La gerencia de compra en la era digital

Realmente esta sección de los viernes titulada MI INVITADO DE HONOR DE LA SEMANA cada vez me trae mas y mas satisfacciones. Lograr la aceptación de grandes profesionales con tanta experiencia y conocimientos por compartir es fascinante. Estoy muy agradecida porque se que cada uno de mis invitados son personas muy ocupadas, y han abierto un espacio en sus apretadas agendas para escribir un post para mi blog con tanto cariño y dedicación que realmente me ilumina el rostro.

Esta semana viajaremos hasta Ecuador donde se encuentra mi invitada de hoy. Ella además de ser una gran amiga de hace más de 22 años, ser una antigua compañera de universidad (aunque somos de carreras diferentes),pero tiene una particularidad más, es nuestra consultora estrategica en ese país para Magenta Innovación Gerencial. Noellia Fernández es una profesional a la que yo admiro mucho no solo por sus amplios conocimientos en sus áreas de acción, sino por su enorme capacidad de adaptarse a grandes cambios y su entusiasmo continuo a investigar y descubrir nuevas áreas y campos profesionales.

Acepto el reto de compaginar su mundo de la ingeniería e incursionar en mercados diferentes que eran desconocidos para ella como lo son el Marketing tanto off como el online. Hago público mi admiración y agradecimiento a esta gran profesional que hoy por ser su primera aparición en este humilde blog hace el papel de invitada, pero como le dije ella acepta todos los retos y la verán más a menudo como parte fundamental de creación de contenido junto conmigo y el resto de consultores. Gracias mi Noe por aceptar mi invitación.

                               Noellia

NOELLIA FERNÁNDEZ

Cuando comencé a trabajar en el área de la cadena de suministros, del inglés supply chain, la era digital estaba en pañales. En aquel entonces apenas se contaba con la confirmación de recepción de los correos electrónicos, para poder llevar a cabo algún tipo de seguimiento, a la información que uno enviaba o solicitaba a los proveedores. Ni soñar con todas las posibilidades con las que contamos en la actualidad: tracking de envíos por GPS, desde el container hasta el camión; confirmaciones que se generan automáticamente; facturación en línea; compras en cualquier parte del mundo con sistemas de envío garantizados. La globalización ha barrido las fronteras en el área de compras.

    Carrito

Definamos primero el rol del gerente de compras, comprador, director de compras, encargado de procura o gerente de abastecimiento, el título del cargo, tanto como el nombre del departamento, dependerá de la dimensión de la empresa y cuántas personas estén bajo su mando o el país donde se encuentre. Sus funciones se encuentran en dos áreas claramente diferenciadas entre si: la operativa, que trata de que los insumos fluyan de manera ininterrumpida, según los requerimientos del cliente interno; y en paralelo la estratégica, que se basa en la planificación y establecimiento de canales que permitan la optimización del flujo de materiales, así como mantenerse actualizado para garantizar que se estén ejecutando las mejores prácticas en el área.

El resultado permitirá obtener como resultado, la optimización de los tiempos de respuesta y disminución de los costos, y repercutirá en la mejora de la calidad de su servicio dentro de la empresa. La satisfacción del cliente interno como objetivo. Se resume el rol de gerente de compras, como aquel que persigue obtener los mejores precios para los insumos requeridos por la empresa para su operación, al mejor precio y en el menor tiempo posible, sin sacrificar el negocio, ni la calidad del producto final.

CalidadDineroTiempoEl gerente de compras, el “comprador”, se enfrenta al desafío de satisfacer las necesidades de la empresa en que trabaja, es el responsable de los tiempos de respuesta en la capacidad productiva y de los gastos en que se incurra para mantenerla. Tiene que ser capaz de manejar la presión, el presupuesto y el personal a cargo, manteniéndose actualizado además en las últimas tendencias de negociación y estrategias en permanente cambio dentro del mercado en que se desenvuelva.

En la era digital la gerencia de compras se enfrenta a infinitas opciones para conseguir listas de precios, opiniones de otros usuarios, conocer nuevos proveedores, descubrir nuevos mercados donde sea posible ir de compras, todo separado de nosotros por un click.

Mi primer contacto con este mundo de infinitas posibilidades virtuales fue como compradora, como usuaria, no como especialista. Por ser los productos para mi uso personal, quizás me permití algunas libertades que no habría tenido en el ámbito profesional, donde se podría ver involucrada mi credibilidad, al tratar de innovar o cambiar los métodos de compra tradicionales. Mi sorpresa fue cuando, a través de la pantalla, obtuve mucho más de lo que buscaba; la presencia en internet de todas las marcas, me permitió comparar productos, precios, calidades, opiniones de otros usuarios, saber cómo, dónde y por qué podría necesitar un producto y no otro.

A veces uno quiere un jet, cuando lo que necesita es una bicicleta; si el capricho persiste, por desconocimiento del motivo de la compra, nos costará más dinero del realmente necesario. Si, por el contrario, tenemos la capacidad para discernir entre las páginas web, que nos presentan infinidad de comentarios sobre diferentes productos, podremos sacar nuestras propias conclusiones sobre lo que estamos buscando y satisfacer nuestra verdadera necesidad. Las marcas también nos facilitan las descripciones de sus productos, no solo de su aspecto o calidades de los materiales que lo componen, sino también los atributos del producto, para qué sirven, los alcances de su funcionamiento y cuántas versiones del mismo fabricante, que pueden ir de lo más básico, hasta lo más especializado. Conseguí en ese momento cómo comprar lo que necesitaba en diferentes partes del mundo, en la información se incluían costos del envío, tiempo de entrega, si había que pagar aranceles o gastos de nacionalización. En fin, conseguí con lujo de detalles absolutamente toda la información, sobre los productos que estaba buscando.

