Cómo organizar con éxito un evento para los medios de comunicación

Desde que trabajé para diversas marcas aprendí que cuando queremos que nuestro evento (lanzamiento, conferencias, congresos, etc…) logre una mayor repercusión en su estrategia de comunicación, se recomienda realizar un evento previo dedicado y estructurado únicamente para nuestros amigos los medios de comunicación (TV, Radio, Prensa, Internet). Es importante aclarar que existen dos tipos de eventos donde podemos agrupar a los medios de comunicación: Rueda de Prensa o Conferencia de Prensa. El primero se hace para interpelar, y el segundo tiene un enfoque o fin más explicativo o argumentativo.

Para dejar claro de que va éste artículo y no entrar en confusión, mi objetivo es compartir contigo los puntos que debes tomar en cuenta en el momento de organizar un evento con los medios de comunicación (sea cual sea el fin de tu comunicación); vamos a dedicarnos a la organización y planificación del evento como tal. Por lo tanto me referiré al evento ya sea para Rueda o Conferencia de Prensa.

Tanto las ruedas como las conferencias de prensa, son eventos donde los medios de comunicación se agrupan en un recinto para cubrir un acontecimiento de interés periodístico. Son herramientas de promoción o de divulgación de una noticia de interés público donde podemos inferir que son una opción considerablemente económica para empresarios, debido que podemos agrupar a los principales medios (TV, impresos, radios y otros) logrando nuestros objetivos a través de una impecable y exitoso evento con un modesto presupuesto, y la cobertura de la noticia “prácticamente” se considera como una publicidad gratuita.

Incluyo la palabra “prácticamente” entre comillas porque a lo largo de este artículo te iré destacando algunos puntos que sí deberás incluir en tu presupuesto, aunque no es un evento gratis para el organizador pero si indudablemente es MUCHO más económico que trasmitirlo por los canales publicitarios convencionales y pagar por sus espacios (especialmente si hablamos de TV abierta); adicional debemos tomar en cuenta no sólo la parte económica sino como medio de divulgación en eficacia y tiempo es muy ventajoso reunir a todos los medios y dar la noticia, en vez de ir uno por uno concediendo entrevistas ¿verdad?.

Paso 1

Decide el tema del evento. Para tener éxito, el tema debe ser de interés periodístico o de gran interés para el público en general de manera que los medios de comunicación son más propensos a enviar reporteros a cubrirlo. Los buenos temas incluyen alto perfil para los lanzamientos de nuevos productos, inauguraciones de tiendas o cualquier espacio público o anuncios sobre nuevas e importantes noticias de impacto social, cultural, político, entre otras. Debes tener en cuenta que temas como informes de ganancias mediocres, los nuevos empleados de nivel medio o ventas de productos o cualquier otra noticia interna que no sea de impacto para el beneficio de tu marca y mucho menos no sea de interés para el público en general es mejor no sacarla a la luz pública.

Paso 2

Selecciona una fecha, hora y lugar. Revisa siempre los calendario de las comunidades y las cámaras de comercio para asegurarte de que la fecha que elijas no entre en conflicto con otros eventos importantes o de interés periodístico que podrían desviar la atención de tu evento a otro, y no lograr el interés de los medios para cubrir tu evento. Recuerda que ellos solo se moverán hacia aquellos recintos donde haya una verdadera noticia para su público.

Paso 3

Planea tu evento con antelación. En muchas ocasiones según el tema a informar tendrás más o menos tiempo para planificar el evento. Por ejemplo si es para comunicar el lanzamiento de un nuevo producto se considera que podrás tener suficiente tiempo para su organización; pero en el caso de querer informar el cambio de directiva en una gran empresa o entidad se recomiendo que como mínimo lo planees con dos semanas de anticipación. Con esto te dará suficiente tiempo para escribir un comunicado de prensa y determinar los medios apropiados para contactar. Contactos apropiados son aquellas organizaciones que tengan interés en la cobertura de temas relacionados con tu negocio o industria en particular. El comunicado de prensa inicial debe indicar el motivo de la convocación e incluir la copia que obliga que describe por qué el evento es digno de la cobertura de noticias.

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Paso 4

Distribuir el comunicado de prensa de contactos con los medios con una semana antes del evento. Si tienes relaciones profesionales con los periodistas o editores de asignación de noticias, envía el comunicado para lograr su atención. Te recomiendo siempre que no confíes ciegamente en la recepción de la noticia en digital (correo electrónico) o en físico (una entrega en DVD), por favor debes hacer seguimiento de la distribución con una llamada de teléfono personal para evaluar el interés en cubrir el evento; de ésta manera te aseguras que te asignen el equipo necesario para cubrir la noticia (en muchas ocasiones se requiere más de 1 reportero o comunicador) y les facilitas información privilegiada que hará que les sea más fácil para cubrir tu evento.

Por ejemplo, si tu pequeña empresa está expandiendo sus operaciones y la adición de un número significativo de puestos de trabajo para la comunidad, deberás proporcionar al reportero con las estadísticas que indican lo que significará para la comunidad de los nuevos puestos de trabajo desde un punto de vista económico.

