En este momento estás viendo Los tipos de eventos corporativos más comunes

Grandes sumas de dinero se invierten anualmente, en la industria de eventos empresariales corporativos. Este dinero,se gasta más comúnmente en complejos hoteleros, hoteles de ciudad, hoteles suburbanos, centros de conferencias, restaurantes, clubs privados y centros de convenciones.

No es de extrañar, entonces que la organización de Eventos Corporativos, y todo lo que les acompaña es un gran negocio.

Algunas grandes empresas y organizaciones tienen sus propios organizadores de eventos empresariales corporativos; como parte de su personal. O tienen un contrato con una agencia de organización de eventos.

Muchos otros (sobre todo las pequeñas empresas), se limitan mucho en todo lo que sea la planificación de eventos corporativos; y de tenerlo que hacer, seleccionan a un empleado de la empresa como ogranizador.

Tipos de Eventos Empresariales

Si está organizando un evento de negocios para su empresa o en nombre de una empresa, aquí les describims 10 tipos de eventos de negocios; para complacer a sus clientes, colegas y proveedores.

Los eventos son el centro de atención de su empresa como patrocinador; y pueden elevar la conciencia de marca de forma fantástica. Ya sea en un entorno corporativo, asociación sin ánimo de lucro, o agencia gubernamental, los eventos corporativos más populares suelen pertenecer a las modalidades que analizaremos a continuación.

Seminarios y Conferencias

Propósito: Planificar y mantener estas reuniones con audiencias específicas; para proporcionarles información relevante y con interés en común para todos los asistentes.

Un seminario no debe ser comparado con una conferencia; pero ambos deben ser un evento interactivo y dinámico, que permita a los miembros de la audiencia interactuar con los asistentes para discutir opiniones y resultados.

Descripción: Los seminarios, son por lo general los eventos más cortos; que pueden durar un par de horas, días, o incluso hasta toda una jornada de trabajo.

Los seminarios, son eventos educativos que se puede utilizar para actualizar rápidamente la base de conocimientos de sus empleados, o exponer la experiencia de su empresa en un tema específico.

Este tipo de evento puede variar en su estilo. Puede ser del tipo salones de clases dirigidas a educar a una audiencia, o del tipo evento de campo; donde los vendedores viajan a lugares para difundir su mensaje.

La clave para recordar acerca de la planificación de un seminario, se centra en tener en cuenta el mercado objetivo y lo que su empresa quiere lograr con ese mercado.

Así que, si usted está mirando para aumentar la base de conocimientos de sus empleados para aumentar la productividad, o educar a los clientes sobre un nuevo producto, un seminario es ideal para usted.

Los Seminarios, a menudo se centran en iluminar a los asistentes con un mensaje o marca en particular.

Tienen altavoces individuales o múltiples, y en general todos los participantes se mantienen juntos en el mismo espacio.

Las Conferencias, por el contrario, suelen tener múltiples sesiones que tienen lugar al mismo tiempo que están orientadas hacia diferentes intereses, diferentes posiciones o roles, e incluso el nivel de habilidad.

Los asistentes asisten, con el fin de compartir conocimiento e información. Estos grandes eventos, son a menudo dirigidas a la formación y educación, y puede variar dependiendo de la audiencia.

Por lo general se llevan a cabo en los hoteles, comenzará con una sesión de apertura y luego mantienen sesiones de trabajo por tema.

Una conferencia, es generalmente previsto para al menos la mitad de un día, aunque por lo general las conferencias abarcan el curso de uno a dos días o, a veces más largos.

Ferias

Propósito: Empresas asisten a ferias, como una actividad donde de seguro ampliarán bases de contactos y hasta podrán cerrar ventas.

También, pueden optar por organizar o patrocinar una feria, para reforzar su imagen como un líder de la industria; donde los invitados son, miembros, clientes, clientes potenciales, proveedores y todos sabemos que hasta la competencia también asiste.

Descripción: Organización de eventos para ferias implica la negociación de tarifas de patrocinio para feria espacio de la cabina, publicidad y promoción en el evento, y las oportunidades en el evento por el liderazgo veces hablando en su empresa para hablar.

Existen muchos detalles logísticos, para asegurar que el stand de una feria llame la atención como, materiales promocionales (POP), sorteos, y las promotoras que son las embajadoras de la marca dentro de su stand.

