Un proverbio africano enseña: Si quieres ir rápido, ve solo; si quieres llegar lejos, ve con otros.

La red ha demostrado ser una parte integral de mantenimiento y expansión de negocios. A pesar de que la presencia virtual ha ido en aumento durante años, y es un aspecto conveniente e importante en muchos sectores; la interacción cara a cara sigue siendo esencial.

Por lo tanto, los eventos de networking son una importante herramienta de marketing en todas las ramas de negocio. Entonces, ¿cómo planificar y ejecutar un evento de networking; que permita a sus asistentes aprovechar las oportunidades de redes, y le ofrece la exposición que se extiende más allá del evento en sí mismo? Aquí te doy algunos consejos.

Lugar de encuentro

Para realizar un evento en red, no es necesario alquilar una sala de conferencias de lujo. Muchos de los hoteles más agradables te permitirá utilizar su vestíbulo o zona de patio, y si el espacio está conectado al bar del hotel que por lo general pueden obtener de forma gratuita, debido que ganan su parte de dinero en bebidas. También puedes tratar de conseguir que una de tus empresas asistentes te ofrezca como patrocinador de un espacio (patio o vestíbulo) para tu evento. Para la empresa patrocinadora, también le trae un beneficio; porque es una exposición para su marca, y que se concreten posibles coincidencias de negocios.

Si adicionalmente les ofreces un tiempo para hablar; y el evento también pueda incluir un recorrido a través de su empresa estará encantado. Todos los anfitriones están orgulloso de mostrar su casa. Las empresas más grandes incluso tienen servicios de comidas en sus propias empresas; que no les importa poner a disposición.

Lo importante es que tu ubicación sea de fácil acceso y tenga un amplio aparcamiento y/o facilidades de transportes públicos. Vamos a estar claros, y seguro a ti también te ha pasado que has sido invitado a un evento donde tienes que disponer de más de 30 minutos o más buscando donde aparcar; y ya esto es un elemento suficiente para que tu invitado no llegue del mejor humor a tu evento.

Hoy en día, podemos comunicar directamente con los clientes, proveedores y expertos de la industria que utilizan plataformas como Twitter, Facebook, y LinkedIn; y podemos hablar y compartir información a través de seminarios web.

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Con opciones como éstas a nuestro alcance, ¿para que asistir a eventos presenciales?

Los eventos en vivo puede parecer anticuados en un mundo cada vez más virtual. Sin embargo, aún pueden proporcionar una herramienta poderosa y efectiva para mejorar la relación con los clientes; fidelizar, fortalecer tu reputación y crear ruido alrededor de tus productos y/o servicios.

En este artículo, vamos a ver los beneficios de organizar un evento presencial. También vamos a ver un enfoque paso a paso que te recomiendo utilizar para planificar y obtener un evento exitoso.

Los beneficios de los eventos en directo

Los eventos presenciales proporcionan una excelente manera de fomentar las relaciones personales con los clientes y proveedores. Al estar bien organizados pueden fortalecer tu marca y crear lealtad; aumentar las ventas y generar referencias. También te brindan la oportunidad de conectar personalmente con los clientes y/o proveedores; y crear conciencia en la comunidad.

Estos eventos también pueden ayudarte a hacer networking con los clientes o los expertos de la industria, en tu propio desarrollo profesional, y para compartir ideas. Además, las conexiones no planificadas puedan fomentar la innovación, las oportunidades y las asociaciones importantes.

En algunos países o regiones, el anfitrión de un evento jamás puede ser visto como extravagante – ten cuidado con esto. Además, asegúrate de que si vas a obsequiar regalos que sean apropiados; y que no vayan a violar las leyes contra el soborno teniendo en cuenta o estado, país, o región de tus clientes.

Tipos de eventos

Al planear un evento, es importante ser creativo. Los eventos pueden ser educativos, o con para la diversión e integración de equipos; tales como una comida al aire libre para los clientes, proveedores y empleados.

Planificación y Ejecución

Se necesita tiempo, esfuerzo y buena capacidad de gestión de proyectos para planificar y organizar un evento exitoso.

