Si eres como la mayoría de los solopreneurs o bloggers, siempre has pensado que tienes que hacerlo solo. (De ahí el «solo» en solopreneur)

Y aunque no haya tomado vacaciones en meses, siempre se siente que tienes todo atrasado en tu trabajo y no puedes recordar la última vez que dormiste una noche completa. ¿Es este tu caso?

Y sí, la mayoría de los emprendedores comienzan arrancando con todo y lo hacen todo ellos solos, pero la verdad es que no tienes que hacerlo así.

Por eso queremos hablarte sobre cómo comenzar a crecer con tu equipo. ¿En primer lugar por dónde debes comenzar? con un asistente virtual.

Cómo convertirse en un asistente virtual

¿Qué es un asistente virtual?

Un asistente virtual (VA) es una persona que brinda servicios de soporte a otras empresas desde una ubicación remota. 

El término se originó en la década de 1990 a partir de la capacidad de trabajar virtualmente debido a las mejoras tecnológicas, como el uso de Internet de alta velocidad, el intercambio de documentos y otros avances, que hacen que el trabajo remoto se haga realidad.

Un asistente virtual es alguien que se contrata para que saque las tareas tediosas del día a día de tu negocio. Pueden estar en otra ciudad, estado o país. 

O bien, pueden ser personas que vienen a tu oficina o que se reúnen en un espacio de coworking una vez a la semana. Realmente depende de ti si tu VA es virtual o no. 

Lo más importante es que ellos se encargan de sacar adelante las tareas que su cliente necesita que se realicen sin problemas, ya sea porque odian hacerlo o porque les quita demasiado tiempo.

Los asistentes virtuales son especialmente solicitados por los emprendedores y las empresas online, que necesitan ayuda pero que no desean contratar personal de forma física. 

Sin embargo, muchas empresas pequeñas y medianas usan soporte virtual, especialmente para tareas específicas como la gestión de redes sociales.

Lo que hace un asistente virtual

En teoría, un asistente virtual puede hacer cualquier cosa que haga cualquier otro personal de apoyo. Sin embargo, las tareas de soporte virtual no se limitan al trabajo de oficina. Muchos asistentes virtuales proporcionan marketing, diseño web y otros servicios.

Algunos asistentes virtuales se especializan en un conjunto de habilidades específicas. Por ejemplo, un asistente virtual de marketing o relaciones públicas solo realiza trabajos de marketing o relaciones públicas. 

Otros asistentes virtuales realizan una variedad de tareas pero dentro de un sector específico. Por ejemplo, un asistente virtual para empresas de bienes raíces.

La mayoría de los asistentes virtuales tienen su propio negocio de asistente virtual desde el hogar. Esto les permite ganar más, y tener un mayor control sobre los deberes que realizan. 

Sin embargo, muchas pequeñas empresas contratan asistentes virtuales en una posición de empleo o contrato.

Finalmente, muchos VA usan sitios independientes o sitios de coworking para encontrar proyectos rápidos y limitados en el tiempo. 

Estos no suelen pagar bien, pero pueden ofrecerle un comienzo para un nuevo VA.

Cómo convertirse en un asistente virtual

¿Cómo puede un asistente virtual beneficiar a tu negocio?

Debido a que delegar cosas que consumen tu tiempo y energía, que no disfrutas haciendo y que te mantienen en el ciclo de pasar de una tarea tediosa a otra, un VA te permitirá comenzar a sentirte de nuevo en control de tus cosas. 

Hacer crecer tu equipo significa que puedes entregar el trabajo esencial, para centrarte en la estrategia y el panorama general. Puedes empezar a soñar y planificar en una escala mayor.

Cómo convertirse en un asistente virtual

¿Cómo saber cuándo estás listo para contratar a un asistente virtual?

El punto en el que estarás listo para contratar es diferente para todos, lo que hace que sea una decisión tan difícil.

Te recomendamos contratar un VA antes de que pienses que ya estás listo para hacerlo.