Una feria, reúne a los individuos de una industria o profesión determinada, para presentar a diversas empresas que compiten en un mercado determinado.

Normalmente, las ferias son grandes eventos realizados en centros de convenciones donde las empresas invierten en cabinas o stand creativos que exhiben su producto, servicio o marca, con personal de protocolo (azafatas)

Programas de incentivos o integración en empleados (Team Building)

Propósito: La piedra angular de un negocio, es contar con un equipo fuerte y un evento de formación de equipos, es ideal para fomentar el tipo de mentalidad para sus empleados a florecer.

El objetivo es, construir la productividad de sus empleados. Esto se logra a través de actividades que generan confianza, fortalecen las relaciones y aumento de la moral.

Este es el lugar donde se gastan grandes cantidades de dinero en función de cada persona.

Los retiros de ejecutivos y programas de incentivos, a menudo se llevan a cabo en centros con destinos exclusivos, y que reciben la mayor visibilidad de una organización.

Desarrollo de negocios y planificación de la organización, suelen ser los temas de la agenda, pero se da la misma importancia a las actividades placenteras como la parte del incentivo original y recompensa.

Descripción: retiros ejecutivos y viajes de incentivos suelen durar entre tres y cinco días y requieren atención a la selección del sitio, alojamiento, transporte, catering, reuniones de negocios, y el golf y otras actividades.

Un evento de incentivo, está destinado a renovar la lealtad de los empleados, así como la lealtad del consumidor.

Si los empleados, están desmotivados y los clientes parecen estar perdiendo el interés, entonces un evento de incentivos podría ser lo que necesita para rejuvenecer su marca.

El evento en sí debe ser corto pero dulce y definitivamente memorable.

En primer lugar, debe tener en cuenta cuál es la razón para la realización del evento y partir de ahí.

Los oradores o Maestros de ceremonia, serán indispensables para inspirar a los empleados, mientras que un comediante como entretenimiento o una banda en vivo realmente pueden crear el ambiente para sus clientes.

Hay un montón de espacios para jugar para estos tipos de eventos, pero en general debe ser alegre y emocionante.

La capacidad de negociación, deben ser muy precisos y revisados al detalle, debido a que estos programas involucran a todos los aspectos de la planificación de eventos.

Lo que debe tener en cuenta, al planificar un evento de formación de equipos es qué debe incluir diversos tipos de actividades que lograrán una integración (hasta nuevas amistades nacen de estos eventos) de sus empleados.

La motivación, para participar realmente en un ejercicio de formación de equipos puede ser difícil de lograr.

Por ejemplo, una actividad que combina el trabajo conjunto y disfrutar de un gran día al aire libre fomentan una mejor experiencia que construye conexiones entre las personas.

Eventos sociales

Propósito: Estos programas, permiten a un anfitrión del evento pasar tiempo informal con sus invitados en un ambiente no tradicional, dado que ambas partes desean tener la oportunidad de construir una relación y aprender más acerca de las prioridades comerciales mutuos.

Los eventos sociales, pueden ir desde programas orientados hacia la apreciación de los empleados a los de mostrar aprecio por un cliente, ambos de los cuales se han convertido en un elemento básico en el sector corporativo.

Descripción: Hay posibilidades ilimitadas y tipos de eventos de agradecimiento en las organizaciones que mantienen durante todo el año. Existen programas que incluyen:

  • Cena y teatro
  • Día en la pista de carreras
  • Suites en estadios deportivos
  • Cruceros de un día y de la noche
  • Fiestas privadas en los festivales de música
  • Fiestas
  • Las entradas para los eventos más populares de la ciudad

Eventos sobre la organización o empresa

Propósito:  Los eventos para celebrar los hitos de la compañía, proporcionan la oportunidad de celebrar una gran apertura o un aniversario, por ejemplo.

La cena de negocios, es un evento corporativo clásico, perfecto para celebrar hitos corporativos y el reconocimiento de los empleados por sus contribuciones a la organización.

Dicho esto, todavía es importante tener en cuenta lo que el ambiente y el tema debe ser para el evento. El equilibrio es importante en este caso.

Descripción:  Los hitos varían significativamente en su ejecución, pero tienden a seguir los programas similares a los eventos de los empleados y del aprecio del cliente.