Paso 5

Haz los arreglos anticipados con los periodistas interesados en entrevistar a un portavoz de la compañía antes o después del evento.  Establecer un tiempo específico te asegurará que el periodista asiste al evento. Los grandes eventos deben incluir un kit de prensa para cada medio de comunicación en la asistencia. El equipo debe incluir la historia de la empresa, biografías de los dueños de negocios, fotografía apropiada para la reimpresión y una copia de la nota de prensa.

Paso 6

Prepara el área donde se llevará a cabo el evento. Incluye un podio con tu logotipo de empresa (marca o marcas) cartel y una larga mesa y sillas si más de un altavoz estará participando. Es muy importante que trates de crear capacidad suficiente para el número previsto de asistentes (te recomiendo que incluyas un 5% adicional de asistencia) y los micrófonos de prueba, equipos de sonido y luces. Te preguntarás pero si cada medio me confirme la cantidad de personas que enviará a cubrir la noticia, ¿Por qué debo prever que me lleguen más asistentes?, la respuesta que te doy es… “no te arriesgues”. Por experiencia propia muchos medios me confirmaban que enviarían a 1 periodista y 1 camarógrafo, y a la final venían con 1 asistente o el gerente de marketing del medio por ejemplo.

Por tanto, para que seas un excelente anfitrión y todos los asistentes sean atendidos como se merecen ten la capacidad de agregar más sillas, de sacar más copas para el cierre, si es el caso de que ofrecerás un entremés haya suficiente para todos, y un punto muy importante si entregarás algún obsequio o recuerdo toma la previsión de tener unos cuantos de más para que nadie se vaya con las manos vacías.

Paso 7

Nombrar a un representante de la compañía para saludar a los periodistas a medida que llegan a la conferencia y coordinar oportunidades de fotos y entrevistas con representantes de la empresa.

Paso 8

Comienza el evento a la hora de inicio designada donde un vocero de la empresa se acerque al podio, darle la bienvenida a los asistentes e introducir al orador principal o altavoces. Los oradores deben ser breves con sus comentarios, resaltar los elementos claves sobre el tema de la conferencia de prensa se trata y luego se abre el turno a la sesión de preguntas.

Paso 9

Poner fin al evento con un representante de la compañía en la tribuna para señalar el final de la conferencia y gracias a los asistentes por venir. Un representante de la compañía debe estar disponible después del evento para verificar la información y responder a las preguntas de seguimiento y alguna entrevista puntual y directa.

Paso 10

Enviar mensajes personales de agradecimiento a los representantes de los medios de comunicación que cubrieron la noticia el día después del evento. Esta cortesía fortalece las relaciones con los medios de comunicación, que serán un activo en la planificación de éxito para eventos futuros.

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RECOMENDACIONES:

  • Kit de prensa: consta de una carpeta con todo el material del evento (DVD, PenDrive (8MB)), brochure, material POP, libreta, bolígrafo y cualquier otro artículo promocional que consideres de interés para los medios.
  • Podio (con stand para apoyar o en su defecto mesa con sillas)
  • Micrófono inalámbrico (tener back-up micrófonos de cables y baterías adicionales)
  • Hidratación: Colocar a todos los portavoces un vaso con agua, y estar pendiente a lo largo del evento de reponerlos.
  • Lista de Contactos de medios: Organizado por medio/nombre del medio/persona contacto/cargo/teléfonos/mails/información adicional de interés que consideres relevante conocer de ese contacto.
  • Considera tener detrás de escenario una mesa con bebidas, aperitivos,  artículos promocionales para empleados, proveedores, empresas invitadas. Ejemplo: Coolers, bolsos, bolígrafos, llaveros. (Si organizas tu evento con suficiente antelación puedes importar desde China POP a precios muy económicos donde por un costo muy bajo te graben el logotipo de tu marca).

ADVERTENCIA

Debes también tener en cuenta que no todas las conferencias de prensa son convocadas para ofrecer noticias positivas. Si este fuera tu caso de tu evento te recomiendo que no sólo contrates una póliza de seguro por daños externos en caso de un escándalo, accidente o incidente en la localidad y contar con un equipo de seguridad (tanto privado como público) por si requieren asistencia pública inmediata. Si tienes que planificar este tipo de conferencia de prensa, considera llamar a personas indicadas mediante el envío de un aviso electrónico a los medios apropiados tomando nota de la hora, la fecha y el lugar del evento. Dependiendo de la gravedad de la situación, puede ser mejor para la conferencia de prensa que consiste sólo de la portavoz de la compañía de leer una breve declaración y responder a un número limitado de preguntas de seguimiento.

Cómo ejecutar una Conferencia telefónica

Lo que puedes hacer para asegurarte de que tus conferencias telefónicas se ejecutan de manera eficiente y eficaz. No se si conoces o ya empleas esta forma de comunicación, pero para asegurarme de que las puedas ejecutar correctamente, quiero compartir contigo 5 factores que te recomiendo tener en cuenta.

Las llamadas de conferencia, conferencias telefónicas o (en inglés) “conferences calls” son una herramienta de trabajo eficaz por múltiples razones, desde reportar a tus empleados internos sobre actualizaciones y cambios, mantener a tus clientes al día de los acontecimientos de tu empresa o simplemente durante tu evento en vivo existen algunos medios de comunicación claves para tu negocio que no pueden asistir por diversas razones y deseen intervenir a través de una conferencia telefónica.

