A mi me encanta una fiesta, una boda, un cóctel, una conferencia, ferias, seminarios… si son de diversión por lo bien que me la paso; y a los que he asistido por aprendizaje y enriquecimiento profesional, no solo lo disfruto por toda la información que recibo (que obvio es mi principal objetivo por el que asisto), pero siempre me apasiona saber todo lo que sucede detrás de bastidores; y te hago ésta pregunta: ¿te has puesto a pensar alguna vez todo lo que hay detrás de la ejecución, coordinación, diseño, programación, logística, negociaciones que se requiere para lograr un evento totalmente exitoso?.

Recuerdo cuando organicé mis primeros eventos (ufffff hace ya mas de 18 años) y me temblaba todo, no solo por la inmensa responsabilidad que tenía sobre mis hombros de que todo saliera a la perfección, sino que a la final si algo sale mal quién queda mal no es precisamente uno, sino la marca y empresa que representa el evento.

Han sido muchos los eventos que he realizado en diversas empresas por las que pasé; pero recuerdo uno con mucho cariño no solo por ser el primer evento a nivel nacional que yo organizaba (fui la creadora y responsable del mismo) para seleccionar a los dos mejores bartenders de Venezuela para asistir al Campeonato Anual de IBS Marie Brizard 26th Edition (te estoy hablando de diciembre del 2008). Sino por la logística y planificación con todo mi equipo de Marketing de Complejo Licorero Ponche Crema del que estuvimos a cargo desde su diseño, creación, desarrollo, ejecución y el evento final de premiación.

LOGO COPA

Recuerdo que para el momento cuando empezamos con la creación y diseño del evento definimos un brief (por donde siempre se debe empezar cualquier proyecto) y definimos los siguientes puntos:

Situación: Hasta la fecha (2008) jamás se había realizado un concurso nacional dirigido a los mejores bartenders del país, y por ésta razón Complejo Licorero Ponche Crema (CLPC) sería la primera empresa licorera en organizar un evento a nivel nacional que reuniría a todos los profesionales de la coctelería venezolana, donde podían demostrar sus habilidades en este ramo, y optar por reconocimientos nacionales por medios masivos, participar en un recetario coctelero y participar en el Concurso Anual de Bartenders que organiza la casa de MARIE BRIZARD en la ciudad de Bordeaux cad a año.

Marco competitivo: No existía para esa fecha ninguna competencia en materia de concursos dirigidos a Bartenders que convocara a nivel nacional ni con la mecánica empleada en este evento en particular.

Objetivo de comunicación: Integración del mundo coctelero venezolano, y poder exportar a los mejores bartenders internacionalmente. Logrando así que estos profesionales pudieran demostrar sus habilidades en su área de acción y poder seleccionar a los dos mejores bartenders del país para ese año.

Objetivo de marketing ¿Cuáles son las metas del cliente?: Realizar un concurso donde se plantearon los siguientes objetivos:

OBJETIVO GENERAL:

Premiar a los 2 mejores bartenders de Venezuela. Donde el premio era: Asistir al Concurso Internacional Bartenders organizado por MARIE BRIZARD, que lleva a cabo en la ciudad de Bordeaux (Francia) en el mes de Diciembre 2008.

  • Participación masiva de los mejores cocteleros del país.
  • Realizar un concurso denominado “I COPA NACIONAL PONCHE CREMA” para los bartenders, donde respaldado por un grupo de grandes personalidades “jueces” conocedores en el ramo coctelero puedan elegir a dos ganadores.

1. Cada participante debió presentar 1 Long Drink (Trago largo) ó 1 Short Drink (Trago corto), según fuera su elección:

  • Debía preparar 3 copas del Long Drink ó
  • Debía preparar 3 copas del Short Drink

   2. El jurado funcionaría de la siguiente manera: Estuvo compuesto por un total de 8 personas: 3 representantes de la Asociación de bartenders, 3 miembros de la empresa Tu Bartender.com , 2 miembros de la empresa CLPC.

  • Deben resultar como ganador un (1) bartender con long drink y otro con un short drink.
  • Requisito obligatorio para poder quedar en el 1ro y 2do. puesto.

Dicho jurado se compuso de 2 grupos:

a-    Jurado Técnico: Evaluaron el desempeño en tarima (escenario) y que se cumplieran las normas.

b-    Jurado de Cata: Evaluaron la presentación (decoración), la apariencia y el sabor de la receta.

Cada participante entregó una ficha técnica un día antes del concurso a los organizadores del evento para su evaluación (como es una empresa licorera únicamente podían utilizar productos que la misma comercializara; de existir en la receta cualquier otro ingrediente que no fuera manufacturado por la empresa podían seleccionar los que ellos desearan pero sin presentar etiqueta e imagen de marca en el momento de concursar), donde debía estar el detalle de la preparación de las recetas con las que iban a concursar (no podía haber ninguna variante en el momento del concurso).

