En mi gestión anterior como Gerente de Marketing (cuando trabajaba para otros) y ahora para mi propia empresa Magenta Innovación Gerencial me ha tocado organizar un sin fin de eventos, y como debes saber si te ha tocado ya hacerlo, no es tarea fácil ¿verdad?. Pero si te organizas, planificas y te apoyas de tu equipo de trabajo (ya sean compañeros de trabajo o proveedores) seguro lograrás un evento impecable y de gran éxito.

Pero organizar eventos no es solo tarea de los de marketing, cualquier área de una empresa como RR.HH., Ventas, Relaciones Institucionales y otros se pueden ver involucrados en la organización de un evento y serán también responsables que éste sea un éxito, ¿Qué opinas?

Al vivir en sociedad, constantemente nos relacionamos con diversos grupos de afinidad. De estas interacciones, surgen muchas veces la realización de un evento que puede estar enmarcado en nuestro mundo social, empresarial o institucional. Participamos como asistentes de diversas actividades o propuestas, pero, ¿qué sucede cuando nos vemos involucrados en la preparación activa de un evento?

En el marco de la organización de un evento, el rol de cada uno de los integrantes del equipo organizador, puede o no participar activamente en las distintas etapas – Pre, Durante y Post evento. Además, puede suceder que nos encargamos de una, varias o muchas de las tareas que van a realizarse para alcanzar el “éxito” del evento.

Un “evento exitoso”, sea el tipo de evento que sea, es el que cumple con los objetivos que los organizadores se propusieron. Por eso es muy importante que nos tomemos el tiempo para analizar y fijar cuáles son esos objetivos, y no dar por sentado absolutamente nada.

Dependiendo del tipo de evento, su alcance  (municipal, zonal, nacional, regional o internacional), cantidad de participantes, las acciones para lograr los objetivos serán más complejas, el tiempoinversión económica y staff que necesitaremos incluir  para alcanzarlos será mayor.

En la organización de diferentes tipos de eventos, ya sean lanzamientos, seminarios, talleres, conferencias, workshop, cócteles, sociales, didácticos o cualquier tipo de convocatoria; debemos tener en cuenta algunas variables, para que los resultados sean satisfactorios y se logren los objetivos pautados; no te angusties si en el transcurso del evento algo no sale como lo tenías prevista … ¿Te acuerdas de nuestro amigo Murphy? pues éste siempre aparece en el momento menos esperado; pero si estás bien preparado seguro lograrás resolver lo que sea. De estas experiencias siempre podremos sacar provecho de ellas, y aprender para futuros eventos.

Estos son algunos temas que debemos tener en cuenta cuando vamos a realizar un evento:

Lanzamiento

Un gran error que he podido observar en algunas empresas, es que cuando van a introducir un producto o servicio al mercado, se olvidan de la importancia que tiene el evento para notificar a los medios, clientes, proveedores e invitados VIP sobre esta actividad. Normalmente a este tema casi no le dedican mucho tiempo debido a que es una de las últimas cosas que se realizan al lanzar un producto y es donde deben tener más cuidado porque de acá depende las ventas, clientes y cierres.

Logística

Hay que tener en cuenta cuántas personas van a asistir y cuantas pueden llegar adicionales, siempre es mejor que sobre y no que falte, hay que medirse en gastos pero no quedar mal ante los clientes que asisten. Dentro de los aspectos que se deben tener en cuenta esta la comida, las bebidas, las sillas, las mesas, el sitio que sea lo suficientemente espacioso para la comodidad de los asistentes, si es al aire libre o cerrado, parqueadero y demás. Los proveedores también juegan un papel importante un buen contacto, responsable y cumplidor ante las necesidades del solicitante.

Convocatoria de medios

Si el evento desea tener trascendencia que sea visto por muchas personas entonces se debe invitar a medios masivos, de lo contrario sería un evento privado. Incluir a los medios es una gran ventaja debido no solo que tu evento será conocido por todos, sino que la proyección de tu marca será increíble. La alianza con los medios es vital!!!

Si vas a convocarlos no olvides de redactar una correcta nota de prensa y hacerla llegar a todos los medios con una presentación adecuada, si tienes una carpeta con tu logo no dejes de usarla e incluir tu tarjeta de presentación. Y otro detalle que marca la diferencia, es si puedes obsequiar una muestra del producto en cuestión no dejes de hacerlo. Colócalo en un empaque bien atractivo y llamativo para crear la correcta imagen ante los medios.