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Ésta herramienta es una forma muy efectiva de comunicar este tipo de información. La clave para dirigir una conferencia telefónica efectiva, de acuerdo a todos los servicios de conferencias, se inicia en la preparación antes de que comience.

Paso 1

Escribe una agenda sobre la conferencia telefónica. Escribe una agenda para la conferencia telefónica para que los participantes pueden seguir a lo largo de lo que como facilitador puede mantener la llamada a la pista.

Paso 2

Distribuir el orden del día. Una vez que finaliza la trasmisión, envíalo a los participantes vía e-mail el mismo día de la conferencia telefónica o el día siguiente a más tardar, para que lleven control de lo conversado.

Paso 3

Establece el tiempo de respuestas y preguntas. Conferencias telefónicas eficaces comienzan y terminan de acuerdo con el calendario establecido en el programa.

Paso 4

Elije un lugar tranquilo para realizar la llamada. Cierra la puerta de la oficina o dirígete a una sala de conferencias de negocios donde se pueda realizar la llamada de forma tranquila y sin distracciones.

Paso 5

Revela las expectativas al inicio de la llamada. Al empezar la llamada, deja que los asistentes conozcan las razones de la convocatoria.

Paso 6

Seguir el orden de la agenda pautada. Para evitar que la llamada se vaya por la tangente o se salga del tema; esto aplica especialmente si el grupo en la llamada es grande.

Paso 7

Hacer un resumen al final de la llamada. Cerca del final de la llamada, es importante recapitular la información cubierta en la llamada y hacer un breve resumen. Especialmente si se definen próximos pasos que queden claros y quienes son los responsables.

Paso 8

Proporcionar información de contacto o nuevas medidas. Puedes proporcionar tu información de contacto o la información de contacto adecuada para aquellos en la llamada que tengan preguntas o necesidad de seguimiento después de que termine la llamada. Si los asistentes tienen algo que hacer después de terminar la llamada, asegúrate de que ellos sepan el siguiente paso.

Cómo darnos a conocer

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1. Elige el momento adecuado. La mayoría de los medios de comunicación tienen una reunión mañana y tarde. No programes durante una de esas veces. Prueba algún punto intermedio.

2. Ver la noticia. Asegúrate de que el día seleccionado no esté sucediendo nada grande que está ocurriendo ese día. Si el alcalde está poniendo en marcha una nueva iniciativa o un gran evento que está pasando, van a ir allí en primer lugar. Tiempo y eventos deportivos son conflictos a menudo que quitan la posibilidad de que los medios de comunicación puedan asistir a tu evento.

3. Haz algo divertido! Nadie quiere ver que te pones delante de un podio y hablar. Obtendrá más tiempo en el aire y girar mayor atención si tu manera de informar es de forma original o incorporas algo interesante. Por ejemplo si es la apertura de un nuevo restaurante: puedes hacer un demo con tu chef en vivo cocinando una receta única de tu local. Mientras que las imágenes sean más atractivas, mayor atención llamarás.

4. No te olvide durante el seguimiento. No te limites a enviar una invitación a los medios de comunicación con la esperanza de que aparezcan. Confirma con anterioridad su asistencia. Un empujón amistoso puede hacer la diferencia.

5. Hacer el trabajo para ellos. Así que no se presentaron o no obtuvieron la mayor cantidad de tiempo al aire que esperábamos. Toma fotos durante el evento para enviarlos a cualquier persona que no pudo asistir. Invítalos a volver al día siguiente para una entrevista de uno a uno. Agrega un poco de valor y trata de construir sobre la prensa que conseguiste!

10 Consejos para conducir tu evento con éxito

Vamos a revisar algunos tips de cómo sacar el máximo provecho a tu evento. Como te he venido diciendo a lo largo del artículo las ruedas y conferencias de prensa son eventos mediáticos en manos de protagonistas de las noticias, y la asistencia de los medios de comunicación para dar noticias, actualizaciones, lanzamientos de productos o para hacer otros anuncios. A través de esta efectiva herramienta comunicacional, los medios son capaces de obtener de última hora y las noticias importantes rápidamente. NUNCA OLVIDES: “El que pega primero, pega dos veces”

Una rueda o conferencia de prensa no es la solución para todos y cada uno de los anuncios de noticias, pero es una fuente ideal para obtener noticias de forma rápida y precisa de los eventos que son de gran interés para un público masivo o para un público objetivo que para tu marca es de gran interés.

Al igual que en todos los demás aspectos de los negocios, hay buenas maneras y malas maneras de llevar a cabo un evento con medios. No es que sea una experta en la materia pero son ya algunos eventos de este estilo que he organizado; por lo tanto hay una serie de consejos y buenas prácticas que he aprendido. Voy a enumerarte a continuación para ayudarte a maximizar tu oportunidad durante tu evento.

Comienza temprano. Cuanto antes mejor. A veces parece que hay un montón de tiempo para empezar, pero el tiempo vuela, especialmente donde hay una fecha límite. Si no puede fijas una fecha, perderás credibilidad ante la prensa. Al comenzar temprano, también puedes eliminar el estrés asociado con la realización de un evento.