Únicamente los productos especificados que podían utilizar fueron: Ponche Crema, Ron Ocumare (Blanco y Añejo), Ron Estelar, Espumante Alexander, Licores Marie Brizard y Licor 43 (éstas dos últimas marcas no son producidas por CLPC pero éramos sus representantes en el país). De necesitar whisky, vodka, ginebra, o cualquier otro ingrediente, lo podían llevar pero con previa presentación algún miembro del jurado. Se les instaló un stand amplio con frutas tanto para la decoración como para su preparación y utensilios como licuadora, vasos largos y cortos. Los jurados en ningún momento tuvieron en su poder las fichas de las recetas concursantes hasta el mismo día del evento en horas de la mañana

§  El orden de entrada de cada equipo fue anunciado en una lista el 1er. día.

§  Cada bartender debía trabajar con su propio equipo de instrumentos. CLPC puso a su disposición de los concursantes los elementos de decoración.

§  La vestimenta que debían llevar durante el concurso debía ser formal (uniforme bartender, vestido por debajo de la rodilla o traje con corbata).

§  El bartender galardonado con el más alto grado técnico y de degustación ganaría el concurso y recibiría el trofeo y premio por parte del Presidente de la empresa organizadora (CLPC)

§  Si existiera la posibilidad de haber dos bartenders que se colocaran en igualdad de condiciones (puntuación), la degustación de la receta (sabor) sería el punto decisivo  para proclamarse como ganador.

§  Todos los derechos de las recetas de los cócteles (previa negociación y autorización con cada participante) fueron trasladados los derechos de autor a la empresa  organizadora del concurso; con la condición de que siempre que dicha receta se fuera a utilizar o publicar en medios de comunicación se mencionaría el nombre del creador.

§  Las mejores recetas fueron publicadas en un recetario elaborado por CLPC después del concurso.

PREMIOS:

  • 1er y 2do. Lugar = Viaje a Bordeaux para participar en el Concurso Internacional de Bartenders
  • 3er. Lugar = Obsequio y Diploma de reconocimiento

* Los lugares nocturnos y/o restaurantes donde se efectuaron las eliminatorias recibieron un kit de obsequios para sus negocios más producto (3 cajas por marca) como: Espejo barra, coctelera, vasos, copas, dosificadores, removedores, ceniceros y servilletas. (Cortesía del sponsor MARIE BRIZARD)

* Todos los participantes (bartender) se les obsequió un kit: un identificador carnet, gorra, franela y chemise (por parte del sponsor Marie Brizard)

* Creación y publicación de un Recetario de “I COPA NACIONAL PONCHE CREMA” donde se reseñaron las recetas de los mejores cocteles y fotos del evento.

* Se convocó a los participantes por medio de avisos de prensa y emisiones radiales para su registro especificando las bases del concurso

* Cada eliminatoria se realizó en las ciudades principales, y los 3 mejores bartenders de cada ciudad, se trasladarían a la ciudad capital para la final.

* Se negoció con todos locales seleccionados la permisología para la exposición con ubicación especial de la marca.

Beneficio único/Propuesta single minded Este evento sería el primer concurso para bartenders realizado por una empresas licorera, nuestras marcas participantes tendrían la recordación a nivel nacional de haber organizado en un evento de tal alcance nacional .

¿Por qué es relevante para el consumidor lo que estamos comunicando?: Este evento tiene como objetivo lograr la participación de los bartenders con nuestras marcas, y así lograr que este personal tenga en su top of mind las marcas de CLPC y adicionalmente convertir a todos los locales donde se ejecutaron las preliminares y final convertirlos en aliados y futuros clientes de nuestros productos.

Personalidad de las marcas patrocinantes:

Ron Ocumare:

  • Hombres y Mujeres
  • Edades  entre 20-30 años
  • NSE:  C, D y E
  • Para lo que están en  la búsqueda de nuevas alternativas que les permitan satisfacer sus necesidades cambiantes y que los haga sentirse originales.
  • Interesados en disfrutar de un excelente producto al momento de celebrar momentos significativos.
  • Individuos sociales y laboralmente con un activo estilo de vida
  • Frecuentan discotecas y bares nuevos o de moda, para el disfrute de un agradable momento con sus amigos y familiares.

Ron Estelar:

  • Hombres y mujeres con activo estilo de  vida,
  • Edades  entre 25-45 años
  • NSE:  C, D y E
  • Interesados en disfrutar de un excelente producto al momento de celebrar momentos significativos.
  • Individuos sociales y laboralmente activos.
  • Frecuentan restaurantes y bares nuevos o de tradición, para el disfrute de un agradable momento y una buena comida.
  • Se caracterizan por tener hábitos siempre asociados con el buen gusto y calidad en  sus preferencias.