Presupuesto

El manejo del presupuesto es super importante porque a la hora de ejecutarlo pueden hacer falta cosas que no se incluyeron en él, por esta razón siempre debe incluirse en alguna parte los IMPREVISTOS, costo adicional que puede llegar a cubrir las cosas de último momentos, esto para que todo salga bien.

Plan B

Tener un plan paralelo al inicial o al aprobado porque si algún detalle falta, tener algo para improvisar y no dejar que nada salga mal, es tener otra buena idea  que ayude a que todo esté bien.

Para ser un organizador de eventos debes tener en cuenta que debes contar con ciertas habilidades y cualidades que te serán de gran ayuda para lograr que tu evento sea inolvidable y todos hablen de él.

Organización

Una de las cualidades más importantes para los organizadores de eventos es la organización. Los clientes esperan que organices cada parte de su evento siguiendo especificaciones exactas. La sola información puede sobrepasar a un organizador de eventos poco ordenado. La organización para un organizador de eventos incluye citas, reuniones, recibos y personal. Los clientes esperan que conozcas el evento mejor que ellos mismos. No puedes lograr esto a menos que seas eficiente y ordenado.

Creatividad

Lo que distingue a un buen organizador de eventos es la creatividad. El cliente no solo quiere que proveas los detalles del evento que ellos quieren, sino que también espera que le propongas ideas y lo asesores para aumentar y expandir sus deseos. Algunos clientes pueden acudir a ti sin ninguna idea de cómo quieren que se proyecte su evento, y estará en ti la capacidad de poder formularle unas cuantas preguntas para saber que desea y basandote en eso poder conceptualizar todo un proyecto.

En estas situaciones la creatividad es la clave. Hay muchos organizadores “en serie” que utilizan las mismas decoraciones y lugares que otros organizadores. Ser creativo, con ideas para la decoración y lugares de eventos únicos te permitirán diferenciarte de tu competencia y lograr darle mayor visibilidad a tu empresa. Recuerda que un evento exitoso, es un cliente satisfecho, y eso conlleva a que el marketing de boca a boca empiece a funcionar.

OJO!!! En el momento de seleccionar el lugar donde se realizará el evento, no olvides en pensar en tus participantes. ¿Qué me refiero con esto?, analiza e investiga las facilidades para trasladarse del target objetivo que deseas que esté en tu evento, ¿Tienen coche?, de no tenerlo ¿Hay facilidad de rutas de transportes públicos cerca?. Si no es un evento masivo, sino que es más VIP es importante y tus invitados lo agradecerán contratar un valet parking para su comodidad.

Investigación

Un buen organizador de eventos investigan mucho antes de proponer una idea a un cliente potencial. Los organizadores de eventos debemos tener conocimiento de la vanguardia del diseño, el catering y el entretenimiento. Esto permite que el organizador (o sea tú) puedas sugerir ideas que no solo hagan que tu cliente impresione a los que asistan al evento; sino que haga que tú impresiones como organizador de eventos. La investigación también te puede dar inspiraciones para futuros eventos en los que trabajes. Recuerda que el Networking es indispensable y clave para futuros negocios y eventos.

Servicio al consumidor

La organización de eventos puede volverse un trabajo estresante a medida que el evento se acerca, pero si mantienes una debida planificación disminuirá notablemente el estrés … te lo certifico yo ?. Si logras mantener tus niveles de estrés bajo control y das un servicio útil y amigable, de seguro te contratan de nuevo. Tu cliente y sus invitados esperan un servicio de calidad por tu parte y tu principal objetivo es que ese día del evento quede grabado en sus mentes. Para satisfacer a tu cliente, y obtener  recomendaciones que te atraerán nuevos clientes, es esencial proveer este servicio de una manera profesional y amigable.

Negocios

Es crucial tener un buen sentido para los negocios. Tus clientes esperarán el mejor evento a cambio de su inversión. Para ahorrar dinero debes saber negociar precios para los servicios, bienes, catering y alquiler del lugar. Ahorrar dinero te permitirá aumentar tu margen de ganancia, y te permitirá hacer mejores ofertas que otros organizadores en tu área. Pero recuerda algo muy importante, ahorrar no significa eliminar de la lista elementos que harán que tu evento se diferencia al del resto.

Por ejemplo: si quieres que tu evento tenga un alcance global, no dejes de transmitir en “streaming”, a un costo muy razonable lograrás que tu marca llegue a muchos países y audiencia que no pueden estar físicamente en el evento. Y te lo prometo, lograras afianzar una fidelidad de estos participantes hacia tu marca.