Este tipo de eventos, tienden a ser de celebración, y se pueden limitar a empleados de la compañía para poder incluir los clientes, proveedores y personajes de la comunidad local, incluso dependiendo del tamaño de la compañía en la comunidad.

La comida, va a ser una preocupación primordial para este tipo de evento.

Habrá que asegurarse, de que el tipo de servicio ofrecido (bufé vs maitre) encaja con el ambiente de la cena.La asistencia, va a ser importante si su empresa va a gastar en comida. Y, por supuesto, tomar en cuentas las restricciones en la dieta y alegrías de algunos comensales deben ser tomados en cuenta.

 Eventos de Formación

Propósito: Estos eventos, tienen el propósito de construir en la confianza de los empleados, la buena voluntad y la moral basado en las fortalezas de la empresa.

Los eventos de formación de equipos, también proporcionan una oportunidad única para que los empleados pasen tiempo juntos en un ambiente de trabajo, pero no trabajando; con actividades todos juntos para resolver los puzzles y actividades completas.

Están diseñados para hacer precisamente eso, construir equipos más fuertes.

Descripción:  Los eventos formación de equipos empresariales, han sido personificados por las actividades de grupo al aire libre y físicos, especialmente con el objetivo de integrarlos.

El objetivo, que se logra de integrar por ejemplo a los equipos de marketing, ventas, Trade Marketing, administración, cobranza es para fortalecer su relación de compromiso, de apoyo y confianza.

De hecho, hay empresas que se especializan en la organización de eventos de formación de equipos en cursos interiores y exteriores.

Dicho esto, los eventos de formación de equipos también pueden centrarse en otros tipos de actividades de equipo de talleres de formación en temas específicos.

Lanzamiento de un producto

Propósito:  Los eventos de lanzamientos de productos, pueden incluir reuniones de lanzamiento de productos internos, para informar a todos los empleados.

Los eventos de lanzamiento de productos, en toda regla es para crear ruido entre los clientes, proveedores y los medios de comunicación.

Los eventos de lanzamiento del producto, más comunes son los de carácter negocio a consumidor (B2C empresas).

Descripción:  El lanzamiento de producto eventos, suelen utilizarse para generar cobertura mediática y ruido de la industria antes del lanzamiento de un producto.

El evento de presentación, puede incluir una introducción llamativa para el producto junto con una dirección de los ejecutivos de las compañías más importantes.

Lanzamientos de productos grandes, también tienden a ser en gran medida una gran fiesta con invitados como clientes VIP y potenciales, cena y entretenimiento en función de la industria.

Usualmente se organizan este tipo de eventos para:

  1. Empleados
  2. Medios de Comunicación (Offline y Online)
  3. Clientes, Personalidades de los Organismos Públicos e Influenciadores de la industria.
  4. Proveedores principales y aliados estratégicos de la empresa

Las reuniones del consejo y las juntas generales

 Propósito:  el Consejo y sus accionistas, en el cumplimiento de sus servidores, tienen el deber de comunicar a un público selecto los resultados o informaciones relevantes para el sector.

Reuniones de la junta directiva, sirven como oportunidad para que los miembros del consejo reúnan, para revisar el desempeño del negocio de conversar cara a cara con los directivos de la empresa para tomar decisiones importantes.

Las Juntas de accionistas, por otro lado, proporcionan a las empresas la oportunidad de compartir los resultados recientes, objetivos, metas futuras, y las estrategias de negocios con sus accionistas.

Descripción:  Estos eventos pueden ser de efecto anual, trimestrales bi-anuales; incluso puede haber algunas pequeñas reuniones internas de los miembros del consejo o eventos de prestigio a gran escala para los accionistas que varían en tamaño dependiendo del tamaño de la empresa y de los accionistas participación.

¿Cómo organizar exitosamente un evento online?

A pesar del acelerado ritmo de los avances tecnológicos, el mundo de los negocios sigue girando sobre el eje de las relaciones interpersonales.

Por esta razón muchas personas independientes y grandes empresas recurren a la realización de eventos online u offline, para crear una gran red de profesionales o networking, estableciendo así relaciones laborales, alianzas estratégicas, lazos empresariales e incluso amistades.

