no ser bien visto por el destinatario. Para enfatizar un término, escríbalo entre comillas.
6. Antes de enviar un mensaje, tómese el tiempo para volver a leerlo.
Trate de corregir los errores tipográficos o de lengua. El estilo del mensaje refleja la imagen del remitente.
Recuerden que la estructura de un correo virtual es la misma que la de una carta. Al igual que se deben respetar las normas de diagramación: la cabecera, un cuerpo y un pie.
- Cabecera: contiene el nombre y dirección del destinatario y de todo aquel que vaya a recibir una copia. También se incluye el asunto del mensaje. De la frase que coloque dependerá que el usuario abra o no el correo.
- Cuerpo: contiene el mensaje en sí.
- Empiece siempre con un saludo
- Si bien este tipo de texto acepta un tono más informal, recuerde que al ser una herramienta de trabajo nunca debe ser escrito en un tono familiar.
- Observe atentamente las faltas de ortografía o la mala redacción, no hacerlo es un indicador de falta de interés para el receptor del mensaje.
- Escriba un texto claro y prolijo con la menor cantidad de palabras posibles.
- Separe los párrafos con un renglón en blanco sobre todo si el mensaje es largo porque al leerlos en pantalla proporciona una lectura más ágil y prolija.
- Recuerde despedirse con cordialidad y buenos modales
- Pie: se incluyen los datos del remitente (leer el punto 8)
7. No todos los temas son apropiados para ser enviados por correo electrónico
Que si bien el correo electrónico consigue la inmediatez propia de la comunicación oral, no es la mejor opción para recibir respuestas inmediatas.
Opte por un llamado telefónico o un encuentro en los siguientes casos (por ejemplo):
- Ante un mensaje extremadamente importante o confidencial.
- Ante noticias desagradables.
8. Asegúrese de identificarse y dejar información de contacto al final del mensaje.
Considere poner su firma al final de los correos electrónicos, pero sin quitar demasiado espacio (cuatro o cinco líneas como máximo), especificando, por ejemplo, su ocupación y la organización a la que pertenece. Los números de teléfono pueden ser útiles si uno de los destinatarios necesita contactarlo rápidamente.
Seguro que existen muchas normas más, especialmente si se requiere escribir una política del uso correcto del correo electrónico para alguna organización (ya sea pública o privada), pero quisimos resumir las que consideramos más generales que debemos todos tener en cuenta al enviar un e-mail.
Para concluir es conveniente, antes de empezar a escribir un correo electrónico, hacernos las mismas preguntas que nos haríamos ante cualquier otro tipo de comunicación escrita:
- ¿Cuál es el motivo del mensaje?
- ¿Quiénes son los destinatarios del mensaje?
- ¿Qué se quiere obtener con el mensaje?
- ¿Por qué debería interesarle al lector el mensaje?
Si deseas agregar otra(s) normas que consideres que debemos recordar escríbela en el campo de comentarios, y si tienes algún anécdota que te haya sucedido con el “indebido uso del correo electrónico” compártelo con nosotros si deseas.
Esperamos que haya sido de tu utilidad y si te gustó puedes compartirlo con aquellos crees que lo necesitan ;)