Flexibilidad

La organización de eventos requiere ser flexible. Los salones de eventos se excederán en sus reservas, los proveedores cancelarán, y las decoraciones llegarán con los colores incorrectos. Es inevitable que algo salga mal. Un buen organizador de eventos siempre tiene un plan de respaldo. Debes poder no sólo implementar la nueva idea, sino que debes poder venderla a tus clientes como una opción mejor que la original.

Preparación

Un buen organizador de eventos siempre está preparado. Esto puede ser tan simple como calcular cubiertos extras por si aparecen más invitados por sorpresa. El organizador de eventos debe dar la impresión de poder predecir los cambios en el evento. La única manera de lograr esto es estar preparado para cualquier variable que pueda presentarse. El organizador de eventos también debe estar preparado para que el evento empiece puntualmente. Los clientes se frustran mucho si un evento comienza tarde debido a errores del catering, del entretenimiento, audio o planeamiento general. El organizador debe poder calcular el tiempo a la perfección para asegurarse de que el evento comience y termine a la hora correcta.

1.- ¿Qué quiero lograr? OBVIO, ¿no? Pues no, aunque no te lo creas, muchas veces nos centramos en otras cosas  antes de definir el objetivo del evento. Suena muy cliché, pero tener un objetivo es fundamental. ¿Qué quieres lograr con tu evento? ¿Fidelizar, comunicar, celebrar, enseñar, formar? Una vez que te respondas esto, podrás diseñar el  programa más adecuado para el mismo.

2.- ¿A quién va dirigido el evento? Piensa meticulosamente a quién se dirige el evento que quieres organizar debido que tu público puede ser muy variado así como variadas serán las maneras de convocarlos. Esto va muy ligado al punto anterior, no es lo mismo organizar un seminario a un lanzamiento de producto. Si es un seminario, querrás un público quizás reducido pero mucho más especializado, en cambio, si organizas el lanzamiento de tu producto, mientras más gente pueda venir, mejor. Dependiendo del tipo de evento, evita -en la medida de lo posible- los “figurantes” o el convocar a gente de relleno. Se nota mucho y puede restarle calidad a tu evento al no ser gente de tu sector.

3.- ¿Es el mejor momento para hacerlo? “Sí, claro que es el mejor momento, porque mi producto está listo para su lanzamiento y todo el mundo se tiene que enterar”.  Pues… quizás hay que pensar en otras cosas.  Por ejemplo, ¿es el mejor momento para tu empresa? Tu producto está listo, pero piensa en todo lo demás que también tiene que estar listo: marketing, soporte, ventas, servicio técnico, etc. ¿Es el mejor momento para ti? ¿Tendrás tiempo de gestionar un evento al mismo tiempo que su lanzamiento? ¿El sector está preparado? ¿No hay un evento similar o una feria multitudinaria en las mismas fechas que pueda condicionar la asistencia de tus invitados? Esto es un factor clave para el éxito o fracaso de tu evento.

4.- ¿Cuánto dinero me puedo gastar? Y no digáis “tengo 0 presupuesto” porque si no, es imposible organizar un evento. Tenéis que mentalizarnos que algo os tendréis que gastar; lo podéis ver de la siguiente manera: el hecho de que destinen recursos de vuestro equipo a la organización del evento, ya es un coste porque ese recurso dejará de hacer otras cosas que normalmente hace. La situación cambia si el presupuesto es muy limitado, vale, pero eso es otra cosa, porque quiere decir que al menos, te estás gastando unos 30 euros en comprar 3 botellas de cava y vasos de un solo uso para dar la bienvenida a los asistentes. Por otro lado, tampoco hace falta irnos al otro extremo y gastarnos mucho dinero. Lo más importante es dar sólo lo necesario,  optimizar el dinero al máximo y cuidar los detalles, al final, esto es lo que diferenciará vuestro evento de cualquier otro.

5.- ¿Necesito la ayuda de un profesional? Esto dependerá del tiempo que tengas disponible y también tipo y magnitud del evento. La ayuda de un profesional siempre es recomendable, pero en muchos casos no es obligatoria. Quizás sólo necesitas que un profesional te aconseje y te oriente sobre cuál sería la mejor manera de hacerlo. De esta manera, puedes organizar y ejecutar el evento con la ayuda de los miembros de tu equipo. Si el evento es muy complejo quizás deberías plantearte el que alguien te eche una mano; siempre te será más rentable gastar un poco de dinero en gestión y ahorrarte pérdidas de tiempo, tragos amargos, problemas con proveedores y crisis de último momento (creerme, esto nunca falta…) .