La razón de esto es que la mayoría de las personas (¡yo incluida!) esperamos hasta que ya estamos en un punto de «locura» para comenzar a delegar y solicitar ayuda para el negocio. 

Por lo tanto, si está listo para hacer crecer tu negocio y crees que podrías estar listo, te recomendaría encarecidamente comenzar a buscar tu asistente virtual. 

Será mucho más fácil para ambos si traes al equipo a alguien cuando las cosas están un poco más tranquilas, para que todo salga bien cuando lleguen a los períodos de mayor actividad.

Aquí hay algunas preguntas que debes responderte antes de tomar la decisión final de contratar:

  • ¿Estás listo para hacer crecer tu negocio más rápido de lo que lo ha estado hasta ahora?
  • ¿Te puedes permitir pagar a alguien cada mes?
  • ¿Tienes definidas las tareas definidas para comenzar a delegar?

Si respondiste afirmativamente a todas estas preguntas, entonces estás listo para comenzar el proceso de contratación de un VA.

Cómo contratar un VA

Si bien el soporte virtual es una excelente idea de negocio en casa, obtener ayuda virtual es crucial para que los propietarios de negocios desde casa puedan maximizar los ingresos y le facilite el crecimiento. 

Como propietario de un negocio desde casa, llega un momento en el que es imposible hacerlo todo, al menos lo suficientemente bueno para ser eficiente y efectivo. 

La contratación de un asistente virtual te liberará tu tiempo para que puedas concentrarte en tu trabajo, en las labores que mejores resultados comerciales te producen. Además, muchos asistentes virtuales son mejores que tú en algunas tareas. 

A la larga, siempre es más rápido y menos costoso contratar tareas para las que no estás capacitado.

El primer paso para contratar un asistente virtual es hacer una lista de las tareas que deseas subcontratar. Haz una lista completa, priorizando las actividades que deseas delegar primero.

Por ejemplo, administrar el correo electrónico requiere mucho tiempo y es tedioso, póngalo en la parte superior de su lista. 

O tal vez los problemas de tecnología te están tomando demasiado tiempo, puedes externalizar la administración de tus sitios web. O llevar al día la contabilidad de tu negocio.

El siguiente paso es determinar a quién contratar. Hay muchas formas de contratar un asistente virtual. 

Puedes usar un servicio de VA que los contrata y los capacita, y luego te asignan una persona basados en los servicios que necesitas. 

La última opción es contratar a alguien de tu red que tenga referencias. Si bien puedes publicar un anuncio en busca de un asistente virtual, encontrar uno que ya cuente con referencias confiables te ahorrará tiempo y dolores de cabeza.

Cómo convertirse en un asistente virtual

Cómo iniciar un negocio de asistente virtual

Algunas de las grandes ventajas de comenzar un negocio de asistentes virtuales es que es rápido, asequible y fácil de hacer. Hay una gran necesidad de ayuda, y si ya tienes las habilidades y el equipo para comenzar, puedes encontrar a tu primer cliente y seguir tu camino rápidamente.

El primer paso es determinar el tipo de servicio que desea ofrecer y segundo a quién. 

¿Te especializarás en una tarea específica como el diseño gráfico o la contabilidad? ¿Te centrarás en un nicho de mercado, como los emprendedores online o los agentes inmobiliarios? 

Una vez que sepas lo que ofrecerás, querrás establecer tu precio para los servicios; que puede ser por hora, o puedes vender paquetes diseñados para reclutar clientes a largo plazo. 

Querrás consultar con tu ciudad o municipio con respecto a si requieres o no una licencia comercial; pero si estás completamente equipado para proporcionar servicios de soporte virtual, ese podría ser tu único gasto de inicio. 

Una vez que esté todo configurado, puedes comenzar a encontrar clientes, poniéndote en contacto con su red online para informarles sobre tu servicio. 

Considera configurar una página de LinkedIn y / o un sitio web para que las personas aprendan sobre ti fácilmente. Otras fuentes de trabajo de asistente virtual son posiciones que pueden ser cubiertas mediante el teletrabajo.

