El abastecimiento es la función logística dentro de la empresa mediante la cual la misma se provee de todos los materiales necesarios para su desempeño, planifica y dirige las políticas de licitaciones, compras, contratos y gestión inmobiliaria. Con el fin de garantizar el aprovisionamiento de bienes y/o servicios para las diferentes unidades de la empresa.
Su función comienza en el momento en que se busca bien o servicio fuera de la empresa para incorporarlo dentro de ella con cierto fin o propósito.
Objetivos del departamento de abastecimiento
- Proporcionar y mantener el flujo ininterrumpido de suministros y servicios que necesita la empresa para su funcionamiento.
- Mantener la inversión en existencias.
- Proteger la calidad manteniendo las normas adecuadas.
- Conseguir proveedores convenientes.
- Normalizar la compra de elementos y servicios, consiguiendo el menor posible.
- Conservar la posición competitiva de la empresa.
Organizar a la empresa para alcanzar estos objetivos requiere tener presente las necesidades internas y externas de toda la cadena de suministro, debido que intervienen elementos que la empresa y su personal no pueden manejar.
El gerente de abastecimiento
Toda empresa de considerables dimensiones debe contar con un departamento de compras, el jefe o gerente de abastecimiento debe orientar su trabajo hacia el desarrollo de estrategias de compras y negociaciones, que estén conformes a las estrategias y objetivos de la empresa.
En tal sentido la labor fundamental del gerente de abastecimiento radica en la localización de fuentes confiables y crecientes de suministro, de igual manera conseguir y mantener su cooperación en abastecer la empresa para que esta cumpla con su propósito.
Funciones esenciales:
Cálculo de necesidades:
Se materializa con las requisiciones y los pedidos, esta es una actividad donde se tiene en cuenta las necesidades de abastecimiento que incluye todo lo que se demanda para la maniobra de la empresa, para un perdido de tiempo determinado o para proyectos en concreto.
Pueden ser necesidades iniciales o de proyecto, para reserva, reemplazo o consumo.
Compra o adquisición:
Se trata de llevar a cabo la adquisición de todo el material requerido, en las cantidades necesarias, al mejor precio, con la calidad adecuada y en el momento oportuno. Por lo general se usa una orden de compra para formalizar el proceso.
Debe tenerse presente que en este sentido debe cumplir con los siguientes objetivos:
- Mantener la continuidad del abastecimiento.
- Conseguir el mejor precio justo.
- Evitar el deterioro y desperdicio.
- Búsqueda de la calidad adecuada.
- Búsqueda de diversas alternativas y fuentes de suministros.
- Mantener costos.
Obtención:
Tiene por fin asistir la continuidad de las operaciones, evitando las demoras y paralizaciones.
Almacenamiento:
Constituye la tarea de guardar bienes y materiales, implica la custodia, ubicación y disposición de los mismos en el almacén. Desde que son recibidos, se producen hasta que se entregan.
Deben cumplirse las siguientes actividades:
- Control de existencias.
- Conservación, verificación y mantenimiento de los materiales y la seguridad.
- Reposición en los periodos de tiempo oportunos.
Despacho y distribución:
Implica la labor de atender los requerimientos del cliente, llevando a cabo la entrega de la mercadería solicitada por el mismo.
Es necesario que estos requerimientos sean atendidos con prontitud, por ello es importante desarrollar técnica o método de embalaje para asegurar la cantidad y calidad de los productos a entregar.
Control de stocks:
Esta actividad se lleva a cabo con la finalidad de asegurar el abastecimiento de una cantidad concreta en el lugar y momento oportuno, sin sobrepasar ni desperdiciar la capacidad de instalación. Lo ideal es llevar un control de stock mínimos y máximos de los materiales esenciales.
Utilización de desperdicios:
Busca hacer el mejor uso posible de los recursos obtenidos, con el fin obtener ventajas económicas para la empresa.
Responsabilidades y decisiones que debe tomar el gerente de abastecimiento
El gerente del área de aprovisionamiento es el responsable de la planificación y control de la materia prima, contribuye en la programación de la producción, lleva a cabo una investigación de los materiales a adquirir, programa las compras y lleva el control de las entradas y salidas de los almacenes, la eliminación de desperdicios, residuos o sobrantes.
Todo esto para permitir la actividad de la empresa, según los objetivos trazados, pensando además en el aprovechamiento máximo y subsistencia de los abastecimientos.
En tal sentido el gerente de abastecimiento debe tomar una serie de decisiones importantes para ejecutar de la mejor manera posible su labor, entre estas se notan decisiones referentes a:
- Normas de conservación y mantenimiento.
- Planes de recuperación y distribución.
- Empleo de cada material.
- Almacena materia prima a emplearse.
- Empleo de materiales nacionales o importados.
- Sistema de compra si es a contado o a crédito.
También debe tener en cuenta la capacidad económica de la empresa de esta manera decidir el nivel de abastecimiento conveniente, bien sea para consumo o reserva.
Coordinación del gerente de abastecimiento con otras áreas de la compañía
Para poder determinar las necesidades de abastecimiento, el gerente debe coordinar actividades con los gerentes de diferentes niveles en la empresa, que en cierta forma dependen de que se cumplan ciertos lineamientos y requerimientos en el aprovisionamiento.
- Producción a fin de determinar las materias que se van a requerir para llevar a cabo las operaciones de producción previstas o la producción durante un periodo determinado.
- Logística a fin de determinar la cantidad en stock, la capacidad de almacenaje disponible, formas de almacenaje, transporte. Considerando la adquisición de un material en específico que debe mantenerse en existencia.
- Compras a fin de encontrar una manera de mantener la continuidad en el abastecimiento, la calidad de las materias a adquirirse y a quien comprarle. Seguir la consecución de determinado esquema de adquisición de materia o una orden especifica de compra.
- Ventas a fin de facilitarle información sobre la existencia de productos terminados.
- Contabilidad a fin de conocer el registro de inventario para determinar los activos con que cuenta la empresa y la conciliación efectuada en los mismos. Permite determinar la cantidad de dinero a gastar en cada compra de materia.
Importancia de las labores de abastecimiento
El abastecimiento es una función básica dentro de cualquier empresa, bien sea pequeña, mediana o grande, puesto cada una depende bien sea en menor o mayor grado del suministro de materiales de otras empresas, con esto se deja claro que ninguna empresa es autosuficiente.
Es por ello que el papel del gerente de abastecimiento es tan importante, pues es responsable de que los suministros sean tal cual los que la empresa requiere y necesita, en forma, calidad y cantidad adecuada. Es decir, realizar la compra adecuadamente.
Un aspecto fundamental en esta labor es llevar a cabo una selección de proveedores, lo recomendable es establecer ciertas políticas que permitan la objetividad basada en los beneficios de la empresa, de manera tal que se mantenga la continuidad de las operaciones, sin correr riesgo, por incumplimiento u otro evento que pudiera presentarse con un proveedor.
Finalmente queda bien claro que el área de abastecimiento lleva un importante rol ya que influye de manera significativa en los costos y por ende en los precios de venta, lo cual repercute en el volumen de ventas y la capacidad de mantenerse y competir en el mercado.