En esta infografía podrás tener un “check list” que te darán las claves para realizar un evento exitoso:

                                                   infografia_claves_evento_exito

Ahora quiero compartir con ustedes mi checklist paso a paso para organizar un evento, espero que les sirva:

Empieza lo más pronto posible

  • Define el responsable del evento
  • Determina el objetivo del evento
  • Determina la audiencia meta
  • Realiza el presupuesto
  • Define las opciones de la sede donde quieres hacer el evento
  • Define opciones de recintos
  • Investiga vías de comunicación que conecten con la sede
  • Investiga la capacidad hotelera (si aplica) o en la sede que hayas seleccionado
  • Solicita cotizaciones de las opciones de sede
  • Solicita cotizaciones de alimentos y bebidas
  • Realiza la primera revisión de avances con tu equipo
  • Revisa y solicita bases de datos actualizadas de la audiencia meta y su costo (apoyándote en cámaras y asociaciones)
  • Define un programa preliminar de actividades generales a realizar: conferencias, cenas, entre otros

A ocho meses del evento

  • Determina los comités que sean los responsables del evento donde van a coordinar: hospedaje, transportación aérea y terrestre, alimentos y bebidas, conferencistas/programa/contenido, promoción y publicidad
  • Realiza viajes de inspección a las sedes preseleccionadas
  • Revisa cotizaciones de recinto, hoteles, transportación, alimentos y bebidas
  • Analiza viajes y cotizaciones
  • Elección de sede y recinto
  • Analiza contrato y reglamento de operación del recinto seleccionado
  • Revisa base de datos
  • Diseña el Manual o Guía del Expositor
  • Define la imagen general del evento (logo, papelería y programa de producción)
  • Diseña la estrategia de mercadotecnia para el evento (correo directo, telemarketing, revistas especializadas, radio, televisión, prensa, productos promocionales, etc.)
  • Define el plan de medios de promoción (en un calendario)

A seis meses del evento

  • Negociación con hoteles, recinto y transportación
  • Definición de la fecha del evento, así como tiempos de montaje y desmontaje
  • Revisión de presupuesto
  • Depuración de la base de datos
  • Inicio de la promoción del evento (pósters, invitaciones por correo directo, relaciones públicas, ruedas de prensa, etc.)
  • Presentación del evento en medios y a clientes potenciales
  • Revisión del programa preliminar del evento de acuerdo a los conferencistas confirmados
  • Define cómo se hará el pre-registro (invitaciones y/o telemarketing)
  • Elabora el plan de transporte y hospedaje para los asistentes y sus acompañantes
  • Establece las necesidades de equipo de apoyo: equipo audio visual, decoración, atenciones, souvenirs, fotografía, filmación, grabación de vídeos y memorias del evento, iluminación, escenografía, mamparas, tarimas, edecanes, promotoras, traducción (si aplica), módulos de recepción e información, sala de prensa y organizador, publicidad, traducción simultánea, impresos, mensajería, mobiliario

A cuatro meses del evento

  • Enviar correspondencia de promoción
  • Impresión de programas definitivos
  • Diseñar el programa turístico para acompañantes
  • Primer cierre y monitoreo del pre-registro
  • Continúa la depuración de la base de datos
  • Redefine nuevamente las necesidades y ajuste de presupuesto

evento

A tres meses del evento

  • Planeación del servicio de alimentos y bebidas (programar horarios)
  • Confirmar la lista de equipo de apoyo y definir proveedores
  • Ajustar necesidades de hotelería y transportación
  • Continúa pre-registro y ajuste presupuesto
  • Entregar Manual del Expositor

A dos meses del evento

  • Programación de eventos especiales (cena de gala, brindis, inauguración, etc.)
  • Requerimientos adicionales: leyendas, mantas, señalización, gafetes, etc.)
  • Confirma el tipo de montaje de las salas con el recinto
  • Verifica avance de materiales impresos
  • Revisa el presupuesto actual y pre-registro
  • Revisa con proveedores tiempos de montaje y desmontaje de expositores