Lista de servicios que pueden ofrecer los Asistentes Virtuales

Escritura creativa

  1. Escribir entradas de blog
  2. Escribir libros electrónicos, libros, boletines informativos, embudos de correo electrónico, etc.
  3. Escribir o editar transcripciones de audio o video.
  4. Escribir publicaciones en redes sociales para Facebook, Twitter o Instagram.
  5. Edición y revisión de publicaciones de blog, libros, sitios web, boletines, recetas, etc.
  6. Prepara los correos para tu email marketing
  7. Redacción de contenidos de páginas web y landing pages comerciales.
  8. Creación de descripciones de productos para tiendas online (gestor de tienda / productos)
  9. Propuestas de subvención
  10. Recopilación / edición de testimonios.
  11. Redacción de cartas
  12. Etc etc…

Administrador / gestión

  1. Atención al cliente a través de correo electrónico, chat o teléfono.
  2. Seguimiento y respuesta a correos electrónicos.
  3. Organizar buzones de correo
  4. Gestionar comentarios de blog.
  5. Asistencia en webinars en vivo
  6. Gestión de agendas
  7. Crear presentaciones de PowerPoint
  8. Gestión de suministros e insumos
  9. Ordenar, empaquetar y enviar regalos a los clientes
  10. Concertar entrevistas
  11. Contestar llamadas telefónicas
  12. Reutilizar contenido (Ejemplo: convertir un video en una publicación de blog escrita o una publicación de blog en una publicación de redes sociales)
  13. Tomar actas de reunión en una videoconferencia
  14. Gestionar calendarios editoriales del blog
  15. Tareas de incorporación de clientes como responder a correos electrónicos y enviar facturas y contratos
  16. Seguimiento con clientes potenciales / clientes actuales
  17. Presentación de invitados
  18. Hacer arreglos de viajes
  19. Preparación de formularios
  20. Embalaje y envío de productos y regalos.
  21. Creación de CV
  22. Monitoreo de contenido de YouTube
  23. Creación y actualización de listas
  24. Actualización de listados de casas o terrenos para agentes inmobiliarios
  25. Ayudar a lanzar eBooks o programas de formación
  26. Gestión de proyectos
  27. Planificación y gestión de eventos
  28. Gestión de sorteos
  29. Organizar archivos en los discos virtuales de la empresa
  30. Contratación y formación de nuevos integrantes del equipo
  31. Compras personales
  32. Traducción
  33. Lluvia de ideas para publicaciones de blog, productos, etc.
  34. Estrategia de negocios

CONSEJO: las tareas de administración son algunos de los servicios más buscados. Ayudar a los dueños de negocios con estas tareas diarias les permite liberar su tiempo para ganar más dinero. ¡Muy valioso!

Diseño gráfico

  1. Creación de gráficos para publicaciones de blog
  2. Edición de fotos
  3. Creación de diapositivas para webinars o talleres.
  4. Diseño de tarjetas de visita, flyers, logotipos, menús, señalización, etc.
  5. Búsqueda de imágenes para publicaciones de blog, libros, redes sociales, etc.
  6. Creación de guías de estilo de marca.
  7. Diseño de eBooks o archivos PDF para suscripciones al boletín de noticias

CONSEJO: Canva tiene toneladas de plantillas y es fácil de aprender si estás buscando hacer gráficos.

Medios de comunicación social

  1. Programación de actualizaciones de redes sociales.
  2. Creación y gestión de cuentas de Pinterest
  3. Creación y gestión de pines promocionados
  4. Gestionar grupos de Facebook
  5. Configuración y gestión de grupos de LinkedIn
  6. Crear encuestas de redes sociales
  7. Ajustar calendarios de publicación.
  8. Creación y gestión de publicaciones en Instagram.
  9. Responder a los mensajes de las redes sociales.