Para ver crecer a nuestro proyecto y expandir la presencia y alcance de nuestra marca, tarde o temprano debemos recurrir a estas reuniones, ya sea en calidad de organizador, sponsor o patrocinadores o participantes.

Si eres de los que quiere maximizar los beneficios, sin duda pensarás que más allá de asistir al evento, quieres organizarlo ¡Entonces llegaste en el momento adecuado!, de seguro ahora te surgen algunas dudas sobre ¿por dónde comenzar?, no te preocupes, en el post de hoy, te ayudaré con los primeros pasos para crear un evento en línea

El Marketing de un Evento Online

Lo primero que debe definirse es una idea clara de lo que buscamos lograr con el evento. Generalmente, la meta es impactar de forma grata a los participantes, generando acciones de compra y así aumentar nuestra conversión.

Por supuesto, esto debe lograrse sin abandonar los valores y la esencia de la marca, al contrario, debemos aprovechar con la realización del evento, mostrar nuestra esencia como marca y los productos o servicios que ofrecemos.

Si queremos conquistar a un público o sector específico, y además queremos comercializar un producto fuera de lo tradicional, podemos optar por los eventos en línea y así mostrar los beneficios que ofrece el producto a nuestros clientes.

Las alternativas de crear eventos en línea como webinars, salas virtuales, conferencias en live stream, hangouts, entre otros, tiene el beneficio inmediato de abaratar costos y ampliar el mercado (pueden asistir personas desde cualquier parte del mundo, sin salir de su casa), pero hay que tener en cuenta una serie de factores si queremos realizar un evento destacado y exitoso, que logre impactar a los usuarios.

Crear un nombre que impacte y venda

Si quieres cautivar y atraer la atención de tu público objetivo, que tiende a dispersarse rápidamente, por la cantidad de eventos que hay hoy en día, debes aprovechar desde el primer día que lances el evento, utilizar un nombre llamativo y asegurarte que llene las expectativas creadas.

Ser visuales

Grandes expertos coinciden en este punto. Para llamar la atención y generar expectativa, nada mejor que captar la atención de sus ojos.

Puedes realizar un audiovisual de un minuto o menos, donde compartas la información de tu evento y lo “vendas” al público, la razón principal de esta recomendación que no se pase más de un minuto, si es un vídeo para vender tu producto debes atraerlo en el primer instante, con un mensaje claro y conciso.

Este material puede difundirse a través de la mayoría de medios masivos y digitales, como las redes sociales, página web, blog, entre otros esto te ayudará a garantizar un impacto considerable en las comunidades virtuales.

Hoy en día muchísimas empresas tienden a organizar eventos online o eventos virtuales, pero para que un evento sea un éxito, es necesario la creación de una estrategia de marketing y comunicación, tener una buena estrategia ayudará a dar una buena visibilidad a la marca, por supuesto también podrás aumentar más tu interacción con los clientes.

Estrategia de marketing y comunicación para un evento online

A la hora de diseñar una estrategia de marketing, se tiene que tomar en cuenta algunos pasos imprescindibles para su creación:

Fase I: Definir el objetivo del evento online

La base para la creación de un evento online, es definir el objetivo que se quiere conseguir a través del evento, por ejemplo

  • Aumentar la interacción con nuestra comunidad
  • Ampliar nuestra lista de suscriptores
  • Conseguir que los participantes adquieran nuestro producto o servicio que ofrece la marca (aumentar nuestra tasa de conversión)
  • Ampliar nuestra red de contactos profesionales o networking

A la hora de crear un plan para un evento online, hay que definir los KPI (Key Perfomance Indicator), son indicadores de gestión que te permiten medir si las estrategias que definiste, pueden alcanzar o lograr los objetivos propuestos por los organizadores del evento.

Fase II: Definir nuestro público objetivo

Hay que definir el público que queremos alcanzar, estar en los medios de comunicación adecuados para que ellos se enteren y conozcan sobre el evento y posteriormente se inscriban y participen, algunas preguntas que puedes realizarte a la hora de definir tu público objetivo son:

  • ¿Qué tipo de público queremos captar?
  • ¿Queremos que el usuario adquiera nuestros productos o servicios?
  • ¿Cuáles son los canales de comunicación en los que debemos tener presencia?
  • ¿Conocemos a nuestro público objetivo? (gustos, necesidades, problemas, edad, sexo, situación económica, hobby, entre otros)

Estas son algunas preguntas que puedes realizar cuando definas tu público objetivo, otra manera de definir un perfil de tu cliente es usando el empathy map.