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Sigue los pasos siguientes para planificar y ejecutar con éxito una conferencia o un evento para un cliente.

Paso 1: Identifica tu objetivo o meta

El primer y más importante paso es la planificación de un evento, si realmente deseas que sea exitoso, y uno de los consejos que te doy es pensar cuidadosamente como tu invitado desea ser tratado; y como le gustaría vivir la experiencia en tu evento. Es un juego muy sencillo: ponte en sus zapatos mientras planificas.

Es necesario establecer un objetivo; así podrás definir una guia para la toma de decisiones: ¿Quieres dar las “gracias” a tus clientes? ¿Educar a los clientes potenciales o proveedores acerca de tu organización? ¿Construir una relación con los clientes existentes? ¿Atraer nuevos clientes? ¿Informar acerca de nuevos productos? ¿Establecer contactos con expertos de la industria? ¿Capacitar a tu público objetivo sobre un área o metodología que sean los servicios que tu empresa ofrece? o ¿entrenar a tu equipo?

Debido a que los eventos requieren una gran inversión de tiempo, dinero y energía; asegúrate de que la ejecución del evento contribuya realmente para lograr tus objetivos, antes de continuar.

Paso 2:  Identificar tu mercado objetivo

Una vez que hayas identificado tus objetivos, piensa cuidadosamente acerca de cuál es la lista de invitados. Por lo general, debes invitar a tus clientes objetivos, pero también se puede utilizar eventos para llegar a los posibles empleados, proveedores, socios comerciales existentes potenciales, u otros grupos que son importantes para tu negocio.

Paso 3: Elige un momento y lugar

La hora y lugar de tu evento tendrán un gran impacto para que asistan muchas personas o suceda lo contrario.

Cuando se elige un lugar, mira las opciones desde la perspectiva de tus invitados. Asegúrate de que la ubicación es seguro y bien iluminado, con amplio aparcamiento y de buena accesibilidad. Para fomentar la asistencia, la realización de tu evento debe ser fácil su ubicación y cerca de diversos centros de transporte público.

El lugar también tiene que armonizar con tu marca, mercado objetivo, y los objetivos del evento. Por ejemplo, si desea orientar los ejecutivos de altos ingresos, debes elegir un lugar que refleja esto, y que será de interés para este grupo de personas.

Tómate el tiempo para realizar una lluvia de ideas para todos aquellos obstáculos que pueden aparecer y que tus invitados puedan tener que superar para asistir, y llegar a una estrategia para abordar cada uno. Recuerda, que tu objetivo es que todos asistan y de la mejor forma a tu evento.

Asegúrate de que en el momento de la planificación tener una terna de posibles fechas y horarios para tu evento, para que en el momento de la selección final sea la mejor alternativa y que si necesitas cambiar tengas otra opción disponible. Evita realizar tu evento en las fiestas nacionales o regionales, y comprueba que no hay otros eventos importantes (tales como un campeonato deportivo o una conferencia de un competidor) estén programadas para el mismo día de tu evento.

Importancia de la confirmación de asistencia a los eventos

Paso 4: planificar tu presupuesto

Los costos pueden salirse de control cuando no te adhieres a un presupuesto . Por lo tanto, pensar en cuánto puedes permitirte como lujo de gastar en tu evento, y siempre hazte la pregunta si ese gasto te permitirá alcanzar tus objetivos.

Los primeros puntos que debes tener en cuenta para fijar tu presupuesto es respondiendo a: ¿será un evento de gama alta, educativo, o por diversión?. Debes buscar diferentes alternativas y estimaciones para el precio de la reserva de los ponentes, el lugar, y costos de catering, alquiler de muebles / materiales, decoración de sala y/o escenario, seguridad (si fuera necesario), materiales impresos, honorarios del equipo creativo, música, sonido, iluminación, audiovisuales, kit de bienvenida, grupo de protocolo, inversión en medios offline y/o online, brindis en el cierre o networking.