Consejo: ¿Quieres aprender más sobre Pinterest? Recomiendo estos programas: Pinfinite Growth , PinPractical Masterclass y Conviértete en un Pinterest VA

Teneduría de libros

  1. Teneduría de libros
  2. Gestión de pagos y facturación.
  3. Procesamiento de pedidos y devoluciones.
  4. Gestión de cobranzas
  5. Manejo de nómina
  6. Facturación y facturas.

 

¿Cómo utilizar esta lista de servicios de asistentes virtuales?

Como puede ver, hay muchos servicios que puedes ofrecer como VA.

Dependiendo del tipo de servicio en el que estés interesado, puedes combinar un montón de servicios relacionados y vender como un paquete de servicios: cobrar por proyecto, o como un servicio mensual continuo.

Si encuentras algo que despierte tu interés, investiga más. 

Si después de tu investigación aún estás interesado, averigüa cómo puede aprender las habilidades necesarias si aún no las tiene. 

Puedes aprender de los videos de YouTube, libros en Amazon o cursos que encuentre online.

Y recuerda, solo porque comienza con un servicio como VA, no significa que te mantengas atascado ofreciendo ese servicio por el resto de su vida. Tiene la libertad de pasar a otros, o agregar servicios adicionales.

Cómo convertirse en un asistente virtual

Pros y contras de ser un asistente virtual

Ser VA tiene muchas ventajas

  • Es una industria en crecimiento, con un fuerte potencial de ingresos. 
  • Los costos de inicio son muy bajos: a menudo, el equipo que tienes para uso personal es suficiente para comenzar, siempre y cuando tenga una conexión a Internet confiable.
  • La posición también tiene muchos de los mismos beneficios que muchos otros trabajos independientes. Por ejemplo, puedes decidir para qué tipo de empresas deseas trabajar y qué tipo de trabajo desea hacer. 
  • Por lo general, también tiene mucha flexibilidad: por lo general, puede decidir a qué horas desea dedicar el trabajo y puede realizar la mayor parte del trabajo desde su hogar.

Las desventajas son pocas, y son en su mayoría las asociadas con cualquier negocio basado en el hogar. 

  • Por ejemplo, deberás mantener registros para la declaración de impuestos. 
  • Además, no tendrás los beneficios de la mayoría de los trabajos de tiempo completo, como seguro de salud, ahorros para la jubilación y más. 
  • Es posible que aumente el costo de los equipos a medida que tu negocio crezca también.
  • Al igual que con cualquier trabajo en la posición de inicio, debes asegurarte que las empresas que te contraten como asistente virtual sean legítimas. 

Evita las estafas haciendo tu investigación antes de firmar contratos, o compartir información bancaria para el depósito directo de ingresos.

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Habilidades necesarias para ser un asistente virtual

Muchas de las habilidades necesarias para ser un asistente virtual son las mismas que las habilidades necesarias para ser un asistente administrativo o secretaria. 

Por ejemplo, deberás tener habilidades de organización superiores, un comportamiento agradable por teléfono y habilidades en el manejo de ordenadores y sistemas informáticos.

Como VA, también necesitarás habilidades específicas para trabajos independientes. Por ejemplo, deberás poder realizar múltiples tareas, especialmente si haces malabares con múltiples clientes. 

Debes poder concentrarte en el trabajo, en el entorno de tu hogar. También necesitas el equipo adecuado en tu oficina en casa.

Algunos trabajos de asistente virtual requieren habilidades adicionales, que incluyen diseño web, planificación de eventos, contabilidad y mucho más. 

Puedes buscar trabajos de VA que requieran tus habilidades particulares. Junto con las habilidades particulares, los empleadores a menudo buscan solicitantes con experiencia en educación y / o oficina en alguna capacidad administrativa.

Cómo convertirse en un asistente virtual

Cualidades esenciales del Asistente Virtual

Confiabilidad

Este es uno de los más importantes porque, lamentablemente, parece ser el más común. Un gran número de clientes me dijeron que habían sido decepcionados por los VA que no informaban sobre su progreso, o simplemente no los entregaban.