Para que nuestro evento online sea un éxito es esencial que nuestro público se  entere, comparta, asista, participe y sea vocero del evento; antes, durante y después del mismo; para ello debemos crear una conexión con el público y ofrecer un evento que aporte valor al usuario. Es de gran importancia hacer sentir a nuestro público o comunidad parte de la marca, que se sienta cómodo como en su casa, ya que es vital su participación. Hoy en día, más que nunca, las redes sociales nos impulsan a tener un contacto más cercano, personalizado e inmediato con nuestra comunidad.

Fase III: Definir estrategias y actividades

En esta fase es necesario aplicar toda nuestra creatividad, talento y un poco de locura para crear estrategias que atraigan a nuestro público y lograr los objetivos del evento online. Dentro de las actividades que se deben realizar, es definir un buen plan de publicación. Por ejemplo, si nuestro objetivo es aumentar nuestros leads, algunas actividades pueden ser:

  • Crear una Landing page, especialmente para el evento, con información relevante como: ¿Qué es el evento?, Beneficios del evento para el participante, Ponentes o conferencistas, Invitados especiales, ubicación, fecha y lugar. Dentro de la Landing Page, se recomienda un diseño simple, minimalista que atraiga y muestre lo necesario para no cansar al usuario y así ayudar a la optimización y usar CTA (Call To Action) en el espacio o posición adecuado para poder aumentar nuestra conversión y por supuesto nuestros leads.
  • En la red social Facebook a través de la Fan Page podemos integrar un formulario de suscripción al evento, también podemos crear eventos dentro de Facebook, y así aumentar más la interacción y conocer un número aproximado de los participantes que están interesados en el evento.
  • También es válido pagar por publicidad en la red social que se encuentra tu público objetivo, es importante definir el presupuesto que vas a invertir si vas a usar publicidad.

Fase IV: Definir recursos, presupuesto y talento humano

Hay que definir que recursos se necesitan para poder cumplir con las actividades, por ello es necesario conocer el costo del recurso que se necesita y asignar a la persona encargada que será el responsable de la actividad. Cuando definas los recursos hay que tomar en cuenta la cantidad de recursos materiales, tecnológicos, económicos, institucionales, entre otros; a la hora de realizar el presupuesto hay que definir un costo aproximado del evento más un 30% para reservas; por cuestión del aumento del costo de los recursos o un costo imprevisto que puede aparecer durante del evento y la asignación del talento humano, hay que definir la persona encargada de cada actividad y el tiempo estimado que tiene para cumplir la actividad asignada y sus funciones.

Fase V: Medir y ajustar nuestras estrategias

Aunque esta estrategia es a corto plazo, es de gran importancia durante el evento, medir y cambiar algunas actividades que funcionan como estaban planificadas y después del evento tomar aprendizaje de los errores cometidos y así pulir para el evento siguiente.

Redes sociales para impulsar un evento online

Las redes sociales nos ofrecen grandes posibilidades de conectar y comunicar con nuestra comunidad, así a través de las redes sociales podemos crear campañas para generar expectativas, ofrecer contenido de valor y atraer a los participantes. Dependiendo de la magnitud del evento, se debe definir la fecha para comenzar las campañas de marketing del evento, lo más recomendable si es para un evento pequeño hay que empezar la campaña con 1 mes de anterioridad y si es un evento grande lo ideal es comenzar 3 meses antes del evento.

Antes de definir las redes sociales que van a impulsar el evento, debemos definir algunos factores:

  • Verificar la presencia de tu público objetivo: conocer las redes sociales que usan más tu público objetivo, definir cómo quieres conectar con ellos.
  • La estrategia de contenido: definir los contenidos que pueden aportar valor a tu público objetivo y así atraerlos; usando artículos, imágenes, infografías, entre otros.
  • Crear una plantilla o formato de las imágenes del evento: se debe definir el nombre del evento, logo, ubicación, lugar, colores, entre otros y así tener un diseño unificado que represente a la marca y al evento.

Una vez que tengas definido todo, hay que recordar que los resultados no son inmediatos, es importante ser constante en las redes sociales, atender a los clientes y ser detallistas.

