Cómo gestionar el tiempo en el mundo digital

En este artículo quiero enseñarte de la misma forma que me enseñaron a mi a como administrar el tiempo. Y es que en el mundo laboral; seas del sector que seas, el tiempo pertenece a una parte importante de la vida.

Al fin y al cabo cuando te levantas gran parte de tu tiempo lo dedicas al trabajo; y el saber administrar ese tiempo te va a influir de forma muy positiva en tu día a día, a través de unos métodos que te mostraré más adelante.

¿Qué es el tiempo?

Antes de meterte en materia es importante saber que es el tiempo. Muchos le dan un significado diferente a esa palabra; pero echemos una ojeada a lo que dice la RAE. Según la RAE el tiempo es la “magnitud física que permite ordenar la secuencia de los sucesos, estableciendo un pasado, un presente y un futuro y cuya unidad en el sistema internacional es el segundo” (caray para la RAE).

Pero hablando claro; personalmente me quedo con la definición de Jim Rohn que dice “el tiempo es nuestro activo más valioso, y sin embargo, tendemos a desperdiciarlo, matarlo y gastarlo en lugar de invertirlo” cuanta razón ¿no?

administrar tiempo

¿Por qué tienes que administrar tu tiempo?

Una vez que tienes claro que es el tiempo, hay que destacar que Internet ha cambiado significativamente nuestro modo de vida y de trabajo; pudiendo acceder hoy en día a multitud de información, herramientas y otro tipo de contenidos. Esto también ha generado que el nivel de distracción se multiplique; y por eso hoy en día Internet entra en ese tipo de elementos conocidos como los ladrones del tiempo.

Lo malo no es que te robe el tiempo; lo peor es que en muchas ocasiones te lo roba sin que te des cuenta. Por eso, es importante que reflexiones; e identifiques de manera consciente qué cosas te distraen y roban tu tiempo. Saber gestionar tu tiempo es fundamental para que seas más productivo.

que hacer

¿Qué hacer para administrar tu tiempo?

Para contestarte a esta pregunta es importante que tengas en cuenta los siguientes puntos:

  • Reconocer que haces: aquí tienes que sentarte, tomar lápiz y papel y escribir cuáles son tus hábitos en Internet; los sitios que visitas y cuanto tiempo le dedicas a cada cosa.
  • Examina como lo haces: tienes que estudiar tus hábitos en el entorno digital e identificar aquellas cosas que te van bien. Es decir, que te son útiles y aquellas cosas que te van mal, aquellas que tienen que corregir.
  • En el tercer punto tienes que preguntarte ¿para qué vas actuar? Ya que cualquier tipo de acción que hagas en tu vida debe tener un propósito. En este caso, puede ser el realizar planes de mejora, ahorrar tiempo, etc.
  • Cómo actuarás: cuales van a ser las técnicas que vas a usar.
  • Cuándo actúas: tienes que marcarte unos objetivos realistas. Comprometerte con tu plan de acción es fundamental para que resulte efectivo.

planificar tareas

¿Cómo planificamos tareas?

Como bien dije al principio del artículo, seas del sector que seas, las tareas u ocupaciones que hagas tienen que tener unas prioridades. Es decir; no tienes que hacer lo primero que se te venga a la mente.

En tu día a día siempre que hagas una tarea tienes que tener en cuenta dos factores:

  1. Importancia: son esas tareas que te ayudan a ser productivo y te favorecerá a la hora de cumplir tus objetivos.
  2. Urgencia: aquellas tareas que tienen que ser hechas desde ayer, es decir, con la mayor prioridad posible.

A continuación te muestro una tabla genérica que te será de gran ayuda a la hora de priorizar entre importante y urgente:

7 habitos de gente altamente efectiva

Matriz de Eisenhower

Puedes ver que en el primer cuadrante (importante y urgente) se sitúan los problemas, imprevistos; algo que no podemos controlar en nuestro trabajo, y que debemos tener muy en cuenta.

En el punto dos (importante pero no urgente) muestra el lugar donde se sitúa tu productividad personal: planificación, networking…

En el tercer cuadrante (urgente pero no importante) se sitúan las notificaciones de mail, mensajes… aquí tienes que decidir si ese tipo de avisos son primordiales en tu trabajo o no.

En el cuarto cuadrante se sitúan aquellas actividades que no son ni importantes ni urgentes; por lo que tienes que deshacerte de ellas.

Una vez que tienes creada la Matriz de Eisenhower (la tabla que te mostré antes) recomiendo que realices un plan semanal. Es mejor no pasar de la semana; ya que como has visto, no sabes qué tipo de imprevistos te pueden surgir.

Herramientas para administrar las tareas

Una vez que has identificado entre lo urgente e importante es conveniente tener una planificación plasmada en una aplicación. No recomiendo un calendario físico o los tradicionales post-it; ya que a la larga puedes hacerte un lío con tanto papel encima de tu escritorio u oficina.

Te voy a mostrar una herramienta y cuatro aplicaciones de un artículo escrito por los compañeros de genbeta.com. Ninguna es mejor que otra, ya que dependiendo del tipo de uso que le des te puede venir mejor una de ellas; eso depende de la persona.  Así que empecemos:

  • Google calendar: en mi caso es mi aplicación favorita; ya que al tratarse de una aplicación web está disponible para todos los sistemas operativos. Así que si estás pensando en cambiarte de sistema operativo no te preocupes; y si tienes varios, tu cuenta de Google calendar está perfectamente sincronizada.