Esto es totalmente inexcusable y no solo le da un mal nombre a la industria de Asistencia Virtual, sino que el siguiente Asistente Virtual al que llamen tiene que soportar la sospecha y la duda del cliente acerca de cuán efectivo es usar este tipo de servicios.

El profesionalismo es primordial en esta industria, por lo que si un cliente le llama, debe devolverle la llamada. Si recibe un correo electrónico, ¡debe responder! No tiene que ser inmediatamente, pero al menos tiene que hacerlo el siguiente día.

Buena capacidad de comunicación

A partir del primer punto, debes informar al cliente cómo va tu trabajo, así que establece cómo y cuándo debe actualizarlos cuando se convierta en cliente, y antes de comenzar cada nueva tarea.

«Tenía un cliente al que le gustaban las actualizaciones los viernes, uno que estaba feliz de dejarme continuar con la tarea y enviarlo a Dropbox cuando esté completada, y otro al que le gustaban los comentarios diarios» nos cuenta Lili.

Continua Lili contándonos: «Actualicé a la mayoría de los clientes por correo electrónico, pero uno de ellos prefería los mensajes privados por Twitter, así que averigüa cómo quieren que se contacten tus clientes y con qué frecuencia. Si tienes dudas, actualiza el cliente al final de cada día y si está retrasado, dícelo lo antes posible».

Si un cliente tiene que perseguirte constantemente para recibir actualizaciones, entonces no estás haciendo tu trabajo correctamente.

Gestión del tiempo

La investigación aparentemente dice que debes enfocarte en una sola cosa, y que es ineficiente para realizar múltiples tareas. Por supuesto, debes centrarte en la tarea en cuestión, pero también vas a trabajar con varios clientes; quienes piensan que son tu único y más importante cliente.

Es probable que tenga muchas cosas que hacer en un día, así que planifica con anticipación (deja tiempo para que lleguen las cosas no planificadas), y programa tareas para cuando sea más eficiente. 

Utiliza un calendario de Google, y marca las cosas personales en un color y las cosas de trabajo en otro.

Si sabes que escribes mejor por las mañanas, entonces trata de programar reuniones para el final de la tarde. También puedes incorporar todas tus tareas de trabajo en tu calendario (incluido el tiempo de planificación) para saber de manera realista si tienes tiempo para hacer todo.

Recurso

A menudo recibirás mensajes de correo electrónico que te preguntan sobre cuestiones técnicas, que podrían encontrar fácilmente utilizando Google o que te preguntan cuánto cuestan tus servicios, cuando ni siquiera se han molestado en visitar tu web y/o redes sociales.

Se te pedirá que haga muchas cosas que nunca haz hecho antes, y solo tendrás que averiguar cómo hacerlo. Se requiere que los VA proporcionen soluciones y resuelvan problemas para los clientes.

Si no tienes la capacidad de solucionar un problema y descubrir cómo hacer algo, entonces no serás un buen VA.

El asistente virtual no es Yoda, por lo que no es realista suponer que va a saber cómo hacerlo todo. Pero debes saber investigar para buscar la información por ti mismo. Siempre y cuando seas honesto con tu cliente sobre el alcance de tus habilidades, estará bien.

Los clientes tampoco esperan que los sepas todo (bueno, a menos que sea algo en tu nicho específico que debes saber). 

Díles que nunca ha hecho esa labor en particular antes,; pero estás feliz de averiguar cómo (en tu propio tiempo, por supuesto) y volver a ello.

Debes seguir formándote, donde puedes ver videos de YouTube, hacer intercambios de habilidades con otros VA, hacer preguntas en los foros de VA y, en general, participar. 

Intenta mantenerte al tanto de lo que se está moviendo y cambiando, tanto en su industria como en el mundo de la tecnología: decida qué cosas quiere aprender más y luego investigue.

Si un cliente quiere una hoja de cálculo ordenada alfabéticamente, ¡entonces averigua en Google cómo hacerlo!

Gestionando expectativas e inculcando confianza.

