Todas las empresas tienen acceso a un amplio conjunto de conocimientos, ya sea su comprensión de las necesidades de los clientes y el entorno empresarial o las habilidades y experiencia del personal.
La forma en que una empresa reúne, comparte y explota este conocimiento puede ser fundamental para su capacidad de desarrollarse con éxito.
Esto no solo se aplica a las grandes empresas multinacionales. La gestión del conocimiento puede beneficiar a todos, desde un puesto de periódicos local hasta una empresa de fabricación.
Esta guía explica las fuentes básicas de conocimiento disponibles para su negocio, cómo puede aprovechar y explotar mejor esta información y cómo crear una estrategia de conocimiento para su negocio.
- ¿Qué es el conocimiento en una empresa?
- Fuentes básicas de conocimiento.
- Explotando sus conocimientos
- Haz que el conocimiento sea central para tu negocio
- Compartiendo conocimiento a través de su negocio.
- Crea una estrategia de conocimiento para tu negocio.
- Usar la tecnología de la información para obtener y gestionar el conocimiento.
¿Qué es el conocimiento en una empresa?
Utilizar el conocimiento en su negocio no es necesariamente pensar en nuevos productos y servicios inteligentes, o idear nuevas e ingeniosas formas de venderlos.
Es mucho más sencillo.
Conocimientos útiles e importantes ya existen en su negocio. Se puede encontrar en:
- La experiencia de sus empleados
- Los diseños y procesos para sus bienes y servicios.
- Sus archivos de documentos (ya sean digitales, en papel o ambos)
- Sus planes para actividades futuras, como ideas para nuevos productos o servicios
El desafío es aprovechar este conocimiento de una manera coherente y productiva.
Formas existentes de conocimiento
- Probablemente haya hecho un estudio de mercado sobre la necesidad de que su negocio exista en primer lugar. Si nadie quisiera lo que está vendiendo, no estaría operando. Puede adaptar este conocimiento del mercado para dirigirse a clientes particulares con tipos específicos de productos o servicios.
- Sus archivos de documentos de y sobre clientes y proveedores contienen una gran cantidad de información que puede ser invaluable tanto para desarrollar nuevos productos o servicios como para mejorar los existentes.
- Es probable que sus empleados tengan habilidades y experiencia que pueda utilizar como activo. Tener un personal bien informado puede ser invaluable para diferenciarlo de sus competidores. Debe asegurarse de que los conocimientos y habilidades de sus empleados se transmitan a sus colegas y sucesores siempre que sea posible, por ejemplo, a través de sesiones de lluvia de ideas, cursos de capacitación y documentación.
Su comprensión de lo que quieren los clientes, combinada con el conocimiento de sus empleados, puede considerarse como su base de conocimientos .
Utilizar este conocimiento de la manera correcta puede ayudarlo a administrar su negocio de manera más eficiente, disminuir los riesgos comerciales y aprovechar al máximo las oportunidades.
Esto se conoce como la ventaja del conocimiento.
Fuentes básicas de conocimiento
Sus fuentes de conocimiento de negocios podrían incluir:
- Conocimiento del cliente: debe conocer las necesidades de sus clientes y lo que piensan de usted. Es posible que pueda desarrollar relaciones de intercambio de conocimientos mutuamente beneficiosas con los clientes al hablarles acerca de sus requisitos futuros y analizar cómo podría desarrollar sus propios productos o servicios para asegurarse de que satisface sus necesidades.
- Relaciones entre empleados y proveedores: busque las opiniones de sus empleados y de sus proveedores; ellos tendrán sus propias impresiones de cómo se desempeña. Puede utilizar encuestas formales para recopilar este conocimiento o solicitar sus opiniones de manera más informal.
- Conocimiento del mercado: vea los desarrollos en su sector. ¿Cómo se están desempeñando sus competidores? ¿Cuánto están cobrando? ¿Hay nuevos participantes en el mercado? ¿Se han lanzado nuevos productos significativos?
- Conocimiento del entorno empresarial: su negocio puede verse afectado por numerosos factores externos. Los desarrollos en la política, la economía, la tecnología, la sociedad y el medio ambiente podrían afectar el desarrollo de su negocio, por lo que debe mantenerse informado. Podría considerar la creación de un equipo de empleados para monitorear e informar sobre los cambios en el mundo de los negocios.
- Asociaciones profesionales y organismos comerciales: sus publicaciones, publicaciones académicas, publicaciones gubernamentales, informes de organismos de investigación, revistas comerciales y técnicas.
- Exposiciones y conferencias comerciales: pueden proporcionar una manera fácil de descubrir qué están haciendo sus competidores y ver las últimas innovaciones en su sector.
- Investigación y desarrollo de productos: la investigación y el desarrollo científico y técnico pueden ser una fuente vital de conocimiento que puede ayudarlo a crear nuevos productos innovadores, manteniendo su ventaja competitiva.