Terminé comprándolo a un proveedor en China, que estaba muy bien valorado por los comentarios en internet y el que tenía servicio de envío gratuito a todo el mundo, haciendo uso del correo tradicional (no encomienda), tomé mi riesgo, porque garantiza la entrega, y el resultado fue cien por ciento satisfactorio; de manera similar también tuve una muy buena experiencia con proveedores en Estados Unidos, de los que estaba disponible toda la información. El resumen de todo ésto es que obtuve lo que necesitaba, al mejor precio posible; eso si, disponía de todo el tiempo para esperar los productos, pues lo que necesitaba, no era urgente. Lo mejor, al mejor precio, siempre toma tiempo.

Pero cómo podría llevar esa experiencia satisfactoria a mi ámbito de trabajo, fácilmente: en la gerencia de compras, es práctica normal solicitar al menos tres cotizaciones para el mismo producto, a menos que uno tenga proveedores ya establecidos, con lo cual uno no debe estar buscando nuevos aliados.

Siendo el caso de las cotizaciones, yo soy partidaria de solicitar cinco, y esto es motivado a lo desproporcionado que puede ser el mundo de los precios habitualmente, y para que no pase lo del jet, cuando uno lo que solicitó fue una bicicleta; cuando uno recibe cinco cotizaciones, automáticamente descarta la más alta y la más baja, y compara calidades con las del medio; pero si se cuenta con la posibilidad de revisar a los proveedores a través de internet, porque los mismos cuentan con presencia en las redes, se puede chequear si el mismo es confiable, ver los productos e incluso revisar el grado de satisfacción de sus otros clientes; ni siquiera es necesario que cuente con una página web, si tiene usuario de Twitter, Instagram, Facebook , etc, haciendo una búsqueda sencilla con el nombre del proveedor, o de su usuario, podremos encontrar a los clientes, quienes contentos o descontentos, los hayan mencionado en las redes sociales. Queda a la discrecionalidad del comprador dónde quiere ir de compras el día de hoy, en el siglo XXI el mundo será tu centro comercial.

En este punto me preguntarás ¿cuál es el truco?, ¿cuál es la ciencia detrás de esta manera de comprar?, ¿qué pasa con las empresas que no tienen presencia en las redes sociales? Primero lo primero, el truco es el sentido común, y eso solo te lo dará la práctica, navega, navega y navega, pronto aprenderás a diferenciar lo que es publicidad en una red social, de lo que son verdaderas opiniones de usuarios. Como comprador debes de ser muy prudente, no es tu dinero de monopoly con el que estás jugando, sino con el dinero de la empresa en la que trabajas, por lo que debes de cerciorarte de que lo que te cuenta internet es verdad. Nuevamente, necesitarás experimentar, navegar, y aprenderás.

Descubrirás que a veces los más grandes no tienen presencia en las redes, y que algunos pequeños, solo por tenerla, creen que son los mejores y cobran sus productos a cualquier precio. Las búsquedas por internet son complejas, y su complejidad radica, en que a veces estás en Quito y consigues lo que estás buscando en Madrid, pero los gastos de envío superan tu presupuesto, pero los proveedores locales no satisfacen tus necesidades; por lo que tendrás que replantearte alguno de los items de tu triángulo de producción, si quieres la mejor calidad, costará más dinero o más tiempo, tendrás que redefinir las necesidades del cliente interno tomando en cuenta sus restricciones, lo que deseo vs lo que realmente puedo pagar.

¿Por qué no todos los proveedores tienen página web o venta en línea? Tener un community manager, una página web o el servicio de encriptado para pagar en línea, la afiliación a las tarjetas de crédito, etc, cuesta dinero y no todas las empresas se han dado cuenta de que la presencia en la red, genera valor a sus productos y los acerca a nuevos targets que consideran que si estás fuera de línea, estás fuera del mundo. Lo mismo aplica para la gerencia de compras en estos momentos, si uno no está en línea, está fuera del planeta.

¿Tu como gerente de compras estás online u offline?

Noellia Fernández. @noelliaf

Ingeniero Electricista, Universidad Metropolitana, Caracas.

Máster en Robótica, Universidad Politécnica de Madrid.

Diplomado en Gerencia de Logística Comercial, UCV, Caracas.

Desde ya este blog Magenta IG le da la bienvenida a Noellia como parte del equipo de generadores de contenido para este espacio y las redes sociales. Gracias a ti por pasar por aquí y dedicar tiempo para leernos. A partir de hoy podrás disfrutar y aprender conmigo de nuevos temas gerenciales a los que todos los que nos dedicamos al mundo de la consultoría empresarial son habituales. Este es el inicio de varias sorpresas más que vendrán y otros consultores de Magenta Innovación Gerencial que están a lo largo del mundo se unirán a nuestro equipo del blog. Próxima semana mucho más 😉

APROBADO

By | 2017-02-21T06:06:57+00:00 2 octubre , 2015|Innovación Gerencial, Mi invitado de honor de la Semana|