Herramientas para realizar eventos online

La ventaja de abarcar un público mayor también tiene su lado oscuro, ya que se torna más complicado controlar a la población asistente y lograr que la experiencia sea del agrado de todos. Aquí es donde aportan valor las muchas herramientas disponibles.

Primero que nada, se debe definir un proceso de registro y acceso cómodo y seguro. También requeriremos normas o recomendaciones para el público (nada distinto a un evento offline), y por último pero no menos importante, planes trazados en caso de que algo falle. Un evento en línea siempre debe poder caer sobre sus dos pies.

Aprovechar las redes

Sí, de nuevo las redes sociales. Estas plataformas son vitales para difundir y viralizar nuestro mensaje, y además podemos explotar las capacidades de sitios como Periscope o Facebook Live para dar información en vivo y dar un abreboca del evento, o puedes usar Twitter para generar constantemente información sobre el mismo, usar Instagram para mostrar imágenes y vídeos que seduzcan al público ¿y por qué no usar snapchat? Para atraer un público joven y dispuesto a participar un evento en línea que aporte. Lo importante es abarcar todas las redes necesarias, y definir un plan de acción exclusivo para cada una de ellas, para ello puedes leer este post sobre cómo crear un plan de publicación (http://yiminshum.com/crear-un-plan-de-publicacion/).

Generar expectativa

Muchos pasarán por alto tu evento en línea a primera vista, pero es tu labor hacer que esto cambie ¿Cómo? Crea expectativas o intrigas en torno a la ocasión, bien sea promocionando a los involucrados (los conferencistas o invitados especiales), realizando concursos a través de las redes sociales, difundiendo campañas que siembren la incógnita en el público, entre otros. Las posibilidades son infinitas, esta en ti y tu creatividad, en explotar y aprovechar cada tendencia.

Atraparlos de principio a fin

Una de las desventajas de los eventos en línea es que, a diferencia de los tradicionales, estos pueden literalmente minimizarse y caer en el olvido. Para evitar esto, lo mejor es planificar al detalle el contenido del evento, buscando siempre tener focos de atención.

Esto se vuelve algo más sencillo en el caso de las conferencias o los webinars, ya que para estas modalidades podemos hacer guiones milimétricos, y tan solo necesitaremos una buena historia para mantener al público enganchado.

No arriesgar con la infraestructura

Imagina que a mitad del live stream más esperado, se cae la conexión a internet, o peor aún, surge un pantallazo azul en tu computador. Los eventos en línea recaen totalmente en una buena infraestructura y soporte técnico, por lo que debes dedicar los recursos tecnológicos necesarios y  lograr tener una base sólida, que te permita realizar tu evento sin preocupaciones.

Existen plataformas que pueden facilitarnos este trabajo, como brightTALK o WebEx, que no solo ofrecen sus servidores, si no que se pueden encargar de otras tareas como el registro de participantes y el control de asistencia.

Nota: Este punto quizás te deje cierta preocupación en cuanto a términos monetarios, pero calma, muchas veces no necesitaremos un presupuesto exagerado para realizar un evento en línea. Hay opciones económicas e incluso gratuitas para desarrollar nuestras ideas, tal es el caso de los Hangouts On Air de Google, donde podemos transmitir en vivo mediante Youtube a la cantidad de participantes que queramos. Claro, si buscamos crear algo memorable, nos tocará desembolsar un poco más.

Grabar el evento

Muchas de las personas registradas no podrán asistir a la convocatoria, pero no por eso debemos olvidarlos. Siempre que la modalidad lo permita, graba todo el material posible o documéntalo de alguna forma. Posteriormente podrás ofrecer este contenido a los que no pudieron asistir, e incluso a los que no supieron del evento hasta después de que pasó.

En resumidas cuentas, a pesar de que cada evento es un mundo, existen “lugares comunes” para las reuniones en línea.

Primero, debe existir una constante promoción previa, tanto del evento como de sus ponentes o invitados especiales.

Nana González

Desde mis inicios profesionales siempre supe que mi pasión era, es y será todo lo relacionado con el mundo del Marketing, Branding, Planificación Estratégica. Actualmente soy CEO de Nana Gonzalez, Magenta IG, EventoCorp, fundadora de #CanariasDigital. Presidente de AEMME Canarias

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