- Memoria organizativa: tenga cuidado de no perder las habilidades o la experiencia que su empresa ha adquirido. Debe encontrar formas formales de compartir el conocimiento de sus empleados sobre las mejores formas de hacer las cosas. Por ejemplo, puede crear una guía de procedimientos basada en las mejores prácticas de sus empleados.
- Directores no ejecutivos: pueden ser una buena manera de incorporar experiencia especializada en la industria y beneficiarse de contratos ya hechos.
Explotando sus conocimientos
Considere los beneficios medibles de capturar y usar el conocimiento de manera más efectiva.
Los siguientes son todos los resultados posibles:
- Una mejora en los bienes o servicios que ofrece y los procesos que utiliza para venderlos. Por ejemplo, identificar las tendencias del mercado antes de que sucedan puede permitirle ofrecer productos y servicios a los clientes antes que a sus competidores.
- Mayor satisfacción del cliente porque tiene una mayor comprensión de sus requisitos a través de los comentarios de las comunicaciones del cliente.
- Un aumento en la calidad de sus proveedores, como resultado de un mejor conocimiento de lo que los clientes quieren y lo que su personal requiere.
- Mejora de la productividad del personal, porque los empleados pueden beneficiarse del conocimiento y la experiencia de los colegas para descubrir la mejor manera de hacer las cosas. También se sentirán más apreciados en un negocio donde se escuchan sus ideas.
- Mayor eficiencia empresarial, haciendo un mejor uso de la experiencia interna.
- Mejores políticas de contratación y dotación de personal. Por ejemplo, si ha aumentado el conocimiento de lo que buscan sus clientes, podrá encontrar el personal adecuado para atenderlos.
- La capacidad de vender o licenciar su conocimiento a otros. Es posible que pueda utilizar su conocimiento y experiencia en una capacidad de asesoría o consultoría. Sin embargo, para hacerlo, asegúrese de proteger su propiedad intelectual.
Haga que el conocimiento sea central para su negocio
Para administrar la recopilación y la explotación del conocimiento en su negocio, debe tratar de construir una cultura en la que el conocimiento sea valorado en su negocio.
Una forma de hacer esto podría ser ofrecer incentivos al personal que proporciona noticias útiles del mercado o sugerir formas en que los clientes puedan recibir un mejor servicio.
Puede utilizar estas prácticas de gestión del conocimiento en toda su organización para crear mejores procesos.
Como parte de su gestión del conocimiento, también debe asegurarse de que toda propiedad intelectual que posea su empresa esté protegida.
Esto significa que tiene el derecho de impedir que los competidores lo copien, y también le permite obtener ganancias mediante la concesión de licencias al conocimiento de su negocio.
Proteger y explotar su base de conocimientos será mas efectivo si desarrolla sistemas eficientes para almacenar y recuperar información.
Sus archivos, ya sean almacenados digitalmente o en papel, contienen conocimientos que puede utilizar para hacer que sus productos, servicios, sistemas y procesos estén mejor y mas centrados en el cliente.
Mantener el conocimiento de forma confidencial.
Sus políticas de empleo juegan un papel central en esto.
Por ejemplo, puede hacer que el personal firme acuerdos de no divulgación (también conocidos como acuerdos de confidencialidad) cuando se unen a la empresa, debido que esto garantiza que comprenden la importancia de la confidencialidad desde el primer día.
Los contratos de empleo pueden redactarse para limitar razonablemente la libertad de sus empleados para renunciar y trabajar de inmediato para uno de sus rivales (restricción de cláusulas comerciales) o establecer un negocio competidor con el suyo en la vecindad (convenios restrictivos).
Compartiendo conocimiento a través de su negocio
Es esencial evitar que solo algunas personas tengan conocimiento o habilidades importantes, debido que si se retiran, esa experiencia podría perderse en su negocio.
Si tiene formas eficientes de compartir el conocimiento en toda la empresa, se utilizará mas ampliamente y es probable que su valor y eficacia se maximicen.
El intercambio de conocimientos
Considere las mejores maneras de compartir nuevas ideas e información con su personal.
Es posible que ya tenga reuniones regulares cuando pueda informar a los empleados y pedirles que compartan ideas y mejores prácticas.
Podría considerar realizar talleres de innovación o sesiones de lluvia de ideas en las que el personal tenga la libertad y el estímulo para pensar en formas en que la empresa podría mejorar.
También puede ser una buena idea crear un banco de conocimientos que contenga información útil e instrucciones sobre cómo llevar a cabo las tareas clave.
Poner esto en una intranet es ideal, debido que alentará al personal a publicar noticias o sugerencias.
Conocimiento administrativo
La tecnología por sí sola no es la respuesta para compartir el conocimiento; debe administrarse con cuidado para que la información se canalice correctamente.
Puede decidir nombrar a un gerente senior como defensor del conocimiento para su negocio.