A un mes del evento

mesa

Prueba y confirma el menú/montajes/colores de los mantel

Confirmar habitaciones del hotel

  •   Confirmar transportación
  •   Revisar equipo de apoyo
  •   Preparar paquetes de información para participantes registrados
  • Primera junta con el recinto para la revisión de la logística del evento
  • Labor de telemarketing para quienes no se han registrado
  • Cerrar el contrato con alimentos y bebidas y pagar el anticipo

A una semana del evento

  • Cerrar cuentas con alimentos y bebidas
  • Junta final para revisión de la logística con el recinto: horarios y fechas del montaje y desmontaje, vigilancia, limpieza, requisitos de teléfonos y faxes, servicios de copiado, apoyo en escenografía, señalización, estacionamiento, ubicación del área de registro, requerimientos para la inauguración, área de invitados especiales, proveedores oficiales, etc.
  • Junta con alimentos y bebidas para revisar horarios y tiempos
  • Junta con hoteles, confirmar últimos detalles
  • Junta con empresa de transportación
  • Confirmación de programa de acompañantes ¿Te sientes preparado para el evento?

Revisa el siguiente listado y confirma:

  1. Requerimientos para la inauguración
  • Listón, tijeras, micrófono inalámbrico
  • Tarima/Pódium
  • Persona para la iluminación
  • Personal para el sonido
  • Iluminación del pódium
  • Confirmar invitados importantes
  • Fotógrafo/video
  • Discurso

2. Equipo

  • Equipo audiovisual
  • Iluminación
  • Decoración
  • Tarimas
  • Escenografía
  • Mobiliario especial
  • Sonido
  • Requisitos de teléfonos/faxes y larga distancia
  • Servicio de copiado
  • Circuito cerrado
  • Traducción simultánea
  • Tablero para recados de los participantes

3. Instalaciones

  • Area de registro: gafetes de pre-registro, material a entregar, teléfono
  • Sala de organizadores: teléfono, sala, circuito cerrado
  • Sala VIP de conferencistas: sala, teléfono/fax, servicio de café, circuito cerrado
  • Sala de prensa: teléfono/faxes, máquinas de escribir, computadora, copiadora, circuito cerrado, sala, servicio de café, área de información, estacionamiento, lugares especiales para las personalidades, señalizació

4. Promoción/Memorias

  • Impresos/publicidad
  • Atenciones a visitantes
  • Reconocimientos
  • Souvenirs
  • Fotografía
  • Filmación
  • Gafetes de VIP´s organizadores y prensa
  • Grabación de videos y memorias del evento

5 .Personal

  • Anfitriones de conferencistas e invitados especiales
  • Edecanes • Programa de edecanes
  • Traducción simultánea
  • Programa de traducción simultánea
  • Fotografía y video
  • Operadores de equipo
  • Variedad musical
  • Vigilancia
  • Limpieza

Te sugiero:

  • Antes de tomar cualquier decisión, considera los resultados de una investigación de mercados previa
  • Ten una lista de proveedores alternativos
  • Revisa con anticipación los tiempos de correo directo, para que la papelería llegue a tiempo a los diferentes destinos
  • Ten listos varios conferencistas alternativos (Plan B) uno nunca sabe, y los imprevistos siempre pasan
  • Si tienes invitados internacionales, considera las fechas para promocionar el evento con mayor anticipación
  • Es importante realizar juntas periódicas con todos los que participan en la organización para que estén enterados de los avances
  • No dejes de asistir por lo menos a dos juntas con el recinto
  • Recuerda que al final de revisar la lista de pagos pendientes e incluirlos en el presupuesto
  • Aprovecha la clausura para anunciar tu próximo evento (si aplica)
  • y por favor esto es muy importante y quedarás excelente…Envía cartas de agradecimiento a los expositores participantes

speaker

Han sido años organizando eventos, y esta lista no la armé de la noche a la mañana, ni con un solo evento. Fue a raíz de varios que la fui alimentando. Si tienes otros puntos que integrar en la lista, y no te importa compartirla con todos, Gracias!!!!

No es tarea fácil, pero es muy gratificante el buen resultado final. Queda uno exhausto pero si cumples con todo lo antes expuesto te aseguro que lograrás culminar con resultados maravillosos. Recuerda iniciar la planificación y organización con un mínimos de 3 meses, y si puedes hacer una planificación anual de evento por clientes será mil veces mejor. No dejes de realizar un cronograma o “time table” bien detallado.

Si consideras que necesitas ayudas y que necesitas delegar tu evento a un tercero, en Magenta IG nos ponemos a tu disposición que con gusto haremos de tu evento un éxito total. Contáctanos!!!

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