Si tu objetivo es generar ingresos (por ejemplo, con la venta de entradas o productos), debes incluir cifras aproximadas en el presupuesto para compensar los costos. Debes ser lo más específico posible en tus estimaciones, y siempre deja un remanente para gastos imprevistos o de emergencias (yo sé porque te lo recomiendo).

Paso 5: Planificación de la Experiencia

¿Qué tipo de experiencia quieres que tus asistentes vivan?. Piensa acerca de si debes incluir lo siguiente:

  • Moderadores principales.
  • Demostraciones de productos.
  • Juegos o concursos.
  • Debates de mesa redonda.
  • Talleres prácticos .
  • Aperitivos, comidas o bebidas.
  • Entrenamiento o sesiones de tutoría.

Debes ser creativo, y tratar de añadir elementos de diversión para despertar el interés entre tus invitados. Por ejemplo, ¿podrías incluir experiencias que sean especiales y que se conviertan en una experiencia única para tu mercado objetivo?

Si el evento es educativo, puedes considerar el uso de un seminario web o plataformas virtuales para incluir a personas de diferentes culturas y lugares. Involucra a estos asistentes con chats en vivo o alimentaciones de vídeo.

Si decides servir comida en tu caso, garantiza que se respeten las diferencias culturales y religiosas. Además, ofrece alimentos sin gluten, vegetarianos y veganos opciones para dar cabida a personas con necesidades dietéticas especiales. Para ayudar a planificar pídele a tus invitados que indiquen sus preferencias cuando hagan la confirmación de asistencia RSVP.

Paso 6: Promover

Su evento es poco probable que sea un gran éxito si usted no tiene un plan de marketing en su lugar. Sin delegados, que no tendrá mucho de un evento, por lo que hacer todo en su poder para atraer a la gente. Utilice los medios sociales y otros recursos en línea para crear mucho ruido y ofrecer incentivos financieros para las personas que se inscriban temprano.

Utiliza sitios como LinkedIn , Twitter , Facebook y YouTube para promover tu evento. Anuncia el evento en la página web de tu empresa, publica en revistas especializadas, realiza acuerdos con los medios de comunicación para que te entrevisten, y hasta puedes hacer campañas por medio de correos electrónicos o boletines dirigidos.

Para poder saber cuántas personas debes invitar te cuento un secreto, no invites la cantidad exacta a la capacidad de tu sala, porque siempre entre un 20 a un 25% de las personas no asisten, por lo tanto mi recomendación es que invites de más. Pero siempre siendo muy prudente. No puede estar luego nadie de pie.

Puede utilizar los servicios en línea como Eventbrite® , EventSpot® , y Eventzilla® para planificar, organizar y promover sus eventos. Estos servicios le ayudan a vender entradas, realizar un seguimiento de las confirmaciones de asistencia y comunicarse con los asistentes registrados.

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Paso 7: Registro

Hoy en día la forma más segura y cómoda es utilizar software de gestión de eventos de fácil acceso y rápida como los antes mencionados. Estoy segura que tus invitados son personas lo suficientemente ocupado y agradecerán que les simplifiques el momento del registro. También, si es posible incentiva a los invitados que se registren con anticipación por ejemplo ofreciendo precios de lanzamiento, luego una fase de precios de pre-venta y de último el precio definitivo (para todos aquellos que dejan todo para última hora). De esa manera podrás estimar la asistencia antes de tiempo y conseguir un compromiso por parte de los asistentes. Ese es el escenario ideal, pero yo te digo que con mi experiencia, la mayoría lo deja para última hora y es por esto, que si cuando estés haciendo el presupuesto no dependas en un 100% de los ingresos por las entradas.

Otro consejo, en la mesa de acreditación ten a una persona únicamente dedicada a vender entradas en el sitio, porque siempre hay un alto porcentaje que decide comprar a última hora y se va a la puerta y los compran.

Paso 8: Conectar

Lo que nos lleva hasta el siguiente punto: Conocer y saludar a todo el mundo, y buscar oportunidades para conectar a las personas que podrían beneficiarse de la reunión entre sí. Siempre hay algunos que son tal vez demasiado reservados simplemente camina hasta esa persona y entablar tú la conversación. Aquí es donde tus datos de información de registro, así como tus resúmenes de facturación, son útiles.