Incentivos y entrenamiento.
Recuerde que ofrecer incentivos al personal para que formule sugerencias sobre cómo mejorar el negocio es a menudo una forma efectiva de hacer que utilicen y compartan el conocimiento.
No olvide la importancia de la capacitación en la difusión de conocimientos clave, habilidades y mejores prácticas en su negocio.
Cree una estrategia de conocimiento para su negocio
Si desea aprovechar al máximo el conocimiento de su negocio, debe adoptar un enfoque estratégico para descubrirlo, recopilarlo y compartirlo.
Esto se hace a través de una estrategia de conocimiento, un conjunto de pautas escritas que se aplicarán en toda la empresa.
Si su estrategia es ser efectiva, debe asegurarse de que sus gerentes senior estén comprometidos con ella y estén plenamente conscientes de los beneficios que puede aportar.
Discuta con ellos las mejores maneras de recopilar y utilizar el conocimiento.
Puede decidir nombrar a un gerente senior como defensor del conocimiento para su negocio.
Cuando está elaborando la estrategia necesita:
- Considere cuán efectiva es su empresa actualmente usando su conocimiento.
- Analice sus procesos internos para recopilar y compartir información: ¿existen formas exitosas de generar ideas y el personal tiene un buen conocimiento de lo que está sucediendo?
- Asegúrese de que la gestión del conocimiento, la adquisición y la distribución sea un proceso continuo, de modo que se convierta en un elemento central para la estrategia de su negocio
También debe identificar el valor del conocimiento para su negocio.
Piense en formas en que podría explotar su conocimiento para obtener ganancias financieras, tal vez ganando una mayor participación en el mercado, desarrollando nuevos productos o vendiendo o otorgando licencias de propiedad intelectual protegida a terceros.
Asegúrese de que esto se ajuste a su plan de negocio en general.
Usar la tecnología de la información para obtener y gestionar el conocimiento
La tecnología de la información (IT) ofrece herramientas poderosas para ayudarlo a obtener y hacer el mejor uso del conocimiento. Algunos de los sistemas pueden ser complejos de instalar y consumir mucho tiempo.
Debe elegir sistemas que se ajusten a su negocio y que lo mejorarán sin convertirse en una carga. Puede que le resulte útil consultar a un especialista en IT.
Tipos de tecnología de la información:
- Las bases de datos organizan la información para que se pueda acceder, administrar y actualizar fácilmente. Por ejemplo, es posible que tenga una base de datos de clientes que contengan su información de contacto, sus pedidos y preferencias.
- Un almacén de datos es un área de almacenamiento central que puede usar si tiene una variedad de sistemas de negocios o un rango de información en diferentes formatos digitales. Muchas empresas ahora usan la administración de activos digitales para almacenar, administrar y recuperar información, y esto puede ser particularmente útil si vende en línea. Sin embargo, es un área técnica y de gestión de tareas compleja, y es posible que desee buscar asesoramiento especializado de un consultor de IT.
- La minería de datos es un proceso en el que todos los datos que recopila se ordenan para determinar patrones. Por ejemplo, puede decirle qué productos son los más populares y si es probable que un tipo de cliente compre un artículo en particular.
- Las herramientas de informes y consultas le permiten crear informes interpretando datos de una manera particular. ¿Cuántas de sus ventas han sido manejadas por un empleado en particular, por ejemplo?
- Los portales de inteligencia empresarial son sitios web que reúnen todo tipo de información potencialmente útil, como problemas legales o detalles de nuevas investigaciones.
- Los motores de búsqueda de Internet y – estos pueden ser una poderosa fuente de conocimiento, a pesar de estar seguro para comprobar la credibilidad de su fuente de información. Los grupos de noticias de Internet pueden ser fuentes específicas de información comercial, pero verifique las otras publicaciones de los autores antes de decidir cómo ver sus opiniones y hechos afirmados.
- Una intranet es una red interna segura para el uso exclusivo de su negocio.
- Una extranet es similar a una intranet, pero puede extenderse a clientes y proveedores.
- El software de gestión de relaciones con el cliente lo ayuda a crear un perfil de su base de datos de clientes y le permite dirigirse a ellos a través de correo electrónico, teléfono o campañas de marketing postal.
- Los sistemas de centro de llamadas le permiten atender a un gran número de clientes si vende por teléfono.
- El análisis del archivo de registro del sitio web lo ayuda a analizar cómo los clientes usan su sitio web para que pueda mejorar su efectividad.
- Sistemas para analizar y archivar cartas de clientes, sugerencias, correos electrónicos y respuestas del centro de llamadas, que le permitirán detectar tendencias, mejorar el servicio al cliente y desarrollar nuevos productos, servicios y sistemas.
Como resultado:
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- Siempre debe seguir los enlaces a información más detallada del departamento o agencia gubernamental correspondiente.
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