Prepara la información pertinente. La información pertinente incluye fechas y horas del evento, el lugar, la identificación de los voceros claves, identificación de los asistentes principales y objetivos clave de los medios.

Identifica los objetivos claves de interés para los medios. Mediante la identificación de los objetivos correctos estarás aumentando las probabilidades de que los medios de comunicación asistan y promocionen la cobertura de tu anuncio de noticias. Si identificas a un reportero donde tu noticia no cubre su industria, te recomiendo no lo invites.

Identifica oportunidades de medios de comunicación posibles. Estas oportunidades incluyen entrevistas de pre-prensa de conferencias, entrevistas exclusivas y pre conferencia de prensa “comer y beber”. A la final todos éstas oportunidades de conexión son excelente para tu marca.

Debes saber quién va asistir a tu evento. Identifica voceros clave y establece un tiempo para darles un entrenamiento para que sepan cómo deben dirigirse a los medios de comunicación y revisa los puntos claves de dicha conversación. Yo te recomiendo hacer esto tan pronto como te sea posible para dar a los participantes claves tiempo para prepararse y conocer los mensajes correctos. Cuanto más tiempo tengan para preparar sus discursos y respuestas a las preguntas posibles, más fácil será para que agarrar confianza con el tema y no mostrar ningún tipo de nervios cuando inicie la sesión de preguntas.

Identifica los mensajes clave / estrategia para tu evento. Mensajes clave incluyen lanzamientos de productos, alianzas, patrocinios, anuncios de nuevos clientes y asociaciones, así de que forma darás a conocer estos mensajes, cómo y cuándo.

Haz las tareas en equipo. Incluye detalles claves como temas de conversación, proporcionar una lista de los datos de los participantes claves, asigna a alguien para supervisar los materiales del kit de prensa y asigna a alguien para supervisar la creación y diseño de los impresos que irán en la pared del podio como telón de fondo y la señalización de tu evento.

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Establece metas / plazos para el evento. Sin objetivos no tienes nada que trabajar. Soy una firme creyente de que nada se puede lograr sin una planificación bien detallada donde debes diseñar cronogramas de actividad versus responsables y fechas límite. Los medios de comunicación viven con el tiempo contado, no todos tendrán la posibilidad de quedarse horas a esperar que empieces o que les concedas una entrevista. Es por esto que es crucial que identifiques siempre los medios de mayor interés y saber cual es su disposición de tiempo para cubrir tu noticia.

Practica tu breve presentación y las preguntas que pudieran surgir. Hacer esto te ayudará a sentirte cómodo presentando tu mensaje y te permitirá, como te he indicado anteriormente, para confiar que aunque te pongas nervioso (cosquillas en el estómago) puedas continuar sin “congelarte” en el escenario y no poder responder.

En el sitio del evento. Los puntos anteriores son elementos diseñados específicamente para la terminación antes del evento.

Ahora quiero que revisemos otros puntos pero durante el evento. Este conjunto de consejos te proporcionará las bases para la realización de tu evento y aprovechar de los beneficios asociados a tener a todos los medios de comunicación con mayor relevancia para tu empresa y marca en un solo lugar.

Llega a tiempo. Planea llegar temprano para permitirte suficiente tiempo para la puesta a punto.

Contacto directo. Establece un tiempo para ir a través de la conferencia de prensa y responder a las preguntas de los medios de forma individual y rápida.

Asigna diversas personas de tu equipo que se encargue de cuidar y tener en el salón todos los materiales pertinentes, incluyendo:

  • Materiales del kit de prensa
  • Lista de contactos claves que pueden proporcionar información o aclaración sobre los temas discutidos durante la conferencia de prensa
  • Lista de Medios
  • Documento con preguntas y respuestas usuales.
  • Participantes clave breves antes de la conferencia de prensa y realizan entrevistas conferencia de prensa antes o después.
  • Instalación del telón del escenario, la señalización y decoración del salón.
  • Asegurarte SIEMPRE que los medios obtengan todo lo que necesitan y que sean muy bien atendidos.

Siguiendo estos consejos podrás eliminar la tensión y los nervios asociados con la preparación y la realización de una evento tan mediático. Sigue estos consejos y ten a mano siempre tu lista de puntos importantes y cronograma con fechas. Estos consejos te permitirán comprobar que no se te escapa ningún detalle importante para cumplir tus objetivos y tener todo está bajo control. Es muy importante la continua comunicación y sincronización de todo el equipo de trabajo para que puedas delegar y poner toda tu concentración en el momento de salir a escena y dar la noticia. Es importante para tu tranquilidad nombrar a una persona de tu total confianza para que te pueda hacer status rápidos y concretos de las acciones de la organización y de lo que esté sucediendo a tu alrededor.

10 Pasos para realizar con éxito entrevistas con los medios

Las entrevistas con los medios de comunicación buscan diversión y cuando se hace bien puede ser muy beneficioso. Una buena entrevista parece fácil pero en realidad hay un montón de trabajo que se dedica a la realización de una entrevista exitosa.