Como no se puede estar en una docena de lugares al mismo tiempo, también se puede obtener voluntarios o pasantes para operar su red “centralita”. Como anclas, su trabajo es asegurarse de que todo el mundo está hablando con alguien. Vas a dar un paso por delante, porque tiene la inscripción y registro de entrada de datos, pero también es importante ser un buen oyente.

Si eres el anfitrión, debes llegar al lugar con muchas horas de para supervisar la instalación, hacer frente a los problemas, y asegurarte de que todo está organizado correctamente.

A medida que lleguen los invitados, saludarlos personalmente y darles las gracias por su asistencia. Gente de la estación cerca de la puerta para llevar abrigos, pasan a cabo bebidas y entremeses, y responder a cualquier pregunta que los clientes tengan. Recuerda que tu objetivo es hacer que las personas se sientan cómodos y bienvenidos tan pronto como llegan – después de todo, tú quieres asegurarte de que todo el mundo tenga una gran experiencia!

Creatividad

Si tienes folletos, regalos u otros materiales de promoción, dependiendo del tipo de evento debes decidir si los entregas al inicio porque los van a utilizar durante el evento, o si es más bien es un recuerdo se los pueden dar al final del evento, para que no tengan que estar con él en la mano todo el tiempo y se convierta más bien en una incomodidad.

Si desea que tus invitados asistan a una sesión de entrenamiento que es más de 15 o 20 minutos, asegúrate de que las sillas y refrigerios estén disponibles. Crear efectos visuales de presentación efectiva , por lo que los huéspedes pueden comprometerse con lo que están aprendiendo, y leer nuestro artículo sobre la entrega de una gran presentación , por lo que puede ejecutar sesiones informativas, interesantes.

Paso 9: Cierre

Después del evento, obtener retroalimentación de todos los asistentes. Te recomiendo que como tendrás la base de datos de todos puedes enviar una encuesta corta con preguntas cerradas para que te den su evaluación sobre el evento. O puedes enviar tarjeta de comentarios, una carta de agradecimiento personalizado vía mailing por haber asistido. Gracias por venir, e invitarles a compartir lo que más les ha gustado y lo que menos del evento. Su opinión te ayudará a medir el éxito de tus esfuerzos, y mejorar los eventos futuros.

Con todo el tiempo que se necesita para planificar y organizar un evento, en muchas ocasiones se te puede fácilmente olvidar por qué querías ser el anfitrión en el primer lugar. Las cosas pueden cambiar durante el proceso de planificación, la gente puede dejarse llevar por la emoción del evento, y puedes perder de vista tu objetivo general. Utiliza un programa de Administración de Beneficios para asegurarte de que el evento cumpla con las expectativas, y proporciona los beneficios que estás esperando.

Paso 10: Tener un plan de contingencia

Muchas veces aunque seamos muy cuidadosos con todos los detalles, no importa lo meticuloso que seas planeando un evento, y algo puede salir mal. Por ejemplo: el moderador principal puede enfermar por la noche antes o el mal tiempo puede interrumpir las redes de transporte local. Por lo tanto, siempre ten un plan B.

Otro secreto que te comparto, que llevo años organizando eventos, es que tengo una plantilla con todos los puntos que debo ir realizando mes tras mes, hasta llegar al propio día del evento, y tengo anotado todo lo que debo llevar (y en cantidades dobles por si acaso), y aunque no me lo creas. Esta lista parece un barril sin fondo, porque por más que crea que ya nunca le agregaré nada más, es mentiras siempre le agrego a si sea un bombillo, mas curas y pastillas para dolor de cólicos, doble extensión, tijeras de punta fina y punta cuadrada, etc, etc, etc.

Espero que con este paso a paso te sirva de guía para organizar un evento. Y si necesitas ya sabes pega un grito y búscame  en la redes que con mucho cariño te ayudaré.

Y tú mi querido lector … ¡ya tú sabes!!!!!!

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