Licor seco Country Club:

  • Hombres en su mayoría
  • Edades  entre 25-45 años
  • NSE:  C, D y E
  • Interesados en disfrutar un producto que sin ser whisky tenga la calidad y el Standard de un producto con una buena relación precio-valor.
  • Individuos sociales, rumberos y laboralmente activos.
  • Frecuentan restaurantes, tascas y bares, para el disfrute de un agradable momento y una buena comida.

Alexander:

  • Target Primario: Para brindis (Eventos en general y graduaciones). Clase socioeconómica B-C (Nivel medio).
  • Target Secundario: Night Clubs.

Ponche Crema:

  • Target Primario: Mujeres mayores de 25 años. Clase socio económica A,B,C y D, principalmente amas de casa,  madres de familia y profesionales. Unidad familiar que se reúne para compartir. Muy utilizado como obsequio navideño.
  • Target Secundario: Restaurantes (bartenders). Regalos corporativos de empresas en Navidad (Cestas). Coctelería en general.

Ponche Crema Café:

  • Mujeres y hombres mayores de 25 años. Clase socioeconómica A,B,C y D.

La ejecución del evento fue desarrollado y ejecutado teniendo en cuenta todos los mas mínimos detalles, donde su gestión, programación y logística fue intachable. El día de la final fue maravillosa donde participaron los mejores bartenders del país, se convocaron a los principales medios de comunicación de la capital; y como ganadores en primer lugar José Abarullo (Anzoátegui) y segundo lugar Diego Álvarez (Zulia).

Ya en Bordeaux la organización de la empresa MARIE BRIZARD fue maravillosa, y con una esmerada ejecución del evento con eliminaciones innovadores llamadas “Mistery Box” (Cajas Misteriosas) donde los concursantes no sabían que ingredientes encontrarían dentro de ellas, y en tiempos medidos debían preparar una receta en el formato solicitado. Tanto su ejecución, sabor y presentación eran evaluadas. Durante la estadía de todos los países, la empresa anfitriona nos organizó una estadía, paseos y recorridos por diversos Chateaux como por la propia fábrica de MARIE BRIZARD.

La participación de los venezolanos en el campeonato 26th IBS MARIE BRIZARD fue tan perfecta que logramos ganar el campeonato y traernos a nuestro país Venezuela el galardón como los mejores bartenders a nivel mundial avalado por la empresa MARIE BRIZARD.

Al regreso nuestro campeón fue entrevistado por diversos medios de comunicación organizados por CLPC donde si deseas leer aquí te dejo dos enlaces (fueron muchos):

Revista Estampas (del periódico El Universal): Artículo “El Cupido de los cócteles” por la periodista Adriana Gibbs

Blog Talento Venezolano: artículo “José Abarullo Campeón Mundial” por la periodista Vanessa Rolfini


Como te mencioné al inicio del artículo crear, diseñar, organizar este campeonato en Venezuela ha sido no solo un enorme orgullo, sino una de las experiencias mas gratificantes en mi carrera profesional en Marketing y como organizadora de eventos (te juro que de solo recordarlo y volver a ver estas imágenes se me alumbra el rostro). Todo esto no lo hubiera podido lograr si no fuera por mi gran equipo de Marketing y compañeras que estuvieron ahí codo a codo conmigo, en especial debo agradecer a mi Brand Manager en ese momento Georgette Baladí que sin duda sin su ayuda, apoyo, trasnochos, dulzura, profesionalidad nunca lo hubiera logrado. El apoyo de toda la empresa Complejo Licorero Ponche Crema este evento jamás se hubiera podido llevar a cabo y mucho menos sin el apoyo y confianza de mi jefe Pablo Monsant Quintana (Director de Marketing y Ventas). Fue una experiencia que nunca olvidaré y que la llevo grabada en el corazón.

Ganadores

Después de compartir esta hermosa experiencia de cómo fue a grandes rasgos la organización de un evento con cobertura a nivel nacional, me gustaría compartir contigo un artículo que escribí para el blog Marketinízate de La Rizos titulado ¿Cómo organizar un evento exitoso?. Es una post que espero te pueda ayudar mucho si tienes que organizar un evento.

Y si tu evento merece organizar una rueda o conferencia de prensa a los medios de comunicación, te comparto este otrotitulado ¿Cómo organizar con éxito un evento para los medios de comunicación?. Mas que un artículo es una guía donde intenté no dejar escapar el mas mínimo detalle para que logres un evento de lujo.

Mucho éxito si estás en el mundo de la organización de eventos, no es tarea fácil pero es fascinante, y al finalizarlo la satisfacción personal y profesional es indescriptible. Cualquier duda que tengas, escríbeme que con cariño te puedo ayudar. Y no olvides!!!!

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