Es que ya sólo el comienzo de conseguir que te hagan la entrevista con día y fecha fijada es ya todo un gran trabajo de coordinación y seguimiento. Una vez que la entrevista ha sido asegurada, eso no quiere decir que el trabajo está hecho. Por el contrario, una vez que la entrevista se asegura, es cuando empieza el duro trabajo de preparación para que la ejecución y resultado de la entrevista sea el deseado.

No puedo decirte cuántas veces he visto que alguien se emocione para una entrevista, crea que pueden hacerlo sin ningún problema (a veces hasta se confían demasiado) y luego, cuando llega el momento se congelan. Esto es muy a menudo especialmente  cuando se trata de una entrevista con emisión en vivo y un micrófono se coloca en la cara y las cámaras se encienden. Es normal, pero se puede evitar siguiendo unos sencillos pasos.

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También es bastante común cuando la persona se memoriza el mensaje de memoria y cuando lo atacan los nervios se le olviden detalles importantes que deseaba informar. Todo el mundo probablemente ha experimentado esto un momento u otro. Si no ha sido en una entrevista con los medios, puede ser que te haya sucedido en una entrevista de trabajo que luego al salir empiezas a pensar y recordar cosas que querías estar seguro de mencionar.

Afortunadamente, hay algunos pasos simples que puedes hacer antes de una entrevista para preparar y aprovechar al máximo la oportunidad, incluyendo:

La investigación de la publicación. Debes conocer todo lo que incluye tanto en contenido y su formato o estilo. Hacer esto te ayudará a obtener una idea de cómo vas a ir a la entrevista. También te ayudará a determinar qué mensajes puedes compartir y que será más relevante para los medios de la audiencia objetivo.

La investigación de la periodista. Lee algunas historias pasadas o contenidos relacionados con el reportero para que tengas una idea de su estilo que emplea al entrevistar. Sabiendo de antemano un estilo de escritura te puede ayudar a dar forma a tus respuestas y entender el nivel de conocimiento o experiencia que el reportero tiene o no.

Saber de lo que quieres hablar. Decidir cuáles son los mensajes más importantes que quieres transmitir. ¿Qué necesita el reportero saber para entender lo que tu empresa hace o los beneficios que tu producto o servicio ofrece?. No entres en una entrevista esperando que el reportero conozca todos los detalles sobre tu industria. Si puedes educarlos y ayudarles a entender los hechos, datos y tendencias; esto se convertirá en un recurso valioso para ellos y vas a lograr construir una relación de confianza que les harán volver a ti para obtener más experiencia.

Un periodista no puede hacer las preguntas exactas que tu deseas que te pregunten, pero si podrás lograr dirigir la conversación en la dirección que deseas por la forma en que respondes a las preguntas que te hacen. Si durante la entrevista ves que no te formulan alguna pregunta que para ti es importante, tu con habilidad y mucha seguridad puedes orientar la conversación para que lleguen a formularte lo deseado.

Práctica. Piensa en las preguntas que te pueden formular y practica las respuestas especialmente acerca de tu empresa, producto y/o servicios. No tienes que memorizar las respuestas (y te recomiendo que NO lo hagas, porque si te llegas a poner nervioso puedes conseguir olvidar información crucial para la noticia), pero con la práctica tendrás una idea de lo que quieres decir por lo que cuando los nervios entren en juego puedas continuar sin que nadie lo note. Yo siempre práctico un ejercicio: Busca una grabadora en el teléfono o de video y práctica frente a ella respondiendo a las preguntas, así luego podrás ver tu postura,  tus gestos, y escucharte para ver cómo lo hiciste. Éste ejercicio repítelo tantas veces sea necesario hasta que estés satisfecho con tus respuestas.

Identifica las 10 principales preguntas que no deseas que te formulen. Estas preguntas no pueden llegar, pero estar preparados para responder a ellas por si acaso nunca estará de más (jajajajaja). Si te preparas con antelación y tienes control de todas las preguntas posibles, lograrás que no te sorprendan ni ponerte nervioso cuando dichas preguntas surjan. Tu reacción a las preguntas debe ser muy natural, de tal forma que las respondan con tranquilidad y mantengas el control de la entrevista.

Conoce bien a tu competencia. Aunque te parezca un poco absurdo que te aclare éste punto, me he encontrado con dueños de empresas que creen que no tienen competencia. Tu puedes hacer las cosas de manera diferente que otros, pero eso no significa que no vayas a tener competidores. Si un periodista piensa que tienes un competidor, ten por seguro que una pregunta pueda estar relacionado con ellos. Debes estar familiarizado con ellos y ser capaz de explicar lo que te diferencia de ellos. Recuerda que jamás debes hablar mal o menospreciar a tu competencia, pero debes estar preparado para demostrar y explicar por qué eres diferente a ellos.

Llega a tiempo. Nada de gritos, indiferencia y menos de no llegar a tiempo. El periodista está cediendo su valioso tiempo para hablar contigo y conocer de tu negocio. Devolver el favor con estar a tiempo y mantener el horario acordado es de caballeros. Siempre le recuerdo a los clientes todo el tiempo si el periodista llega tarde es problema de él, pero tu jamás debes dejar esperando a tu entrevistador.