No solo necesitas saber lo que haces, sino que también debes asegurarte de que el cliente sepa lo que hace. 

A menudo, un cliente nunca ha trabajado con un asistente virtual, por lo que si no está seguro de lo que puede hacer y cómo funciona todo, dudará seriamente de tu capacidad para ayudarlo.

Es probable que un nuevo cliente te busque para guiarlo a través del proceso, por lo que necesitas saber y explicar cómo trabajas. 

Esto principalmente viene con experiencia, pero practica tu nueva lista de preguntas o realiza algunos juegos de roles; e incluso un trabajo voluntario para un empresario que conozcas, para que puedas obtener un testimonio y realizar una prueba, si estás preocupado por esto.

Trabajando solo

Al parecer, es bastante común que los Freelancers se sientan solos, lo que me sorprende debido que estoy completamente feliz trabajando sola y nunca había considerado que algunas personas podrían extrañar tener a otros cerca.

Por supuesto, a veces uso espacios de trabajo conjunto y, otras veces, trabajo en cafeterías, pero estar solo toda la semana es algo que debe tener en cuenta.

Lo que otros VA dicen:

Hace poco les pregunté a un grupo de VA qué cualidades consideraban esenciales para ser un buen Asistente Virtual y los resultados fueron:

  1. Buen comunicador
  2. Resiliente
  3. Confiable / consistente
  4. Versátil / flexible / adaptable
  5. Confidente
  6. Ingenioso
  7. Organizado
  8. Comprensión / empatía / tolerante / paciente
  9. Confiable / honesto
  10. Profesional
  11. Accesible
  12. Solucionador de problemas
  13. Auto motivado
  14. Proactivo

Cosas para recordar

  • Si te equivocas, confiésalo, arréglalo y no cobres por ello.
  • Si el cliente no está contento con el trabajo, entonces probablemente sea tu culpa por no haber averiguado / aclarado los alcances de la tarea.
  • Tendrás que motivarte para trabajar. Cada día. Siempre.
  • No asumas que el cliente tiene un cierto nivel de conocimiento. Comprueba que saben cómo funcionan Dropbox o Google Drive antes de proponer que lo usen.
  • Si ves que un cliente puede hacer algo mejor, usa tu iniciativa y sugiérele.
  • Vas a tener que comercializar tus servicios para siempre, porque eso es lo que implica trabajar para uno mismo. Si no estás contento con esto, entonces no es para ti. 
  • Sus clientes serán todos diferentes, por lo que deberás adaptarte a sus personalidades y la forma en que trabajan.
  • A veces no siempre funciona con un cliente, y necesitas despedirlo.
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Certificación como Asistente Virtual y Desarrollo Profesional

¿Buscas mejorar tu currículum cuando solicitas trabajos de asistente virtual? Considera solicitar un programa de certificación VA. Hay muchas empresas que ofrecen certificación para los asistentes virtuales. 

Algunos requieren que ya hayas establecido una clientela. Algunos requieren tarifas, y algunos son gratuitos. Asegúrate de investigar a fondo cada empresa, antes de invertir dinero para la certificación. 

La mayoría de los empleadores no requieren la certificación en este momento, pero esta te puede abrir algunas puertas a medida que comienza tu negocio.

Además de la certificación VA, puede ser útil ser un contador público certificado (CPA), para que puedas ofrecer servicios de contabilidad a sus clientes.

Debido a que el campo es nuevo y muy diverso, puede ser útil contar con alguna orientación, especialmente al comenzar tu negocio. Por lo tanto, explora grupos y asociaciones dirigidas a los AV. 

Muchos de estos ofrecen una variedad de servicios, que incluyen mentorías, oportunidades para establecer contactos y ayuda con la planificación empresarial. 

A veces, pueden ponerte en contacto con oportunidades de subcontratación para ayudarte a iniciar tu propio negocio,,

¿Quieres aprender cómo comenzar tu negocio de asistente virtual desde cero y ganar dinero? 

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