Lo bueno de Google calendar es su sencillez. Puedes visualizar su interfaz por día, semana, mes o cuatro días (recuerda que te recomiendo que hagas un plan semanal por lo que tener la opción de visualizar tu agenda por semana te viene de maravilla) podrás crear tantas agendas como quieras y diferenciarlas por colores.

  • Las siguientes aplicaciones para planificar tareas te las explican de forma detallada los compañeros de genbeta.

El motivo por el que no me quiero extender mucho en esta sección es porque considero que Google calendar es una herramienta muy completa para cumplir con las expectativas a la hora de planificar tareas pero quiero que estés cómodo y contento usando otras herramientas que a ti te puedan resultar más útiles.

Consejos para acabar con las interrupciones

Cuando estás trabajando, realizando un proyecto o cualquier tipo de tarea en el entorno digital aparecen, a veces, de forma casi inevitable fuentes de distracción.

Estas fuentes reducen tu productividad y por ese motivo es de vital importancia deshacerte de ellas,  ya que frenan tu ritmo de trabajo, te distraen e incluso te alejan de tus objetivos.

Esas continuas frenadas que tienes en el trabajo te acaban afectando psicológicamente.

Para combatir todo esto tienes que luchar con el ladrón del tiempo en el ámbito digital; y por ello te voy a recomendar una serie de acciones:

  • Desactiva las notificaciones de tu móvil y márcate un horario fijo para revisar temas como el correo electrónico, los medios sociales… por ejemplo: mirar el correo por la mañana, medio día y a la noche antes de ponerte a trabajar o al acabar. Así evitarás continuas distracciones en este sentido.

Huye de la navegación zombie

Parece una tontería; pero mucha gente cuando trabaja y tiene el ansiado móvil a su lado se acaba desconcentrando, por no parar de mirar constantemente todos los avisos que les llegan.

  • Tienes que huir de la navegación zombie, es decir, entras en una web, pinchas en un enlace, este enlace te lleva a otro y así constantemente. Hasta que te das cuenta que perdiste un tiempo valioso; y has acabado en un sitio que no te ayuda nada a tu objetivo principal.
  • Abre las pestañas fundamentales, no dejes ventanas abiertas en el navegador para decir “ya lo miro después” porque esa frase nos la conocemos todos; y puedes recaer otra vez en la navegación zombie.
  • Usa solo los medios sociales que te aporten algo, por el mero hecho de que existan y estén ahí no tienes porqué estar presente en ellos. Probablemente pienses que así estarás mejor informado; pero lo único que harás es aumentar el tiempo perdido mirando medios sociales, que en realidad no aportan nada en tu vida. Así que elige bien las redes sociales que te pueden aportar algo positivo y productivo.
  • Un buen consejo es recordar el propósito por el que entras en una web ¿está relacionado con lo que estoy haciendo? ¿me va servir de algo su información? Plantearte estas preguntas hará que seas más productivo; ya que evitarás entrar en sitios que no merece la pena mientras realizas un trabajo.

mas consejos

¿Quieres saber más consejos?

Si aún tienes las ganas y la curiosidad de tener más consejos te recomiendo el artículo escrito por Anabell Hilarski que te hablará sobre 15 formas de trabajar más productivo desde casa.

Conclusión

Personalmente conocer y saber estas técnicas me ayudó a ser más productivo una vez puestas en marcha, e incluso me reforzó a nivel psicológico.  Cada vez que trabajo y termina el día me siento más cómodo y tranquilo sabiendo que no perdí el tiempo. Y por lo tanto puedo decir, que a día de hoy con estas prácticas y consejos tengo más tiempo libre para poder disfrutar de mis hobbies y como no, de la vida.

Agradecimiento

De todo corazón quiero dar las gracias a Adriana. El hecho de que me deje estar escribiendo estas letras en su grandísimo blog con invitados de lujo es todo un honor; y que confiara en mí para escribir un artículo en su página no tiene precio. Te agradezco mucho el grandísimo detalle que tuviste conmigo Adriana; te deseo lo mejor y a todos aquellos que escribisteis en el blog, sois una gran referencia para muchas personas.

¡Un fuerte abrazo!

En un futuro me podrán seguir en mi web: www.alexcastrovalin.com

ALEJANDRO CASTRO

Palabras de Nana

Alejandro Castro

Realmente no me cansaré nunca de repetirlo una y otra vez, lo afortunada que soy al poder rodearme y conocer (aunque no sea aún en vivo y directo) a profesionales jóvenes que son nuestra generación de relevo, que cada día se esmeran por ser los mejores, prepararse, estudiar, trabajar como profesionales que pareciera que ya tuvieran años en el mercado.

Hoy tengo el privilegio de contar como MI INVITADO DE HONOR DE LA SEMANA a un joven que vive en Orense que no hay día que no deje de prepararse y preocuparse por estar a la vanguardia y seguir todas las tendencias actuales del mundo del marketing digital.

Realmente su empuje, vigor, entusiasmo es admirable y me hizo muy feliz cuando aceptó mi invitación para estar aquí hoy en mi casa como invitado. Sé que debes haber disfrutado su artículo como todo lo que nos comparte a diario por las redes. Tiene un futuro enorme y no dudo ni por un segundo que oiremos mucho de él.

 Y ya sabes!!!!!!

APROBADO

By | 2017-06-16T10:27:06+00:00 13 mayo , 2016|Estrategia Empresarial, Mi invitado de honor de la Semana|