Adopta una postura adecuada. Puede ser que éste punto te parezca que es obvio, pero no te imaginas la cantidad de veces que he observado a personas encorvadas, con los hombros hacia delante, mal sentados (especialmente ten cuidado si eres mujer y usas falda), si tienes una mesa no la utilices para acostarte en ella. No solo una postura incorrecta es signo de mala educación sino que no ayudará a tu imagen. Debes estar siempre muy recto (sin parecer que tienes un palo de madera en la espalda), con los hombros alineados, la barbilla y cuello estilizados (sin parecer una cigüeña por favor), no cruzar los brazos (son símbolo de que no estas prestando atención), y lo más importante que tu voz y mirada sea la adecuada (no gritar ni mirar a otras partes).

Presta atención. Es muy importante que se preste atención y escuches al entrevistador y otros involucrados en la conversación. Si durante la entrevista no eres el único, por favor escucha las respuestas de los otros entrevistados para no repetir información.

Habla claro y se preciso. Debes enunciar tu discurso de forma clara y fácil para que los reporteros te puedan entender con claridad. Evita el uso de jerga y palabras muy autóctonas (especialmente si la noticia será trasmitida en diversos países). No asumas que el reportero debe entender del tema que hablar, trata de no utilizar términos muy técnicos. Explica sobre lo que estás hablando y emplea palabras que sean fáciles de entender. Nadie le va a importar si utilizas palabras muy decoradas ¿me entiendes?, no es necesario que decores tu vocabulario para aparentar que sabes muchos sobre el tema, si te están entrevistando es porque ya te consideran conocedor por lo tanto debes facilitar que tu mensaje llegue claro y preciso. Porque si el periodista no entiende lo que estás diciendo ¿cómo pretendes que luego pueda redactar o compartir la noticia de forma correcta?.

Las entrevistas son una oportunidad increíble para compartir tu experiencia y crear conciencia acerca de tu gestión, tu empresa y tus productos y/o servicios. Preparar y sigue estos pasos y aumentará significativamente tus posibilidades de conseguir la cobertura deseada.

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5 maneras de integrar la tecnología en su evento

¿Quieres integrar las nuevas tecnologías, pero no sabes cómo? Puede ser difícil, para todos los que somos gerentes de proyectos y planificadores de eventos poder descifrar a través de toda la tecnología de conversación cual es la indicada y si vamos por el camino correcto. Sin embargo, no sería malo tener algunos consejos rápidos para que los puedas usar cada vez que los necesites. La incorporación de sólo uno de estos elementos te ayudará para el éxito general de tu evento.

A estas alturas estoy segura que ya debes saber lo útil que son los medios de comunicación social, y cómo pueden ayudar a tu evento. Los medios sociales pueden transformar eventos. Trata de añadir elementos como publicar tu evento en blogs influyentes o buscarte como aliado a un influenciador para que le haga difusión a tu evento. Tener una página de fans en Facebook, o promover tu evento a través de promocionar utilizando los medios de comunicación social, y verás como se dispara la asistencia de tu público objetivo.

Crowdsourcing

Si no conoces su definición visita a Wikipedia. Pero para resumírtelo es conseguir una visión, ideas, votos, y otros aportes de empresas y aliados externos a tu empresa, es una gran manera de contratar, y obtener la información pertinente para tu evento y así poder distribuir de forma eficiente las responsabilidades. Hay muchas herramientas, a menudo gratuitas, que se pueden utilizar para lograr la sinergia entre tus empleados propios y los aliados externos para trabajar en conjunto por un resultado deseado.

Vídeo

El vídeo es simplemente impresionante. Ofrecer un video simplemente permite que el participante tenga otra visual durante tu evento. Puedes elegir entre muchos vídeos en YouTube que se relacionan con tu contenido, tomar video en vivo de tus asistentes, tal vez tener un altavoz de pre-registro de un mensaje en video. Encontrar maneras fáciles de poner en práctica un pequeño elemento de vídeo en tus eventos.

Aplicaciones móviles

¿Hay una aplicación para todo? ¿Por qué no tener una aplicación para tu evento? Al incluir una aplicación en tu evento, puedes dar a los asistentes la oportunidad de involucrarse íntimamente con tu evento mediante la búsqueda de recursos, agendas, el acceso a los medios de comunicación social, y más. Existen aplicaciones excelentes tanto para la organización de tu evento, la interacción de tus asistentes durante el evento y el seguimiento post-evento y conocer cuales fueron sus impresiones. Yo te recomiendo YouChat.

Reuniones-Tablet friendly

Es muy común hoy en día que la gente de tu sector tenga una tableta. ¿Qué significa eso para ti? Podría ser útil para asegurarte de que tus sitios web y la comunicación tienen un diseño responsivo para dichos dispositivos. Puedes compartir información de vital importancia para tus asistentes para que cada vez que ellos necesiten acceder a la información de forma rápida sobre tu evento y ayudar a la difusión del mismo.

Ir híbrido

Mezcla el encuentro cara a cara con un componente virtual e ir híbrido. Algunas empresas utilizan este elemento a menudo para permitir a los asistentes locales y no locales que tienen una experiencia similar en torno al contenido específico. Por ejemplo lo antes mencionado las Conferencias telefónicas o el Video en Streaming.

Entonces, ¿cómo empezar a incorporar toda esta tecnología cosas? Te recomiendo visitar el sitio web de Corbin Ball como un recurso donde te ofrecen diversas formas de incorporar la tecnología a tu evento. Se trata de una gran cantidad de información y te puede ayudar para lograr incorporar nuevas tecnologías a tu evento logrando un mejor resultado. Si ya tienes experiencia en la realización de eventos, ¿cómo has logrado integrar la tecnología en tus evento? ¿Cual fue el resultado? ¿Fue tu caso más notable, más exitoso?

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Checklist para lograr una conferencia de prensa eficaz

Lista de verificación para una Conferencia de prensa eficaz

Introducción

En un evento para los medios incluyen ruedas de prensa, foto-llamadas y conferencias de prensa. En muchas ocasiones un simple comunicado de prensa no es suficiente y es necesario ofrecer una información detallada a los medios de comunicación donde ellos puedan interactuar con los protagonistas de la marca formulando sus preguntas y tomar fotos de impacto para sus respectivas publicaciones.

Una conferencia de prensa puede ser un evento planificado o uno llamado a corto plazo en respuesta a una crisis. Éstos eventos suelen ser de formato sencillo e informales, y contar con un cierre (nada ostentoso) como un ‘gracias’ con una copa de alguna bebida de una marca patrocinante. La localidad puede ser perfectamente en las propias oficinas principales de la marca o entidad que comunica, o simplemente organizado en las salas de un hotel con una ubicación céntrica para que los invitados puedan llegar sin ninguna dificultad.

Sea cual sea la razón o motivo de tu evento con los medios, para lograr una ejecución con resultados exitosos siempre implica una planificación antes, durante y después del evento.

Te he preparado un Checklist para organizar un evento para los medios de forma EFECTIVA.

Razones

  • Una grande historia de interés periodístico.
  • Nueva información relativa a una gran historia de importancia para los medios de comunicación.
  • Una declaración sobre un tema controvertido.
  • La participación de ponentes de alto perfil o celebridades.
  • Lanzamiento de nuevos hallazgos importantes o datos de una investigación.
  • Puesta en marcha de una nueva iniciativa de gran envergadura.
  • El anuncio de algo de importancia local, la ubicación y configuración
  • Una ubicación central conocido, conveniente para los periodistas, y apropiada para el evento.
  • Evita grandes habitaciones que den la apariencia de que pocas personas asistieron.
  • Asegúrate de que el nivel de ruido del local es baja.
  • Reserva en el fondo de la sala para las cámaras de televisión, y si en una plataforma elevada mejor.
  • Asegúrate del sistemas de luz y sonido estén en buenas condiciones.
  • Si es posible incorpora la disposición de la función de fax, teléfono y correo electrónico.
  • Asegúrate de que hay un podio y una mesa lo suficientemente larga para todos los portavoces
  • Considera presentar grandes efectos visuales, como gráficos, logotipos o gráficos.
  • Prepara una zona de “registrarse” para los periodistas para así puedas llevar el control de quienes asistieron a tu evento.
  • Coloca en el área de registro un bowl o envase para que introduzcan sus tarjetas de presentación.
  • Determina si deseas servir bebidas calientes y frías como café, agua y refrescos o aperitivos durante o al final de la rueda de prensa.

Tiempo

  • Analiza la hora ideal para realizar tu evento, para que los periodistas puedan cubrir tu evento.
  • Comprueba que no estés compitiendo con otros importantes el mismo día como son las elecciones, los presupuestos, las declaraciones del gobierno, los principales eventos deportivos, etc. Todo esto tendrá un impacto en la cantidad de tiempo que los medios puedan dedicar a tu evento.
  • Inicia el evento a tiempo – Por favor evita que los periodistas esperen, se pueden retirar.
  • Te recomiendo que si vas a entregar material informativo para los periodistas, lo entregues al final del mismo. Para asegurar que se queden hasta el final.

Materiales

  • Comunicado de prensa.
  • Lista de participantes en la conferencia de prensa.
  • Resumen ejecutivo del informe.
  • Estudios de caso e historias.
  • Las hojas de datos y gráficos.
  • Biografía y fotos de los altavoces, y copias de los discursos.
  • Considera poner todos los materiales impresos juntos con el “kit de prensa”.

Invitación a periodistas

  • Mantener una lista actualizada de correo como base de datos de periodistas.
  • Asegúrate de saber el área de interés de noticias de cada corresponsal.
  • Monitorea cuales son los periodistas que cubren tu industria.
  • Enfócate en conseguir los medios de comunicación más influyentes.
  • Recuerda que debes invitar a los medios de comunicación internacionales y extranjeros (si aplica para tu marca).
  • Coordina que los medios publiquen la noticia de 7 a 10 días antes de tu evento.
  • Siempre debes realizar llamadas de seguimiento para comprobar que el periodista haya recibido la información o invitación.
  • Considera proporcionar información a los periodistas de la industria en general antes del evento, sin revelar a ellos los detalles de tu noticia.
  • Considera ofrecer información “exclusiva” de tu noticia a los medios de comunicación más influyentes.

Preparación de voceros

  • Seleccione de los portavoces o voceros adecuados.
  • Seleccionar voceros fuertes que sean carismáticos, elocuentes y con autoridad.
  • Preparar un brief a los voceros con el mensaje principal del evento.
  • Ensayar con los voceros sobre la forma de responder a las preguntas difíciles.
  • Trata de mantener una reunión para informar a todos los oradores antes del evento.
  • Lo ideal sería que cada vocero se dirija a los medios en un lapso de tres o cuatro minutos.
  • Verifica que cada orador hable sobre diferentes puntos de la noticia sin desviarse de la noticia principal.
  • Asegúrate de que cada orador desarrolle uno o dos puntos importantes.
  • Manten discursos cortos y sencillos, dirigido a un público general y evitar jerga técnica.
  • Seleccionar un moderador que se encargue de monitorear las preguntas de los asistentes después de la presentación.
  • Fomentar la sesión de preguntas. Dar respuestas cortas. Reiterar los mensajes principales y nunca introducir nuevos temas.

Wowww se me hizo largo el artículo, pero es que tenía que compartir contigo toda esta información para que tu Rueda o Conferencia de Prensa no se te pase ningún detalle.

Para concluir… “Control y planifica tu tiempo”

¿Eres de esas personas que dice a menudo?… “Es que el tiempo no me alcanza, necesito un día de 48 horas”, pues (por experiencia propia te quiero compartir algunos consejos para que puedas llegar a tiempo a todos tus compromisos y no entres en la categoría de los “impuntuales”).

Prepárate con antelación. Tómate el tiempo (pero se sincero contigo mismo) y piensa el tiempo que normalmente te va a llevar al lugar de destino (incluye una holgura por atascos).

Más vale prevenir, que lamentar. Piensa en las otras tareas que tienes que realizar y dar prioridad a estas actividades. Empieza cada día mediante la creación de una lista de las cosas que tienes que lograr. Dale prioridad a aquellas actividades y empieza con las tareas más urgentes. Si algo inesperado surge, debes saber a priori cuáles son las actividades que puedes posponer a favor de las emergencias inesperadas que a veces se presentan (Recuerda que nuestro amigo Murphy siempre aparece).

Crea un horario. Si así mismo como lo lees (te sonará que Adriana se volvió loca y que si esto es una escuela militar), no tanto pero más o menos jajajajaja; sino que la vida me ha enseñado que la planificación es perfecta para que todo se ejecute con perfección (o por lo menos que la menor cantidad de errores posibles sucedan). Un programa debe darte una lista de control para trabajar. En mi experiencia, es bueno tener una lista para trabajar y para asegurarme de que no me esté olvidando algo. Viajo con frecuencia por reuniones in situ con un cliente en otro estado y por estas reuniones creo un programa para ayudarme a asegurarme que cuando llego al lugar para las reuniones que tengo todo lo que necesito.

Comenzar temprano. Esto me lo enseño mi papá (que es un friki de la puntualidad y la organización). Cuando tenemos un evento como un día de fiesta para preparar y planificar comienza a preparar todo unos días antes. Me enseñó a crear una lista de las cosas que tenía que hacer para estar listo para el evento. Si el evento son tus vacaciones familiares, incluye en tu lista cosas como la organización para el correo que te llegará durante tu ausencia, limpiar la casa, empacar las maletas y el pago de facturas por adelantado. Incluso se planea hacer las compras y cargar baterías de la cámara de antemano. Al hacer esto, te aseguras de no estar corriendo a última hora.

Tómate todo el tiempo para viajar de una cita a otra. En mi caso personal no me gusta llegar tarde (y mucho menos que esperen por mi, o peor llegar toda sudado y con el maquillaje corrido) y por lo tanto siempre salgo temprano para poder llegar temprano. Prefiero llegar hasta 20 minutos antes de aparecer al sitio de la reunión y espero al punto de entrar a la hora a la que fui citada. Me encanta compartir contigo anécdotas de mi infancia: Imagínate que mi papá si nos invitaban a una cena (por ejemplo) a las 8pm, el estacionaba el coche a las 7:50pm en frente de la casa y hasta que no fueran las 7:58pm nos decía chicos bájense ya es hora de timbrar” (te lo juro que no exagero).

Prevé lo inesperado. He fijado una reunión con uno de mis clientes el otro día y en el camino a mi cliente estuvo involucrado en un accidente de tránsito. No era su culpa, fue chocado por detrás por otro automovilista. Este fue sin duda algo que no se esperaba, pero que había dejado la holgura que incluso a la espera de que la policía venga y citaciones que todavía era capaz de llegar a la entrevista a tiempo. Cosas como ésta ocurren todo el tiempo, pero si tomas en cuenta estos imprevistos nunca pasarás malos ratos.

La incapacidad para llegar a tiempo es un signo de pereza y demuestra poco interés a las personas con las que te vas a reunir. En el mundo de los negocios la impuntualidad puede destruir su marca y reputación. Al ser puntual y mantener al día tus compromisos construirá la confianza y demostrará tu compromiso con tu negocio, tus clientes y las demás personas con las que trabajas.

Bueno ahora si ya terminé y ya sabes …

#SeguimosEnLínea

By | 2017-02-21T06:06:56+00:00 9 Diciembre , 2015|Eventos|